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应用电子商务如何提升采购管理效益

2021-12-09 14:28 来源:电子商务论文 人参与在线咨询

[摘要]在网络采购的基本流程和要点分析基础上,通过分析电子商务平台在采购业务中存在的问题给出了有针对性的对策建议,助推企业提升采购管理效益。网络采购存在的问题有法律方面的缺失、网络安全风险、网络支付的障碍以及专业人员的匮乏等。应用电子商务平台提升采购管理效率的优势有采购环境更广阔安全、更符合新时代的需求、更符合环保节俭理念以及提升了采购管理效益等。

[关键词]电子商务平台;网络采购;采购管理效益

1网络采购的基本流程和要点

1.1采购前的准备工作

采购前的准备需要买方先把自己所需产品的信息进行梳理汇总,明确采购技术指标,向供应商进行咨询,获取有关产品和交易信息。有时卖方也会将自己产品的信息资源(如产品价格、质量、公司状况、技术支持等)在网上,买方可以随时上网查询并收集自己所需要的商品信息资源。在大数据时代,信息的交互更多地可以借助网络完成,其速度和效率是传统方式所无法比拟的,因为各种音视频形式的展示可以更加直观的宣传产品的特性,这种直观性在某种程度上决定着采购决策。

1.2采购中买卖双方的洽谈

卖方的选择是采购成败的关键因素,能否提供合格的、充足的、廉价的、准时的物资供应服务是保障采购工作效率的前提。首先通过洽谈要评估卖方的资质、实力和信誉。其次判断卖方产品是否能保证最佳产品质量、最合理价格、最优质服务。通过网络洽谈所形成的各种商贸单据、文件(如价目表、报价表、询盘、发盘、订单、订购单应答、订购单变更要求、运输说明、发货通知、付款通知、发票等)在网络交易中都是以标准的格式文档形式存在,这样就减少了人为的漏洞和失误,规范了整个采购过程。

1.3合同的履行

洽谈过程完成之后,需要以法律文书的形式将磋商的结果确定下来,以监督合同的履行,因此双方必须以书面形式签订采购合同。这样一方面可以杜绝采购过程中的不规范行为,另一方面也可以避免因无法履行合同引起的经济损失。

1.4验收支付

验收货物的基本目的是确保收到的产品与订单采购产品相一致,检查到达的货物是否完好无损,确保数量与订购数量一致,再将货物运送到指定地仓库存储或派送至转运中心进行下一步处理。在货物验收时出现的诸如货物短缺、破损、逾期等现象负责验收的部门要写出详细的报告交给采购管理部门,由采购管理部门负责向卖方进行协商。货物验收完毕,卖方提供合法有效的发票,买方按照采购协议支付货款。

1.5采购事项“一项一卷”资料管理

每个采购事项完成后,应把与本项采购有关的单据、文件、合同进行汇集和归档,并把其中关键采购环节信息转化为相关的记录,记录可以保存为电子文档,按照事项进行编号整理。在此处需要注意的是采购订单目录、采购订单卷宗、采购商品文件、供应商资质文件、投标文件、采购协议(合同)等需要存档,妥善保管以备日后核查。

2网络采购存在的问题

采购工作是企业营运管理体系中的重要环节,关系到企业的管理与生产等各个方面。随着电子商务产业和网络科技的迅猛发展,采购工作也由线下的传统采购模式逐渐向更富有科技含量的线上交易转变。这种转变需要技术支持,更需要买卖双方转换各自的工作方法与管理思路来适应。作为一种新兴事物电子商务平台采购需要一个从不完善、不成熟逐步发展到完善、成熟的过程,这一过程不是一蹴而就的,其中存在的问题也是不能被忽略的。

(1)法律方面的缺失。采购业务是一项企业常规性工作,但借助电子商务平台开展的采购活动,由于其要约邀请和要约承诺都在网上进行,以电子文档形式借助网络传输的商品介绍、电子招投标书和电子合同是否符合现行法律规定,信息的真实性如何得到确认,怎样排除骚扰信息干扰,买卖双方的合法利益能否得到现行法律保护,这些都需要有相关的法律法规来加以规范。否则,一旦纠纷发生或出现重大误解,双方权益就可能难以得到法律保护。而我国现阶段实行的例如《招投标法》等法律法规对电子网络采购方面并没有相应的规定,还处于无章可循、无法可依的境地,这在一定程度上制约了电子商务平台采购的发展。

(2)网络安全风险。对于网络的安全而言就是要求一个网络系统能够做到不受任何威胁与侵害,能正常地实现资源共享功能。具体而言就是要网络软硬件设备、程序能够保持正常运行状态,上传和下载的数据信息始终处于高度保密之中。但是随着时代的发展和网络技术的进步,各种恶意攻击的手段也越来越先进,但目前应用电子商务平台进行采购业务的企业在网络技术、管理水平、安全意识等方面情况良莠不齐,在网络采购过程中埋下了巨大的安全隐患。另外还有来自诸如水灾、火灾、地震、电磁辐射等方面的外界威胁使得网络实体极易遭到损毁,使电子商务平台无法操作。

(3)网络支付的障碍。网络支付是指电子交易的当事人,包括消费者、厂商和金融机构,使用安全电子支付手段通过网络进行的货币支付或资金流转。网络支付是采用先进的技术通过数字流转来完成信息的传输。网络支付采用数字化的方式进行款项的支付;而传统的支付方式则是通过现金的流转、票据的转让及银行的汇兑等物理实体流转来完成款项的支付。目前国内电子商务采购还处在发展阶段,在相关的法律制度、信用体系、技术保障等方面还存在着很多不足,因此很多企业在电子商务平台上更多的是实施宣传、咨询、洽谈等业务,而支付环节采取较为传统的方式居多。

(4)专业人员的匮乏。在企业的采购队伍中拥有专业性知识和技能的人员还不够充足,特别是一些规模较小的企业和一些基层采购单位,他们的采购工作人员有的是从其他岗位转岗而来,缺乏相应的学习经历和实践基础。还有一些年纪较大的员工缺乏对新知识、新技能的学习欲望,更愿意从事传统的采购模式。这就造成了企业对电子商务平台采购的不积极甚至是抵制,严重影响了企业采购管理的效益。

3应用电子商务平台提升采购管理效益的优势

3.1采购环境更广阔安全

电子商务平台的应用从根本上改变了企业长期运用的采购模式,开启了一个全新的时代,使企业采购管理的效率有了飞跃式的提升。传统线下采购所需要的各种信息和文件都是非电子化的,从收集采购产品信息到准备各种洽谈文件,再到最后签约、验货、支付、库存各个环节上都需要人工操作,花费大量时间,更重要的是信息获取的范围十分小,不能及时获得需要的信息。大数据时代的电子商务平台采购模式,克服了传统线下的供应商收集能力有限的弊端,依靠线上采购平台供应商的大数据,对于买方来说可以打破时空障碍,可以拥有更多的选择性,更好地降低成本。

3.2更符合新时代的需求

部分著名电商平台所推出的“××礼遇”“××慧采”等,就是基于电商企业多年服务政企采购的经验,通过专属解决方案为客户提供集平台、供应链及运营服务于一体的企业专属解决方案。因为物联网服务体系的出现,加快了供应链管理体系的集成化,可以用更加丰富的采购品类来满足消费升级所带来的购买需求。通过电子商务平台,可以得到更多更优质的产品资源,线上的采购可以有效地建立起有关采购所需的大数据库,并通过网络的形式供买方随时随地获取相关信息,在节省了买卖双方的时间成本同时,还可以为市场提供丰富的产品选择,并在每次咨询、洽谈和交易过程中分析出最新的市场需求走向,为下一步提供更多优质丰富的产品打下基础。

3.3更符合环保节俭理念

通过线上平台操作不仅可以及时了解采购信息的动态,并且可以借助网络进行沟通和交易,使采购的时效性更强,更能满足市场变化的需求。传统的线下采购,需要经过咨询、沟通、洽谈、比价、议价、合同的签订、物流的跟催等流程,耗时太长,线上的交易可以实现信息的实时、回复和更新,有效地解决线下采购时效性不强的问题。另外各种采购流程的线上操作可以减少各种人力物力的投入,起到了环保节俭的效果。

3.4提升了采购管理效益

通过电子商务平台进行采购可以有效节省人工成本。传统线下的采购需要专门的采购人员负责采购事宜,线上的采购则节省了人工成本,可以通过委托或者招标的模式进行采购等,这种线上流程更便捷,解决企业自身专业化人才不足的问题。通过电子商务平台进行采购物流更便捷,可以节省库存成本。网络平台的采购周期短、运转快,及时沟通密切了买卖双方的关系,使采购需要更加明了,降低了临时性的调整或取消,实现了全供应链管理,有效降低库存水平,从而降低了采购业务的总成本,提高了供应链的获利能力。通过电子商务平台进行采购可以节省采购成本。通过互联网在线采购,有效减少了传统文件处理和信息收集分析等业务环节的工作量,在提高整体采购效率的前提下有效地降低了采购成本。通过电子商务平台进行采购还可以使线上交易更加公平公开,减少暗箱操作的可能性,降低了采购人员拿回扣等不法现象的发生概率,对企业树立良好商业信誉也是有利的,降低了企业公关成本。人工成本、库存成本、采购成本、公关成本的有效降低最终将会降低采购整体成本,提升了采购管理效益。

4结论

依托于5G、大数据等先进的信息与网络技术的电子商务平台,在全球一体化的背景下使国内外的供求双方在电子商务平台上进行交易变得越发便捷高效,通过高科技手段的运用使采购工作实现了网络化和现代化,电子商务平台因此也摆脱了传统采购方式中需要通过采购部门人员进行实地考察、检验、分析的环节,节约了大量的交易成本。借助电子商务平台,买方可以由网络途径来了解卖方的情况,并且可以进行实时沟通,就合同中的任何问题可以随时随地开展洽谈,突破了时空阻碍。虽然有时出于谨慎,某些涉及金额巨大的采购项目还是倾向于传统采购方式,但并不意味着采购的全过程都是遵循传统的做法,例如一些常态化的采购工作程序还是借助网络平台来完成的。可以说电子商务平台以其突破时空局限、提供丰富信息和低成本高效率的优势,将势必成为企业提升采购管理效益的首选途径。

参考文献:

[1]都艺兵.电子商务下的企业网络采购[J].经济师,2004(9).

[2]刘坤,李红霞.网络采购形式价值分析[J].商业研究,2004(17).

[3]陈宝胜,孙静春.企业采购信息化革新[J].中国软科学,2001(4).

[4]王占华,杨俊强,孟志明.网络采购应注意什么[J].华北电业,2001(6)

作者:张滨翔 单位: 陕西中烟工业有限责任公司

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