信息化建设在医院档案管理中有效性

2022-09-21 16:44:37 来源:写作指导

[ 摘要 ] 随着我国医疗机制的不断改革,档案信息化建设不仅成为医院档案工作的自身需求,同时也是提高医院管理水平,更好地服务社会、服务民众的发展需求。但信息化建设的过程中仍然存在档案管理水平不充足、医院对信息化建设设备的投资不充足、档案管理工作者对于信息数据的意识淡薄等问题,使得医院档案管理工作存在纰漏。为此本文针对性地提出关于档案信息化建设的相关策略,主要通过提高档案管理人员水平、加强档案管理机制的完善、加强医院各个部门之间的沟通交流以及完善医院档案信息化建设设备等措施,希望能够对档案信息化建设给予帮助。

[ 关键词 ] 信息化建设;档案管理;管理机制;措施

在医院中档案管理工作是较为重要的工作内容,随着医院不断地发展,医院所存储的档案资料也随之增加,传统的档案管理模式已经无法与其相适应,一方面纸质档案信息在保存方面较困难,会受到诸多环境因素影响;另一方面后期使用查询过程也较为复杂。因此要提高医院档案管理工作的实效性,必须要借助信息化技术手段,不仅能够减缓档案管理者的压力,也能够借助信息技术手段提高医院的服务质量,从而保证医院长久性的发展。

一、医院档案管理实施信息化建设的作用

(一)有利于提高医院档案管理水平

随着信息技术不断地成熟,我国大多数医院已经完成信息化办公,档案信息化建设已初具规模,从而对于医院的工作效率有较大的提升作用,并摒弃传统档案管理的局限性,使得医院在管理水平和医疗服务方面有较大的提升,同时促进医院的临床服务质量,提高社会对医疗服务的需求保障。档案信息化建设是医院档案管理的基础之路,而信息化办公能够全面实现跨区域、跨科室、跨时间的进行信息管理[1]。在医院救死扶伤,对于信息数据的严谨性是极高的,且医院中所包含的信知识、技术以及病人信息都较多,传统的档案管理很容易出现错误,对于病人、医院都会产生影响。而实施信息化档案管理能够将人力、科学、后勤以及病人等信息统一收纳,通过数据信息的形式存于计算机系统中,进一步将信息转化使用,拓宽信息的使用范围。

(二)与现代化技术相互适应的必走之路

信息技术如今已经深入到各行各业中,将信息技术科学合理的运用到档案管理工作中,一方面能够提高医院的工作效率,另一方面是为适应现代化技术发展的主要途径,同时也是提高医院档案管理工作的重要手段。由于传统的档案管理都是纸质版,管理、保管工作都较为复杂,需要考虑防火、防水以及蚊虫啃咬等问题,且纸质版档案不能有效进行信息数据共享,在使用过程中只能一张张翻阅耗时、耗力,并且不能将信息数据有限使用。而将档案管理工作中使用信息技术,首先能够利用计算机网络将信息数据进行有效的收集整理,减轻人力统计信息的时效性,同时借助信息技术能够对数据信息进行错误矫正,进而避免由于信息错误而引发的重大决策失误。各个科室也可以将信息共享,进而提高工作效率,纵然病人之前的病例不在同一家医院,通过信息技术能够迅速调出档案,从而对病人资料做及时预判。

(三)有利于提高医院的服务质量

医院是具有特殊性的服务场所,其工作性质主要是救治患者,因此让患者感受到就医方便,是每个医院工作的主要目标。与传统就医模式相比,患者首先要经历漫长排队以及缴纳挂号费用才能看病,使得患者的就医过程较长,就诊感受体验 也较差,进而导致医生的看病效率降低。而信息技术的有效使用,能够全面提高患者就医体验,挂号、缴费等都可以通过网上或者医院的自助服务机完成,减少患者的排队时间。并且患者在就医后也不用携带各种病历资料,医生通过信息技术就能够查看到患者之前的病历,从而提高患者的就医时间和就医体验。因此为了全面提高医院的服务质量,加强档案信息化的建设是十分必要的,借助信息技术的优势,将医院的档案进行科学合理的归纳整理,同时将促进各个科室的信息资源共享,提高医院的医疗服务水平。

(四)为医院决策提供有效的决策数据

档案管理工作中除去一般的知识、技术以外,还包括患者的就医资料。而这些资料则是对医院工作的另一种凸显,同时也是医院后续发展的重要参考依据,并且对于各个科室的联合诊治也有一定的帮助。随着医院的不断发展,档案信息会逐渐增多,使得档案信息收集管理的压力逐步增大,传统的纸质版档案管理已经无法负荷强压力工作。因此为加强医院对档案信息的利用,充分体现档案资料的价值,推进实施档案信息化建设是非常重要的手段。利用信息技术医院能够将资料进行统一管理,并及时分析资料所带来的价值。同时在会议的过程中也能够迅速调出数据信息便于商讨,并仔细的分析医院的医疗条件以及发展水平等,从而就医院当前的情况提出可实施性的决策规划。

(五)有利于档案信息数据完整性

档案信息化建设有利于档案信息数据的完整性。首先随着信息技术不断应用到医院档案管理的工作中,能够将个别不完整的资料进行剔除,使得档案资料更加的规范化、有序化,同时能够将档案资料中更深层的使用价值进一步的挖掘。其次档案信息化建设能够促进档案资料的及时更新,现代信息迅速,对于很多内容都是有一定的时效性,而医院中的主要资料是与时间、档案编号以及档案保密等相关,相对来讲其复杂程度较高,而有的信息数据也需要同步更新,而信息技术的推广使用则能够将档案信息的更新速度提高,同时也加强数据信息的准确性,从而保证了医院档案中资料信息数据的完整性[2]。

(六)有利于提高档案信息的安全性

传统的档案管理都是以纸质版为主,而档案管理者则需要通过手写或者打印方式进行信息收集。而大量的手写过程会很容易造成信息记录错误或者数据偏差问题,同时对纸质版管理也较为困难,需要面对火灾、水涝等环境因素,此外若纸质版资料保存方式不当则会导致资料信息丢失,或者缺损等问题,对于医院档案管理工作会造成较大的影响。而将档案信息化建设则能够有效地避免这些问题,首先在采集信息方面通过信息化办公软件方便快捷,能够提高档案管理工作者的效率,其次在保存方面,将档案信息存至计算机硬盘中能够最大限度地避免信息丢失损坏等问题,从而最大程度上加强档案信息的安全性。

二、医院档案管理现状分析

(一)医院档案管理制度不完善

在我国大多数医院都存在档案工作缺乏完善的统一性和标准化,并且档案管理制度水平相对较为落后。同时对于档案的管理范围也较为模糊,而档案管理工作过程中其工作制度也不够健全,使得档案管理相关的规章制度严重匮乏。在档案管理的过程中也较为分散,而医院对于档案管理的考核工作也并不重视,使得档案资料并不完整的现象时常发生。

(二)管理档案人员对档案管理意识淡薄

档案管理工作是医院必不可少的一项工作。但是就大多数情况来看对于档案管理的重视程度并不高,相反更加重视对医院的经营,且忽视档案管理的科学性,使得很多需要进行档案管理的重要资料丢失或者缺损,从而造成档案资料的完整性严重缺乏,而由于档案管理工作本身不能得到一定的重视,从而在档案信息采集过程中对信息资源的开发程度不够,从而造成档案使用率逐渐降低。

(三)信息化建设不充足,设备投入较少

目前,医院档案信息化建设水平不足是档案管理工作中主要面临的问题。大多医院中仍然使用老旧的档案设备。此外医院中的信息技术与设备也并没有完全的得到推广使用,对于设备、技术等投入并不充足,且设备管理手段落后,无法与现代信息技术相互接轨[3],从而造成档案管理的工作停滞不前。

(四)档案管理工作者业务素质较低

档案管理工作本身就得不到重视,因此大多数医院中从事档案管理工作人员的专业水平通常较低,在档案管理工作中无法将档案信息进行有效的归纳整理。而医院中会定期对护士、医生进修学习,但是对于档案管理者却并不会定期进修,使得档案管理者在专业水平方面无法与医院同步发展。

三、医院档案管理中信息化建设的策略

(一)确定档案信息化建设核心

虽然档案信息化建设工作逐步落实到各个医院,但是在落实的过程中仍然会出现信息化建设核心模糊的现象,从而使得档案管理工作在进行中较为困难,对于后期的使用查询会带来不便。因此要极大地将档案信息化建设作用挥发,首先要明确在医院档案信息化建设工作中的主要核心部分。例如,医院诊室相对而言属于较多的,因此在信息采集方面是一项比较困难复杂的任务,这就要求档案信息采集人员在实际工作中利用信息技术对每个诊室进行分科室、分层次采集,一方面能够减少工作者采集信息的压力,另一方面也能舒缓各个科室对信息采集的焦虑。

(二)培养专业档案管理人员,提高人员综合素质

档案管理工作者是档案信息化建设过程中主要的参与者。因此档案管理者的综合素养对于档案信息化建设的实施落实有直接的影响作用[4]。进而医院在进行档案信息化建设的过程中首先要提高档案管理者的个人素养水平,并对档案管理者进行定期的培训。例如,针对提高档案工作者专业水平,医院要结合实际情况定期对档案工作者进行信息技术的学习,如一些办公软件的深度使用或者是如何迅速查阅历史信息等基础操作技能。此外,医院也要对工作人员进行相应的档案整理学习,档案整理是档案工作最基础的,需要工作人员对各方面信息具有一定敏感性,因此,医院需要让档案工作人员不间断学习这方面内容。从而为档案管理工作做好坚定的基础工作。其次,医院要提高档案工作者对此的意识,档案工作本质上具有一定枯燥乏味,因此很多工作人员对此并不能提高 重视度。所以,医院就需要针对该问题制定出相应的解决方案。如在实际工作中,医院可以为档案工作人员提供 一些基础设施服务,或者为员工创设相对较轻松舒适的工作环境,帮助员工更好地服务档案管理工作。

(三)完善信息化设备,提高信息化建设水平

大力推进档案信息化建设工作,首先要对信息化设备进行完善,提高软硬设施的配备工作,从而有效地将信息技术应用到档案管理工作中。例如,在实际工作中档案工作人员可以将计算机中数据进行对比分析,同时将一些重复性信息及时去除,省去工作中的麻烦。其次,工作人员可以通过信息技术将大量档案信息进行存储,在后续工作中医生、护士都可以迅速的进行查阅,一方面能够方便医护人员使用,另一方面也提高档案工作效率。最后,工作人员在实际录入档案过程中,要严谨仔细,同时也要通过计算机技术对数据库内容定期进行更新,让医护人员所获得数据信息始终保持真实性和实用性进。

(四)构建完整的档案管理机制,确保档案管理效果

在档案管理工作中为确保档案信息的完整性,需要构建档案管理机制,加强对档案资料的管理,从而提高档案管理效果[5]。在档案信息化的管理工作中,由于工作者的失误会造成信息数据的丢失、遗忘,从而使得档案管理出现纰漏。而为解决该类问题,首先要构建完整的管理机制,并加强对信息管理的监督工作,最大程度避免外界因素对档案资料的影响,并确保档案资料的完整性。例如,档案工作过程中利用信息技术建立档案管理机制。具体如下 : 首先,如今信息技术虽然能够带来便利但是相应的一些不法分子为利益驱使,会利用档案管理的漏洞对档案资料进行入侵,从而获取信息后谋取利益。因而为保证档案信息安全,要积极构建相应的档案管理机制,并加大对档案信息管理的投入。其次,建立相应的安全防火墙,加大对档案信息的保护,进一步保证档案信息工作的顺利进行。此外,在构建档案管理机制的过程中要对日常使用的设备进行定期维护保养,提高工作效率的同时也加强档案管理的安全性。如对使用软件进行定期杀毒,避免由于网络漏洞而造成的损失。

(五)加强医院各个科室之间交流

档案管理工作不是独立的个体,是一项具有系统化、完整化的工作,同时也是支撑医院开展各项工作的基础,因此档案管理工作与各个科室之间都有较为紧密的关系。因此在医院档案信息化建设工作中,需要做到以下几点:首先要确保各个科室之间能够进行有效及时的沟通,对于每个科室的需求要有初步的明确性,并对档案信息化建设实施个性化、系统化推进,不断创新理念,提高各个科室之间的工作效率。例如,医院要加强档案工作部门与其他科室之间的交流沟通,可以适当地举行一些医院联谊会,加强档案工作人员和其他科室交流,在实际工作中也能够互相提供所需。

(六)提高信息安全监管

在医院档案管理工作推进信息化建设,虽然一定程度上能够提高医院的工作效率和服务质量,但是相对应的也存在一些弊端,主要凸显在档案资料的安全监管方面。例如,在医院档案管理实际工作过程中,工作人员若遇到黑客进行侵袭,首先要关闭信息数据库网络访问权限,并及时查看哪些信息数据有丢失。然后及时报案处理,在后续档案工作中要对信息数据库安全监管做到位,并对计算机系统定期进行更新,同时加固防盗系统,此外,为了避免该类问题使得信息丢失,工作人员可以将医院要求重点保护的资料单独存放文件夹并进行二次加密,尽最大努力来保护档案资料的安全。

(七)确保档案资料录入过程中的准确度

档案信息化建设的过程中,对于档案管理者来说,需要将纸质版的档案资料录入到计算机系统中,而这也是档案管理的重要工作内容。若档案管理者在录入的过程中无法确保信息的真实性,则会使得档案资料中部分瘫痪。因此为确保档案信息化建设工作中能够全面落实推进,最主要的是确保档案资料录入的过程中能够准确无误,在录入时档案管理者要反复核对,保证资料信息不能存在漏洞。例如,工作人员进行资料录入时,可以通过一看、二查、三对照的方式,也就是第一次录入先去看资料信息,对资料信息有基本了解,第二次查验信息资料录入是否正确,第三次也就是最关键的一点就是对信息资料的对照。确保信息不会出现错误。

总而言之,无论哪个行业的发展都要与时俱进,医院发展同样需要顺应现代信息化技术的需求。在信息技术不断变革的今天,医院的档案管理工作也需要同步进行改革,医院必须要做好档案信息化建设工作,这是医院提高服务质量的重要举措,同时档案信息化建设也是加强档案管理机制的重要手段,并能够确保档案信息数据的完整性、安全性。此外医院档案管理信息化的建设也利于为决策者提供有效依据,从而对医院的未来发展做出有力判断。

作者:周璇 单位:潍坊市中医院