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高校科研经费管理信息化建设研究

2020-11-19 17:32 来源:信息化建设论文 人参与在线咨询

摘要:文章通过将高校科研经费管理和信息化建设问题的结合研究,力图探索在科研经费管理新政下,既要加强监管,降低高校科研经费使用的风险,提高高校科研经费的使用效率,也要符合科研规律,保障高等院校科研事业持续、健康的发展的信息化建设新路径。

关键词:放管服;科研经费管理;信息化建设

一、“放管服”下高校科研经费管理的政策背景

为贯彻落实党中央、国务院推进科技领域“放管服”改革的精神,广东省出台了一系列科技领域政策文件。2017年广东省委办公厅、省人民政府办公厅印发《关于进一步完善省级财政科研项目资金管理等政策的实施意见(试行)的通知》(粤委办〔2017〕13号,以下简称《意见》),《意见》坚持“放管服”结合,改革和创新科研经费使用和管理方式,更好地适应科研活动规律和特点,有利于进一步提升财政科技资金使用效益。同年7月,广东省印发《关于广东省深化高等教育领域简政放权放管结合优化服务改革的实施意见》,要求各高校认真开展“放管服”改革有关工作,确保“放管服”改革事项落到实处。2019年省人民政府印发《关于进一步促进科技创新若干政策措施的通知》,进一步下放人事自主权、科研项目经费管理自主权、薪酬管理自主权。同年6月,广东省财政厅、审计厅联合出台《关于省级财政科研项目资金的管理监督办法》,落实科研机构和科研人员的经费管理自主权。“放管服”的全称是简政放权、放管结合、优化服务。“放管服”改革,对内要改革体制机制,提升治理体系的现代化水平,对外要提升办事效率,同时要避免“一放就乱,一管就死”。科研经费“放管服”改革的重要目标是就是为科研人员创造良好的制度环境,激发创新创造活力,将科研人员从“繁文缛节”中解放出来。《意见》要求科研机构充分利用信息化手段,建立健全单位内部科研、财务部门和项目负责人共享的信息平台,提高科研管理效率和便利化程度。高等院校作为省级科研项目的重要承载机构,探索建立科研经费管理信息化平台是当前政策背景下的重要课题。

二、以需求为导向探索高校科研经费管理信息化建设方案

近年来,虽然高校的财务管理信息化平台建设已经日趋成熟,但是仍不能满足科研经费管理的需求,针对科研经费信息化平台的设计一定要建立在“业财融合”的基础上,让科研经费的管理符合科研活动的规律,才能激发科研人员的创新活力。经过课题组对科研人员的调研,总结使用科研经费的难点主要是:预算难、报账难、结项难。针对科研人员的需求,结合科研经费“放管服”政策的要求,构建“一站式”的科研经费服务平台。

(一)将财务预算管理模块与科研项目管理模块深度对接,简化预算编制。新政策下,科研经费支出预算审批权限已经下放到项目承担单位,预算编制已经简化为直接费用中除了设备费外,其他费用可只提供基本测算说明,不提供明细。差旅费/会议费/国际合作交流费不超过直接费用10%的,不需要提供预算测算依据,可统筹使用。科研教师反馈的难点集中在:财务预算申报与科研立项预算申报费用科目名称不同,同一件事情重复做,但标准不统一。高校财务预算使用的是政府收支分类科目,而科研经费费用科目略有不同,在信息平台建设时应先将两套科目理出对应关系,然后从科研项目管理模块编制执行计划时同步发起费用预算编制,并将预算数据推送到财务预算管理系统,既避免费用计划与项目执行计划脱离,也简化预算编制的工作量。差旅费/国际合作交流费也是预算编制的难点,主要原因是该类费用的使用涉及的标准多,规章制度更新频繁。科研经费管理平台建设可以借鉴财务管理信息平台的差旅费/因公出国(境)报销模块的标准数据,在编制出差计划时,可以简单估算费用,提高预算编制的准确性。

(二)将财务管理信息化平台与资产管理、采购管理系统对接,疏通报账流程中的最痛点。新政策对科研仪器设备的采购进行了最大限度的放权,要求高校自行制定制度,简化科研仪器设备采购流程。科研设备采购报账是科研教师反馈的报账最难点,主要原因如下:该类业务的流程,首先是项目具备设备购置的预算,然后向采购中心申请采购,采购完成后在资产管理部门完成验收和报增手续,最后才能进入报销流程。整个业务链涉及多个职能部门。科研教师往往是到最后一个环节———费用报销的时候,才被告知流程不全,资料不齐,无法结算。流程冗长、审批繁多,增加科研教师负担。如何利用信息化手段,提升该类业务的效率,笔者认为重点是打破各部门的信息孤岛,建立数据共享平台。将财务管理平台的预算管理数据推送到采购系统,可以实现在采购系统发起采购申请的时候,增加预算指标的控制;采购系统受理采购申请的同时,将采购预算数据推送至财务管理平台,冻结已经在采购流程的额度,防止超预算的支出;完成采购后,采购系统直接推送资产验收和报增申请至资产管理系统,避免遗漏资产报增环节;由资产管理部门完成科研设备的资产报增后,将报增单推送至财务管理平台,科研教师在财务管理平台生成报销单;完成报账流程后,财务管理平台将该设备的入账情况推送回资产管理系统,全流程完成。利用数据共享平台,可以实现该类业务的全流程线上控制,避免遗漏,提高了服务效率。

(三)利用智能服务机器人,随时为科研教师提供政策咨询。科研教师反馈的报账难,主要原因还是对科研经费管理的规章制度不了解,对科研教师提供政策咨询服务是重要的手段。目前高校主要通过政策宣讲、报销培训、搭建微信咨询平台以及将相关标准嵌入网上报销系统,方便科研教师查询。实际工作中,笔者发现,科研教师最喜欢的查询路径还是一对一的电话或者微信咨询,重复性问题多,且询问的时间不固定,既降低了财务工作人员的出单效率,还不能及时满足科研教师的需求。这类重复性的工作,可以用智能机器人来替代,提升服务效率。例如:“双一流”A类高校-电子科技大学自主研发了的财务智能服务机器人“财宝”,成为了科研教师身边的7*24小时的政策咨询专家。

(四)通过信息化技术,不断优化报账体验。现实业务中,高校普遍存在着“报账大厅排较长队伍报销,纸质材料繁多,以现金方式报销”等现象。造成了高校存在“报销效率低、等待时间长、现金使用量大、支付结果反馈迟”等问题。可以通过信息化技术,不断优化科研教师的报账体验。1.建设同时支持网上报销、现场报销、网上预约、非现金支付,银行回单查询等多种报销方式协同作业的网上报销系统,以多种途径解决高校报销人员集中、程序复杂、柜台作(上接第106页)业量大等工作挑战。系统支持在一个平台上,处理报销有关的报销申请、报销审核、预算控制、项目管理、出纳记账、往来处理、经费支付、预算指标同步更新、报销信息查询等全部业务,大大提高作业人员效率和工作准确性,规范报销秩序,也让科研教师及时获得经费结算相关信息,方便科研工作的顺利开展。2.建设自助收退单系统,通过在教学区放置“快递柜”,实现远程投单、退单。特别针对多校区、财务集中办公的高校,“快递柜”能集中收、退报销单据,解决了科研教师投递、接收报销单不便的问题,节约了时间。3.建设无纸化财务报销系统。随着电子发票的普及,票据无纸化、电子签章将是未来的发展趋势。通过无纸化财务报销系统,既能充分利用电子票据的信息,减少人工录入的成本,还能实现报销原始凭证在网上有痕流转,取代纸质凭证的线下流转,提高办事效能。

(五)利用大数据,为科研经费结项提供数据支撑。“填表多”是科研教师反馈的难点之一,而财务管理平台与科研项目管理平台的深度融合,能解决这一难题:经费报销与科研日志结合、预算调整与研究计划变更结合,将报表嵌入信息化平台,建立大数据分析系统,这样既满足新政策要求科研项目结项报告里面说明资金使用和预算调整情况,同时也为科研经费使用的事中事后监管、绩效评价提供数据支持。综上,从以上五个方面,构建以科研需求为驱动的新型科研经费管理信息化系统,以实现落实科技领域“放管服”政策要求,减轻科研人员负担,提升科研人员的“幸福感”。

作者:华悦 刘少凭 单位:星海音乐学院

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