民营企业存货管理问题及改进探析

民营企业存货管理问题及改进探析

摘要:中小民营企业的发展经营过程中,较多存在着存货管理意识欠缺、存货管理配套机制建设缺失、信息化管理手段落后的管理低效率的问题。为此,中小民营企业需要不断强化存货管理意识;构建健全的存货管理配套制度及体系;并加强推进企业现代信息化建设进程,从而提高企业的资产经营效率,增强企业的短期偿债能力,为实现企业的可持续发展建立良好的基础。

关键词:民营企业;存货管理;存在问题;改进对策

引言

当前我国经济发展很迅速,其中中小民营企业作出了突出的贡献,广大社会群体对中小民营企业经济的关注度更高。而中小民营企业想要实现自身健康、可持续的发展,就一定要保证自身存货量的合适。存货是企业拥有的非常重要资产,存货管理不但直接影响着企业的经营收益,还会影响到企业资金的流动性和企业的经营运作,是民营企业管理中非常重要的环节。因此,怎样提高存货的管理效率,创建出中小民营企业生产经营的合适空间,值得当前广大中小民营企业深度思考。

一、存货管理概述

存货是指企业在日常生产经营活动中,具备控制权的,企业持有并准备将来出售,并且一旦出售可为企业获得经济利益流入的物资成本,同时这些物资成本可以被企业准确地计量。存货包括各种半成品、产成品、各种材料、库存商品、低值易耗品、委托加工物资等。存货管理主要包括对存货信息管理以及在此基础上的分析决策,具体是指企业对于库存进行的管理,包含了库存安全储备量的管理、库存周转周期的管理、经济订货的管理、库存产品质量保证的管理等。

二、存货管理的重要性

(一)存货管理是影响企业资产经营效率的重要因素。存货是流动资产的一种表现形式,因此存货会影响到企业经营效率。通常情况下,企业生产经营中较低水平的存货管理,会造成存货滞留严重,存货周转率差,如果企业存在较多不流通的资产,会影响到企业资产的经营效率。

(二)存货管理是影响企业短期偿债能力的重要因素。短期偿债的能力是企业流动资产在偿还流动负债上的能力。存货会压占流动资金,假设备货量超出正常经营需要,并且存货的流动也非常慢,会影响到企业资金的流动性,甚至可能导致资金链断裂;假设备货量太少,同时存货的流动性却非常快,这样就会影响到正常销售,造成企业客户流失的问题。

三、中小民营企业存货管理的现状

(一)存货管理意识欠缺。当前较大部分中小民营企业的经营管理人员,都存在片面的思想,往往只重视生产和销售,而在一定程度上忽视了存货管理,觉得存货就是公司仓库中的实物物品,只要实物安全存放,并且做好了防霉、防火、防盗等防护管理就可以,而不注重存货管理的经济意义。企业对于存货管理不够重视,管理意识欠缺,不具备一套完善的存货管理体系。

(二)存货管理配套机制建设缺失。在中小民营企业中,因为忽视存货管理,也就缺少相应配套的存货管理机制,同时在存货管理上的人员配置不够合理,容易出现存货账实不符的问题,企业管理层不能依据存货量做出正确的经营决策。存货管理的配套机制不到位具体表现在以下几个方面:首先,存货的采购管理制度不完善,制度执行不够到位。这会大大提高采购费用,采购物品的质量不符合标准,及出现交货不及时的问题,由此造成存货资源太多而浪费以及流动资金被长时间占用的问题。其次,失效的存货收发管理的内部控制,职务不能有效分离,会造成徇私舞弊的侵吞企业资产的行为。例如,品质检验不到位、存货清点不清而私占的问题。再次,存货的盘点管理制度不够合理,会加大漏盘、错盘、重复盘点的风险。还会出现货物损毁待报废、过时存货积压等情况。最后,存货内控考核制度不够健全,在发现问题时不能找出关键问题,不能制定确切的考核措施。

(三)信息化管理手段落后。在信息技术高速发展的时代,大部分企业更加重视信息化技术的应用,以信息技术进行企业的生产经营操作,为此,存货管理也要实现信息化管理,合理运用计算机和网络进行管理。这时需要企业具备完善的信息化存货管理的进销存软件,方便管理,提高管理效率。可是,中小民营企业的管理架构本身不够完善,想要找到一个与本企业相适应的进销存软件比较困难。如果定制一款符合本企业的进销存软件,需要耗费较多资金,这对于中小民营企业而言,承担起来比较困难,民营企业的经营者也不是非常愿意承担这笔费用。因此,较多中小民营企业处于零信息化的存货管理状态,主要以手工记录存货的明细账,利用计算机简单统计数据。这样就需要相对多的人力成本和时间成本,存货数据更新不及时,进而影响到其他财务数据的更新。此种粗略存货管理模式,会影响到企业的后续发展。

四、改进中小民营企业存货管理存在的问题的对策

(一)强化存货管理意识。中小民营企业在优化存货管理的时候,一定要从存货管理意识的加强着手,引导企业内部的每个人员重视存货管理,才能保证存货管理相关制度的贯彻落实。为强化存货管理的意识,需要提升各个岗位人员的专业素质。首先,在确定存货管理岗位的要求时,应当明确管理人员在专业技术水平、理论知识方面的要求,从招聘的阶段开始筛选,选取最符合的人员。积累更多高素质的存货管理人员,以方便后期的管理。其次,当员工进入到企业后,也要强化此方面的培训。有目的地进行培训,促进在职人员存货管理专业技能水平的提升。并从本企业实际情况出发,依据库存管理和采购设计以及生产环节等,设计培训内容,以强化存货管理知识的学习与实践。

(二)构建健全的存货管理配套制度及体系。1.采购部门。针对采购部门应当设定内部控制制度,可以避免徇私舞弊、私占公司物品的问题,也能减少采购过程的浪费,并对采购的各个关键点进行控制。针对采购进行控制,需要从存货采购开始,采购计划、审核订单、申请订货、验收货物、结算货款等环节都必须分工明确,不能由单独一个人进行。另外,采购人员不得对采购原材料的各个项目进行更改,一旦出现问题,由采购人负责。采购业务必须签订合同,只有零星少数的采购除外。采购的货款需要经过多次审核,与合同进行校对,才能向对方付款结算。大额采购款需要通过银行进行结算,通常不允许使用先现金形式进行结算。当采购的物资到达厂区时,一定要先进行检验,等待审核合格之后,才能进入到仓库存放。如果在采购过程中有损耗,一定要找出原因,经过审核同意后,进行入账处理。应付账款的明细账要与总账进行定期的核对,还要定期与供应商进行核对。2.生产部门。生产部门要与采购部门和库存管理部门及时沟通,制定出科学的生产机制。生产部门向采购部门提出原材料需求单,并依据库存数量有序地生产。一方面要保证库存流动性,另一方面不能使库存积压太多。依照企业的战略发展计划,设定科学的生产计划,与本企业的其他部门进行积极的配合,做好生产调配工作。3.仓库部门。完善出入库制度:管理人员要依据正确生产指令以及材料的领购单进行出库,严格依照退库单的详细内容进行退库,必须保证票、物、账的同步进行。每月的月末需开展存货的暂估工作,以采购合同、最近结算价格为标准,实施暂估。制定存货盘点制度:强化存货的盘点,及时发现和处理存货发生的变化以及问题,盘点以两种形式进行,一种是定期盘点,另一种是不定期盘点。存货盘点能降低因为管理不善而出现的存货减值以及呆滞的损失。

(三)加强推进企业现代信息化建设进程。首先,需要加强对信息技术的应用。在信息时代背景下,存货管理必须加强对信息技术的应用,这也是中小民营企业需要尽快完成的一项工作。特别是在企业规模不断扩大的前提下,企业的存货管理更加复杂,民营企业应当以信息技术为基础开展存货管理,进而不断提高企业的存货管理质量和效率。比如,民营企业不但可以使用信息技术记录和查询存货数据,以实现存货管理信息,还要合理地应用SAP系统、ERP系统,开展存货管理工作。这样就能实现民营企业在物流层面、销售活动、人资管理、支付和生产、采购和仓储等方面,进行统一的管理与部署。依据企业生产计划进行安排,综合考虑市场和政策的影响因素,进而对存货管理策略进行优化,提高存货管理的有效性,加强企业内部库存的流动性,减少企业整体的生产运营成本。其次,融合人工智能技术,加强供应链的管理。在推进企业的现代化建设中,民营企业要重视供应链系统的智能化,以人工智能技术优化整个供应链,从而实现从原材料采购,到产品生产和销售,以及财务核算的系统管理,将企业生产经营的整个供应链有机的融合到一起,打造高效运行的信息系统,提升存货管理的效率。这样各个部门就可以很好地掌握市场的变化情况,企业可以根据实际情况采购原材料,组织生产,避免存货过多占据较多流动资金,也能够保证销售的需要,维护客户。

五、结语

综上所述,中小民营企业想要在未来获取更好的发展,提升其竞争实力,不但要重视生产经营的管理,还要提高存货管理的效率,强调信息化在存货管理中的应用,建立相关的配套机制,从而强化企业的资金流动,提高自身综合能力,才能有更大的能力面对未来市场的挑战,收获到更高的经济效益,实现健康的发展。

作者:张依萍 单位:宁波正源会计师事务所有限公司