数字化下档案管理信息化建设探讨

2022-04-22 15:17:21 来源:写作指导

摘要:随着数字化时代的发展,数据信息化对档案管理工作发挥着越来越重要的作用,社会各界也逐渐重视综合档案的信息化管理,合理利用综合档案资源能够为社会各类工作和活动的开展提供有效的基础信息资源。社会各界的综合档案采用信息化管理方式,能够为社会的发展建设提供有力保障,而社会各界要想使综合档案资源的管理更加科学、有效、规范,就必须在数字化时代的发展背景下,加强对社会各界综合档案管理信息化的建设。随着时代的进步,信息化不断渗透到社会发展的各个领域,社会各界在对综合档案的信息化进行管理时,对社会综合档案资源开展了一系列收纳、整理、规划和分类工作。社会各界对综合档案的管理建设,与过去的纸质综合档案资源的合理规划和利用有着非常紧密的联系。因此社会各界在开展管理工作时,应该不断提高信息化技术水平,与各项管理工作的需求相结合,科学合理地对各类综合档案资源进行分析,借助信息化手段对社会各界的综合档案进行信息化管理,以促进档案管理水平的不断发展和进步。

一、数字化时代档案信息化建设现状

在新时代,信息化技术作为推动全球建设和发展的一种方式被广泛应用。社会各界顺应数字化时代的发展趋势,采用信息化手段对自身档案资源进行有效管理,利用信息化技术对档案资料进行收集、整理、分类、归纳,革新社会档案的管理方式,推动社会的现代化发展。现今,已有部分企业和学校在发展过程中使用现代化手段对自身工作进行有效管理。然而,在信息化技术的应用过程中,仍然存在许多不足,需要社会各界不断优化。例如信息化专业人才短缺,给社会各界信息化管理工作的开展带来极大的阻碍;基础设施建设不足,即社会各界在综合档案资源的管理中没有意识到信息化手段对综合档案管理发挥的积极作用,使社会各界综合档案管理信息化建设工作无法顺利开展。

二、数字化时代档案信息化建设中存在的问题

1-对综合档案管理信息化认识不足

在信息化发展背景下,各行各业利用信息化手段对本行业的档案资源进行管理已十分常见。但仍然有许多行业在对综合档案资源进行管理时,没有意识到信息化手段的重要性;还有部分行业聘用年龄较大的人来担任综合档案的管理者,而这些人员并没有熟练使用信息技术的能力,很难有效地对综合档案进行信息化处理。

2-信息化手段较为落后

部分社会团体或组织在对档案进行管理和建设的过程中对综合档案管理信息化有了一定的认识,并期望引入信息化手段对社会综合档案开展管理工作,而信息化管理建设资金不足,一方面会导致这些社会团体或组织对综合档案管理信息化体系的建设不够完善,使社会各界的综合档案信息的收集缺乏时效性;另一方面,其还无法对组织或团体内原有的纸质综合档案资源进行数字化处理,这不仅使综合档案资源在信息化过程中出现信息的整合空白、信息传输速度缓慢等问题,还会使社会组织或团体内的人员无法利用经过信息化处理的社会综合档案资源,进而缺少对社会的深入了解。

3-信息化系统标准未统一

目前,有许多社会组织或团体在综合档案信息化建设中已取得了一定成效,在各组织或团体内形成了特定的信息化综合档案管理体系,但是综合档案管理信息化系统标准不统一的问题仍未得到有效解决,导致组织与组织之间无法实现有效的信息交流与共享,也使得组织或团体内外的人员均无法正确了解档案信息资源,进而导致社会各界的综合档案管理信息化建设混乱,对档案资料的管理也较为混乱,极大地增加了信息重叠现象发生的频率,而无效信息的增加又会导致社会各界综合档案资源发挥不出其应有的价值。因此,社会各界开展综合档案管理信息化建设工作时,一定要重视对综合档案信息化系统的标准进行统一,以促进综合档案资源的交互与共享。

4-综合档案管理信息化建设缺乏安全性

由于部分社会团体或组织在综合档案管理信息化建设中,出现信息化网络不完善、信息化手段落后、信息化专业建设人员不足等问题,导致社会各界综合档案管理信息化建设中的综合档案信息资源缺乏一定的安全保障。与传统的纸质形式保存方法相比,信息化的综合档案管理工作需要满足更多条件,以保证信息化管理工作的正常运行。综合档案管理信息化除了要重视对综合档案资源的保护,还要重视对综合档案信息资源的安全建设。然而许多组织或团体在建设过程中忽视了综合档案信息化的安全建设,综合档案资源的数据易被人篡改和删除,影响了社会各界综合档案资源的完整性,阻碍了综合档案信息管理化的建设进程。

5-档案信息化人才短缺

在社会各界开展综合档案管理信息化建设工作的过程中,信息化专业技术人才是建设的必备因素之一。然而当前社会各界在进行综合档案管理信息化建设时,具备专业信息化技术以及计算机技术的人才较少,使档案信息化建设的工作无法正常开展。很多原有的综合档案管理人员,在入职档案管理岗位前没有接受过专业的信息化技术以及计算机技术的培训,缺少对信息化技术的认知,更严重的是,许多社会团体或组织在社会的综合档案管理中,聘用知识水平较低、年龄较大的员工作为综合档案管理部门的管理人员,整个档案管理部门只有极少部分人懂得基本的计算机或者信息化的相关知识,导致档案管理信息化建设的进程缓慢。

6-基础设施建设不完善

在社会各界的综合档案管理信息化建设过程中,能够为信息化建设提供硬件支持的计算机设备等基础设施,是促进社会档案管理信息化建设的必备因素之一。然而许多社会团体或组织在对综合档案管理进行信息化建设时,为了节省成本,没有及时配备新型的计算机设备,组织或团体内原有的计算机设备过于陈旧,计算机的系统也比较落后,社会综合档案的信息化建设缺少先进计算机系统的支持。

三、数字化时代档案管理信息化建设的意义

1-是时展的必然要求

由于互联网技术的发展和进步,信息化已是保障各行各业工作顺利进行的必备手段,信息化的应用同样也是我国社会各界进行综合档案管理的重要建设方向。推动社会各界综合档案管理信息化建设,能够有效地保证社会综合档案资源的时效性,使社会的综合档案资源与时代的发展进程保持同步。保证社会组织或团体内综合档案资源的完整性,使档案管理能够在信息化建设背景下实现信息的交流与共享,顺应信息化时代的发展趋势。

2-是社会各界进行现代化建设的重要手段

信息化时代的到来,使社会各界的现代化建设进程不断加快。社会各组织或团体在数字化时代利用信息化技术推动档案信息化管理的发展,提高了社会档案的管理效率,这是促进社会各界现代化建设的重要手段。利用信息化手段优化社会组织或团体的档案管理工作,能够使社会各界更加快速、有效地查询综合档案信息,从而帮助社会组织或团体根据历史的发展状况,制订有效的现代化建设方案,提高社会各界综合档案管理信息化建设效率,以此提高社会各界的档案现代化管理建设水平。

3-是对社会综合档案资源有效保存的一种方法

大多数社会组织或团体在综合档案管理中,都采用纸质的方式对综合档案资源进行保存。而纸质档案资源的致命缺点就是不易保存,纸质档案在长时间的保存过程中容易被腐蚀、氧化,还容易遭到老鼠和虫子的啃食,导致纸质综合档案的内容缺失,这给社会各界的综合档案管理工作带来了极大的挑战。因此,社会各界要将综合档案资源进行信息化管理,利用数字化手段,将纸质综合档案信息进行整理,然后上传到计算机信息系统中,并做好档案信息的备份工作,从而使社会各界的综合档案资源被完整地保存下来。

4-是提高管理人员工作效率的一种手段

在社会各界的综合档案管理中加入信息技术,能够给社会各界的综合档案管理工作带来巨大的变化,即可使综合档案管理人员能够更加快速、便捷地收集、整理和归纳综合档案资源,并能帮助管理人员更加方便地查询和使用所需要的综合档案资源,提升社会各界综合档案资源的利用率,同时还能有效地提高综合档案管理人员的工作效率,强化管理工作,对社会各界综合管理水平的提高也能发挥一定的作用。因此,推动社会各界综合档案管理的信息化建设工作势在必行。

四、数字化时代档案管理信息化建设的分析

1-对传统纸质综合档案内容的信息化建设

在对社会各界综合档案管理信息化的建设过程中,首先要将传统的纸质综合档案资源转化为数字化的综合档案资源,将纸质版内容“复制”到信息化系统中,并对这些资源进行整理和归纳,并且在后期收集和整理综合档案的过程中,采用电子信息化记录方式代替纸质记录方式,使综合档案资源能被人们快速、准确、有效地查询。例如,在综合档案信息化系统中,按照规范要求搜索某位群众的财产收支单,能够快速又高效地查询到该人员在某段时间各项账户的收支数据。

2-提高建设人员的信息化建设意识

在社会各界的综合档案管理信息化建设中,提高管理人员的信息化建设意识极为重要,只有管理人员的信息化建设意识得到提高,社会各界的综合档案管理信息化建设工作才能够顺利开展,并持续向前发展。促进管理人员综合档案管理理念的转变,使他们能够从传统的综合档案管理理念向信息化综合档案管理理念转变,从而实现社会综合档案管理的信息化建设目标。

3-建立可行的综合档案管理信息化网站

网站是人们在互联网畅游中经常使用的信息查询工具,因此,社会各组织应该建立可行的综合档案管理信息化网站,为各组织综合档案信息的上传和查询提供一个有效的媒介,使群众能够在网站中快速、便捷、准确地查询到所需要的相关档案信息,帮助人民群众更加全面地了解社会的发展等信息,提高综合档案资源的利用价值。

4-加强基础设施建设

基础设施建设是社会各界综合档案管理建设的基础,是社会综合档案信息化网站建设的必备条件。要加强对基础设施建设,需要对计算机系统进行及时更新,为综合档案信息化网站的建设奠定基础,同时也为群众查询社会的综合档案信息提供设备支持。

5-加强对信息化技术人才的培养和聘用

社会各团体或组织在推动档案管理的信息化建设工作时,加大对信息化技术人才的培养和聘用力度非常重要。档案信息化建设工作的必备要素就是信息化技术人才,具备优秀且充足的信息化技术人才是成功建设档案信息化网络的基础。因此,社会各组织或团体在建设过程中,应该加强对社会各团体或组织中综合档案管理人员信息化技术的培训,或者加大对专业信息化技术人才聘用,以推动社会综合档案管理工作的发展,从而组建一支具备专业知识和技能的综合性档案管理团队。

6-满足社会组织或团体档案管理信息化建设的资金需求

社会组织或团体在进行档案管理信息化建设工作时,需要充足的资金支持,只有具备充足的资金,才能够保证社会组织或团体档案管理信息化建设工作的顺利开展,保证基础设施的建设,为更新信息化网络系统提供支持,从而提高数字化时代背景下档案管理信息化建设的成效,提高社会各界的现代化档案管理信息化水平。

7-综合档案管理信息化建设中存在的问题

社会各团体或组织要想顺利地进行档案管理信息化建设,应该注意以下问题:第一,社会各界在信息化时代开展档案管理信息化建设工作,并非完全取代传统纸质的综合档案管理模式,而是要在传统纸质综合档案管理的基础上,进行信息化建设;第二,在数字化时代开展档案管理的信息化建设工作,要注意对综合档案资源进行科学分类,做好信息化目录与内容的匹配工作,尽量完善其中出现的各种问题;第三,社会各组织或团体在数字化时代、档案管理信息化建设工作中,要重视对档案信息的安全性管理,防止外界人员的恶意侵入,做好综合档案资源的备份工作,避免因意外而导致综合档案信息的缺失。

综上所述,我国信息化时代的发展势头越来越强劲,在此背景下,社会各组织或团体的档案管理信息化应运而生,利用信息化建设开展档案管理工作,使得档案管理的方式出现了根本性的变革——由纸质化转为电子信息化。在数字化时代推动档案管理的信息化建设工作中,人们或许会遇到许多问题,如基础设施不完善、专业技术人员短缺等,但我们应当根据建设中遇到的这些问题有针对性地探讨有效的解决措施,从而推动数字化时代档案管理信息化建设工作的顺利进行。

参考文献

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作者:龙一鸣 单位:内蒙古医科大学附属人民医院