人事信息档案管理范例6篇

人事信息档案管理

人事信息档案管理范文1

关键词:人事管理;人事档案;信息运用

中图分类号:G270 文献标识码:A

一、人事档案信息是了解员工的直接材料

档案记载着一个人成长的轨迹,记载着身份、党团组织关系、学历、经历、职称、政审情况以及人才能力、性格、工作作风、思想政治表现等许多情况,具有重要的“凭证价值”和“参考价值”。个人找工作、转正定级、职称申报、办理养老保险等,都需要档案“说话”,它的作用不可被取代,如果没有档案,单位和个人的权益都无从得以保障!

(一)人事档案的基本信息

人事档案是企业了解员工信息的直接途径。档案是历史的真实记录,企业通过档案可以清楚地了解员工过去的工作轨迹,可全面、准确地了解员工,总结经验教训,做到知人善任、选贤举能,为领导科学决策和科学管理提供重要的参考和依据。在人事档案中一般会显示员工的免冠照片,企业可以通过照片直观地看到员工的相貌气质,为企业人力资源部门给员工安排岗位提供依据。相貌气质清丽温婉的女员工可以安排在前台接待或秘书的岗位,既能体现出企业的良好形象,又能使员工的外貌资源得到充分的开发利用。外表和蔼、有亲和力的员工,可以被安排在售后服务部门。一般需要售后服务的客户心情都相对急躁,有亲和力,性格温和的员工能促使客户心情舒缓,情绪冷静。合理、高效的员工职业安排可以促进企业的各项工作顺利进行。虽然企业用人不能以貌取人,但是在初级用人阶段,这也是企业的选择之一。在员工的基本信息中一般还会有年龄和婚姻状况的信息显示,企业可以根据员工的婚姻状况为员工安排具体工作。例如,已婚,并且孩子年龄较小的员工,企业可能会选择安排尽量少出差或者不出差的工作;对于富有活力,尚未结婚的年轻员工,企业可能给他们安排更富挑战性的工作。员工的基本信息是企业人力资源管理的基础,为人员安排提供基础性的资料。

(二)人事档案的潜在信息

在人事档案信息中,员工的工作经历也是一个十分重要的信息源。员工曾经的交际圈将可能会给现在的工作带来一些有利的因素。所谓的人脉关系就成为人事档案信息中的潜在信息,同时也是员工给企业提供的隐形资源。企业的人力资源部门可以依据员工曾经的工作环境,工作特点以及工作成绩为员工安排适合的岗位和提供发展空间。在人事管理工作中,员工潜在的信息应该比基本的、直观的信息更受重视。潜在信息在某种程度上也是员工尚待挖掘的资源。企业应该利用员工所有的资源,无论智力资源、体力资源还是人脉资源。[1]在资源共享的时代里,广阔的朋友圈往往能给企业带来意外的商机,使企业在竞争中也能处于不败之地。此外,人事管理相关部门和人员应该对员工的人事信息进行合理的保密存储,不要未经本人许可随意透露员工的个人信息,以免对企业和个人造成不必要的困扰和损失。

二、人事档案信息为员工合理调配提供可靠信息

(一)人事档案信息为合理安排员工工作内容提供参考

人事档案信息将为企业人力资源部门合理安排员工岗位提供可靠的信息。在现代企业招聘过程中,企业往往更倾向于招聘具有相关从业经验的人员。而现今,城市间人口流动量大,工作更换频率,许多人一年之内就换了几个工作。人们的工作观念已经不像多年之前,寻找“铁饭碗”“终身制”的职业了。有丰富工作经验的人员,寻找薪资福利待遇更丰厚的职业和企业。年轻人虽然工作经验相对欠缺,但是有朝气,有热情,更倾向于寻找发展潜力大的职业和能为自己提供更多发展空间的企业。人事管理部门应该查阅员工档案中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料,结合工作意向,薪资要求等来合理安排员工的工作,把真正能为企业服务,能为行业发展做出贡献的人才发掘出来,并高效地利用起来。

(二)人事档案信息是员工晋升、裁撤的重要参考

人事档案信息常常会记录着员工的各项工作成绩。在用人过程中对定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会汇总归入本人档案,因此,用人单位在人员录用、晋级、考核时,都会经常使用档案,考察其德、能、勤、绩等情况,从而全面准确地了解个人的情况,为人力资源的正确选拔和配置起到了重要参考作用。企业在市场竞争中遵循优胜劣汰的规律,在经济出现危机时,很有可能遭受打击甚至是重创。此时,企业为了减轻经济压力以保存实力,必然会选择裁员,那么人事档案中的相关信息就会为人力资源部门的裁员活动提供参考。工作成绩不突出,工作能力相对薄弱,人际交往欠佳的员工都可能成为裁撤对象。这些对企业参与下一轮竞争工作帮助甚微的员工被裁撤,也是企业内部整顿的一部分,为企业今后立足,发展提供了保障。与此同时,在人事档案显示中,工作成绩突出,有上进心,有合作精神、富于创造力,敢于迎接挑战的员工,自然会被发掘、重用,成为企业的无形资产。人事档案是记录员工成长历程的重要信息库,是人事管理部门为人员发展制定方向的重要参考资料,是员工今后选择职业的参考之一,也是企业定位员工和员工寻找自我认同的重要资料。[2]

三、人事档案信息为社会保障情况提供参考资料

(一)人事档案信息为国家提供劳动保险情况

人事档案信息不仅是企业人力资源管理部门选拔、任用人员的依据,同时也是国家各项事业统计、调查的依据。中国正处于社会全面改革时期,面对人口基数大,人口流动性强等社会现状,相对准确的人事管理档案将为国家的人口统计、升学率、就业情况、生育情况以及子女教育等情况的了解、掌握提供相对可靠的依据。面对中国人口老龄化的趋势,建立相对公平、完善的劳动保险制度的呼声也越来越高。而科学、合理的劳动保险制度的建立也要依据企业职工的人事档案信息进行统计、核算。人事档案信息对员工来说是十分重要的工作证明。在人事档案中包含了员工工资金额,个人收入缴税情况以及各种保险的缴费情况,是员工各种社会信息的集合体。[3]国家相关部门将根据企业职工的各项社会信息制定并兼顾全社会劳动者利益的劳动保障机制和劳动保险体制,为劳动者日后的养老问题制定科学、可行的方案,为所有劳动者提供应有的社会保障。

(二)人事档案信息为国家提供医疗保险情况

人事档案信息中除了劳动保险信息之外,另一项重要信息就是医疗保险信息。中国现在的“看病贵,看病难”问题十分突出,成为国家和社会亟待解决的问题,社会各方面都在献计献策,希望尽快尽早解决这个关乎全国人民就医看病难的问题。人事档案信息可以为医疗保险相关政策制定部门提供员工的医疗保险缴纳信息作为医保制度建设的参考资料。促使国家相关部门制定出更合理、更有利于企业职工的医保制度。人事档案中的各项信息都有助于国家制定相关政策更具普遍性、广泛性。在人事管理过程中,企业应该尽量保证人事档案信息的真实性和可靠性,这不仅是对企业发展负责,也是对员工负责,更是对国家各项社会事业建设负责。人事档案信息应该用在正确的地方,为企业员工和国家提供更多更具体的人事信息。

人事信息档案管理范文2

1.人事档案的特殊性

人事档案具有档案的一般特点,它是个人履历、政治思想、业务能力、奖励惩罚等活动的最初记载,具有原始记录和归档保存以备查考的性质。但是人事档案作为档案中的一类,也具有自身特点。始终以“人”为核心。不同于文书档案、会计档案、科技档案、声像档案等对党群活动、财务凭单、生产管理等“事件”的强调,人事档案围绕着“人”,只归档与人相关的各个阶段有效材料。坚持十类材料组合的既定整理方法。文书档案、科研档案等可以按年度、机构、问题等方法组合分类。保密性。人事档案作为个人经历的信息载体,涉及以往的工作、现在的工资、以后的晋升,具有较强的竞争性和排他性,不易对社会公开。

2.人事档案的重要意义

人事档案的内容包括年龄、工龄、党龄和学历、工作经历等信息,还记载着个人的身份类别,即“三龄两历一身份”。这些信息具有凭证作用,直接与个人所享有的工资待遇、福利待遇、社保保障挂钩,特别是在事业单位中,考察干部历史是以干部人事档案中的结论材料为依据的。人事档案主要为党的组织、人事部门服务,为选拔优秀人才服务。

二、当前人事档案管理的问题

1.思想观念的落后

档案管理是一门系统的、科学的管理类科目,具有专业性、政治性、机密性,但是实际从业者大多是被领导安排的兼职人员,没有引起单位领导的足够重视。正因为这样不重视,很多单位档案管理的场所、经费、人才就得不到保障,工作效果自然差强人意。档案管理者多没有经过系统的培训,常常简单认为档案管理就是保管的事务性工作。管理者思想观念上的落后必然导致工作上的倦怠,这也是阻碍档案管理信息化的另一阻力。

2.管理手段的陈旧

纸质档案具有直观性和法律效力,具有不可替代性,当下事业单位人事档案管理仍以纸质为主。纸张的寿命与储存环境的温度、湿度、酸碱度和空气等有直接关系,并且纸质档案信息更新困难,修改后不够美观大方。纸质档案在查询、利用过程中也不够便利,往往需要手工对照目录,找到对应的卷宗、件号。这种以人力为主、工具为辅的传统档案管理模式,一方面不断重复含金量不高的机械操作,加重了人力负担,另一方面不可避免地会出现信息录入失误、数据统计不一致,归档材料不全等人工错误。

三、人事档案管理趋势——信息化管理

档案管理的历史是动态的,它在内容、形式、方法上的广泛性和多样性与社会活动一样丰富。当下电子通信技术已渗透到方方面面,显著标志就是几乎所有的信息都可以转化为可被计算机识别处理的电子文档。为了应对挑战,加强档案信息化建设,构建信息化档案管理系统也成为历史发展的必然。我们可以从以下几个方面入手。

1.制度统一的标准原则

很多事业单位都有自己的局域网,实际上已经形成了小范围的信息化管理系统。但是现阶段事业单位对未来几年的档案信息化工作没有具体安排,几乎没有列入单位年度重点任务,甚至全市、省都没有总体的宏观规划。据了解,部分事业单位购置了档案管理软件,这些软件由不同的开发商提供,有的功能不完整、有的设置重复、有的安全隐患较大,既浪费钱财又阻碍了信息化建设。当前关键时期,我们必须以档案信息开发利用为核心,坚持一体化、网络安全的原则。

2.建设一支档案管理的专业人才

档案管理者不仅要具有档案学基础理论知识,还要掌握现代信息技术,熟练运用技术工具。单位领导要高度重视并支持档案工作,不断创造条件,一方面给与人、财、物的支持,另一方面畅通讲座、报告等交流形式,提高在职人员的视野和专业技能,促进人才成长,最终建立起一支知识背景宽阔的复合型队伍。

3.创新信息安全体系建设

人事信息档案管理范文3

一、医院人事档案管理信息化建设中存在的主要问题

(一)医院人事档案管理信息化建设重视程度不够。众所周知,医疗工作是医院各项工作中最重要的工作,且能直接为医院带来良好的社会经济效益,行政后勤工作主要是为临床一线服好务,而医院人事档案管理只是行政后勤工作的一小部分,主要用于辅助医院管理,不能直接产生效益。因此,目前许多医院领导都不重视医院人事档案管理工作,基本上没有为人事档案管理投入资金,只要求能够基本保存档案就好。多数医院的人事档案仍为最原始的纸质档案,还停留在手工填写、人工立卷的水平,信息化程度较低。甚至有些医院人事档案保管部门连最基本的信息化设备计算机都没有,更别说建数据库了,根本谈不上人事档案信息化建设。(二)医院人事档案管理人员信息化专业知识不足。长期以来,医院人事档案管理一直处于不受重视情况,医院配备从事人事档案管理人员多数是人事部门或档案科的兼职人员,他们本身就具有除人事档案管理外的其他很多工作,根本不能全身心地投入到人事档案管理工作中去。目前还有很多医院从事人事档案管理工作者不仅缺乏档案专业管理知识,更不了解计算机操作技术、网络技术等信息化专业知识,在操作实践、管理理念等方面专业化水平较低。从事医院人事档案管理人员受人事档案信息化管理相关知识的认知缺陷所限,思想观念明显滞后于档案信息化工作的需要,影响了人事档案信息化时展的步伐,一定程度上影响医院人事档案管理信息化建设的进展。(三)医院人事档案信息化建设制度不健全。在档案信息化建设过程中,虽然国家制定出台了全国档案系统信息化建设纲要等法律法规,为我国档案管理工作信息化建设提供了遵循,但在具体的实践过程中并没有真正落实到位。目前,一部分医院人事档案管理工作中根本没有配备信息化所需的最基本的计算机设备,没有实现信息化,更谈不上信息化建设制度的建立;大多数医院只是配备了计算机等基本设备,没有建立人事档案信息库,没有建立人事档案信息化建设相关的管理制度,也没有医院人事档案管理信息化建设的长远发展规划,更没有具体实施的细则,信息化建设制度很不健全,致使医院人事档案信息化建设工作流于形式。

二、新形势下如何做好医院人事档案信息化管理工作

(一)提升医院领导和人事档案管理人员对档案信息化建设的重视程度,将人事档案信息化建设列入重要日程。医院人事档案是医院人才资源信息储备库,是医院管理的重要组成部分,医院领导和人事档案管理部门必须要适应新形势对医院人事档案管理信息化的要求,彻底转变对传统人事档案管理的思想观念,提升对人事档案信息化建设的重视程度,将人事档案信息化建设列入医院的重要日程中,成立医院人事档案信息化建设组织机构,并加大对信息化建设的资金支持和投入力度。要对医院人事档案管理模式进行改革创新,建立信息化档案管理体系,建立与医院人事档案管理相关的各类数据库,包括职工基本信息数据库、专业技术人员考核信息库、卫生专业技术人员医德医风考评数据库、工资数据库等等,以实现医院人事档案管理信息化,全面提升档案管理水平。(二)加强医院人事档案信息化管理的队伍建设,为人事档案信息化建设工作的开展提供强有力的人才保障。医院要加强对人事档案队伍的建设,首先要选派政治素质高、业务能力强、责任心强的档案专业人员从事人事档案管理工作,同时重点引进配备计算机专业的人员充实到医院人事档案管理工作中,并通过多种途径加强对从事档案管理人员有关档案管理专业知识业务培训和信息化专业知识培训,使他们成为既懂档案专业知识又懂计算机信息化管理知识,并具有较强的综合网络技术和管理能力的复合型人才。(三)建立健全医院人事档案管理信息化制度建设,为医院人事档案信息化建设工作保驾护航。医院要加强人事档案信息化建设,建立健全人事档案信息化管理工作制度,包括人事档案立卷归档工作流程和制度、建立人事档案信息工作流程和核查工作制度、医务人员的医德医风相关内容信息化管理、患者档案治疗与评价管理和人事档案信息安全管理制度等内容。医院要成立人事档案管理信息化组织机构,明确人事档案信息化管理相关人员的责任,并定期组织相关人员学习档案信息化相关知识,研讨人事档案信息化管理相关标准,促进医院人事档案信息化建设工作有序、规范开展。医院要依据《档案法》等制度制定科学的人事档案信息化管理办法和统一规范的档案管理标准,结合医院的实际情况,建立一套科学、合理、针对性和操作性强的人事档案信息化管理体系,形成完整规范的人事档案管理标准和考核管理办法,用健全的制度为人事档案信息化建设工作保驾护航。

人事信息档案管理范文4

在我国现代化进程不断加快的背景下,信息化应用与建设的速度、涉及面也在不断的提升。人事档案管理作为社会各个部门档案管理的内容之一,在网络环境下的人事档案管理工作面临着重大的变革与提升机遇。通过有效地开展人事档案管理的网络信息化建设工作,能够提升人事档案管理的效果,发挥人事档案管理工作的职能。基于此,本文就人事档案管理的信息化建设工作展开了研究。

【关键词】

人事档案;档案管理;网络环境;信息化建设

1.引言

我国人事档案信息化管理工作目前正处于发展中阶段,普遍存在的问题是:拥有档案管理技能的人员不懂得使用电脑,懂得电脑操作的人员又缺乏档案管理技能。同时档案信息管理的应用软件与实际情况不符,缺少与之相适应的应用软件,这样以来就会使得整个管理系统缺少统一性。开发出来的新软件,由于工作人员的能力有限,还不能完全熟练使用。这些问题在人事档案管理工作中经常可以看到。因此为了很好的解决管理工作中遇到的这些问题,就需要工作人员严格要求自己,努力学习新知识,从而提升个人的工作能力,以此也进一步推动了人事档案管理工作的发展。

2.人事档案管理网络信息化建设的意义

2.1有利于人事档案管理效益的提升

以前的人事档案管理工作主要是以实体管理为中心而展开的,一般都是人工收集、整理档案资料,这样以来需要消耗大量的人力物力。比如说以往我们查找档案时,首先工作人员在目录里查找出所要找的档案位置,随后再按照目录上的位置去查找所需要的档案,这种查找档案的方式需要花费一定的时间才能完成。然而档案管理进入信息化时代之后,档案管理工作逐渐变的高效化、自动化。档案信息只要录入数据库之后就可以重复使用,同时档案管理部门内部还可以进行相关档案信息的检索。当拥有人事档案信息库之后,在互联网上就可以查找出相关的档案信息。当有关部门想查找人事资料时,就可以按照一定的规章制度在网络上查找相关的信息资料,这样以来促进了档案管理工作的发展,同时进一步提升了档案信息的使用率。

2.2提升人事档案管理人员的工作效率

人事档案管理工作进入信息化时代之后,档案管理工作者从此告别得来了耗时耗力的人工管理时期,从而节省出时间来学习计算机知识、学习档案管理法规、软件编程和文件管理。从而提升每一位档案管理者的综合素质及专业水平,管理者不仅掌握软件开发技能,而且又具有先进的档案管理知识,以此成为新世纪的综合性人才。

2.3实现人事档案管理的预测功能

计算机可以根据工作人员的指示进行检索,第一时间在数据库中查找到干部职工的解析资料,以便为人事管理工作带来第一手资料。极大程度的体现出整个管理体系的信息化,该系统还可以根据实际情况对档案信息进行核查、分类及校正,从而围绕年龄、工龄、任职时间整理出不同种类的档案信息,这样以来可以给人事调整工作带来一定的参考性,

2.4有利于原始档案的保护

原始档案是档案管理工作的重要保护对象,它是档案信息中的重要资料。一般而言原始档案都是记录在纸张上,人事档案也不例外。所以人事纸质档案的管理在整个人事档案管理工作中显得尤为重要。特别是人事档案的查询频率相对较高,在整个工作中经常会因人事调整而查找人事档案。由于查询频率较高,纸质档案就会出现严重的损坏,对档案信息的管理造成严重的影响。当档案信息化管理之后这种情况就很少发生。因为所有档案的信息资料都会录入数据库,工作人员只需在数据库中检索想要的档案信息即可,这样将避免查询者和原始档案接触,进一步保护了原始档案。电子档案和纸质档案的最大区别就是信息化程度高,电子档案管理方便,信息检索也快捷、高效、准确。

3.人事档案信息化管理工作中出现的问题

3.1硬件设施不健全

一些偏远落后的地区目前还没有条件建立信息化档案管理系统,有些地区有了电子档案可是没有实现网络共享,这样以来使得我国信息化档案管理普及程度不高。在信息网络不断发展的今天,有些部门的人事档案信息管理依旧使用人工管理档案,对信息化管理不重视,没有配套的管理设施,尤其缺少计算机、扫描仪、互联网等。这样以来严重阻碍了人事档案信息化建设的发展。

3.2信息化管理制度不完善

一些部门为了自身的利益没有及时的公布人事信息资料,还有些部门建立的信息数据库只有在内网中查询,出现的这些问题都是由于人事档案信息管理不规范。要想使得信息管理规范化,就必须制定一套相对科学的信息管理机制,这样以来会加快档案信息化建设的速度。杜绝有些部门自主管理信息档案,不与外界进行档案信息交流。从而使得信息化档案管理工作发展缓慢。

3.3档案管理者的职业素养低

管理者在整个档案管理工作中占据着主导地位,管理者的职业素养也是档案管理工作的重点。目前我国几乎没有经过专业培训的档案管理人员,大多数档案管理员都属于临时雇佣,没有接受系统性的专业培训。基于此,大部分管理员的职业素养相对较低,在档案管理工作中经常会出现录入错误的档案信息,这为整个人事工作及档案管理工作造成严重的后果。

4.人事档案管理的网络信息化建设措施

在人事档案管理工作开展的过程中,以人事档案的信息资源管理为主。在信息技术快速发展的背景下,人事管理方法、环境发生明显的变化,实现人事档案管理的信息化、电子化有着非常重要的意义,也是更好的适应新时期人事档案管理要求的有效抓手。因此,为了更好的提升人事档案管理的质量和效率,需要从以下几个方面做起:

4.1引进先进的技术设备

为了提高档案管理信息的发展水平,就需要投入大量的资金,引进前沿技术及相关的设施,打造出一个完整的网络信息管理平台。档案信息化管理中最重要的就是硬件设施,它是保证档案资料传输及共享的基础,通过系统性的管理信息档案,将会促进档案信息管理工作的进一步发展。

4.2提升人事档案资料信息化水平

从我国的档案信息管理的发展形势来看,许多档案信息依旧是记录在纸张上。因此档案管理机构应该对电子档案和纸质档案进行整理和统计,从而建立起一套科学的管理系统,把纸质档案信息要录入数据库,以此得以信息共享。

4.3提高人事档案信息的安全性

既要保证档案信息共享又要保证档案信息安全,这两个要素相辅相成。为了提高人事档案信息的安全系数,就要求各个档案管理部门在保证档案信息真实的情况下,加强网络安全管理工作,同时档案管理员要严以律己,按照相关的法律法规管理档案信息,坚决不能向任何人透漏档案信息资料,发现泄密者要移送司法机关严肃处理。加强档案管理工作人员的责任感,让他们用正确的态度对待档案管理工作并且在管理的过程中,进行良好的保密工作,使他们更科学地进行档案管理,促使人事档案管理工作得到有效的保障。

4.4提高人事档案管理服务水平

在档案管理信息化中可以通过计算机把文字、声音、图片、视频等档案资料按照类别划分整理并进行保存,方便日后的信息共享及交流,为人们提供各种档案信息资料,从而提升人事档案管理的社会地位,同时也将会极大程度上提升人事档案管理的发展水平,以此体现出人事档案的重要价值。

结语

综上所述,目前我国人事档案管理已经拥有较高的信息化水平,从以前的纸质档案转变成为现在的电子档案,极大程度上提高了档案管理的工作效率。在今后的档案管理工作中,要不断提高管理者的综合素质,其中包括计算机水平、软件应用水平及档案管理的专业水平等。基于此,档案管理工作在今后的生产生活中发挥出重要的社会价值。

作者:罗能超 单位:新疆地矿局第九地质大队劳动人事科

参考文献:

[1]王晓梅.人事档案管理工作信息化的意义与方法分析[J].才智,2012(14).

[2]王晓梅.人事档案管理由传统档案实体管理向信息化管理的改革[J].才智,2012(13).

人事信息档案管理范文5

1 信息技术在人事档案管理中的作用

人事档案是记录个人从事各种社会活动的文件,是学校人事部门对个人管理的重要凭证和开展各种工作的基础,同时对学校考察和识别干部,选拔优秀人才,加强师资队伍建设,促进教学、科研、党政管理工作的开展具有重大作用。在档案信息计算机检索系统中采用现代计算机网络通信技术,可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索,发展为智能检索及网络检索,实现档案信息传递网络化。人事档案通过计算机管理,对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工,可以直接提高档案工作效益。

2 实现学校人事档案管理信息化的重要意义

2.1 有利于适应档案管理改革的发展方向。随着我国对事业单位人事档案管理工作要求的不断提高,学校作为事业单位系统的重要组成部分,只有实现人事档案管理信息化,才能进一步提高学校教务管理水平。学校作为教学单位,必须紧跟时展,并满足上级管理部门对人事档案管理工作的要求,人事档案管理信息化,是提高人事档案管理质量的有效措施,对学校的发展和建设意义重大。

2.2 有利于开发学校人才的潜在优势。随着时代的发展和社会的进步,学校作为人才培养的重要阵地,必须实现与时俱进,不断创新才能为社会培养和输送合格人才。学校的人事档案记录着教职员工成长历史和综合素质的各项信息,实现人事档案信息化管理,提高人事档案管理的完整性和有效性,便于教务管理工作者把握教职员工的专业素养和职业发展潜力,有助于选择和选拔人才,挖掘学校人才的潜在优势,有利于学校人才资源潜力的开发和教务工作团队的建设。

2.3 符合人事档案管理工作自身的发展需求。现代的人事档案管理工作向动态化、细节化发展着,在人才流动日益频繁的今天,更加完整、可靠、有效的人事档案管理是时展对人事档案管理工作的具体要求。将信息技术应用于学校人事档案管理工作中,能够提高档案资料搜集的完整性和可靠性,并提高人事档案管理服务质量。人事档案管理信息化,能够为教务管理人员提供更加高效、可靠的档案资料查阅、调用和传输需求,有助于实现学校内和学校间的人事档案资源共享。

2.4 有利于重要人事档案载体的持久保护。传统的学校人事档案是以纸质媒介记录和储存的,纸质档案相比于电子档案,其安全性和可靠性得不到保证。随着时间的推演和学校的发展,纸质档案很容易丢失、模糊和字迹褪变,当需要调用档案时很容易由于档案资料不完整影响工作开展。实现人事档案管理的信息化,将纸质档案转化为电子档案储存在电子设备中,这种储存不仅调用效率较高,而且其保存更加简单方便,也不易造成损坏。因此,实现学校人事档案的信息化管理,有利于重要人事档案载体的持久保护,对学校档案管理工作的发展意义重大。

3 学校人事档案管理信息化过程中存在的问题

3.1 信息数据建库质量参差不齐。人事档案管理信息库是档案信息化管理的关键环节,建立符合实际的、完整的、安全的档案信息库,不仅是提高档案储存质量的关键,也是提高人事档案管理服务工作质量的前提。但现如今我国学校人事档案数据信息库建设却并不完整,虽然部分学校在档案信息库建设中投入大量的人力、物力和财力,但是无法保证档案数据的准确性,由于设备更新换代慢,也无法满足日益提高的档案调用服务需求。

3.2 档案资源开发利用有待深化。由于档案信息资源开发利用意识淡薄,“重藏轻用”现象普遍存在,档案信息的内涵资源未能得到充分开发,客观限制了人事档案资源充分开发与利用,难以适应档案管理自身发展规律的要求。在确保信息安全的前提下,如何加强档案资源深度开发利用,切实发挥档案信息化管理作用,是高校档案信息化管理工作中迫切需要解决的问题。

3.3 缺乏足够的高素质复合型管理人才。人事档案管理的信息化对档案管理岗位人员提出了更高的从业要求,为了发挥人事档案管理系统的作用,要求人事档案岗位工作人员不仅要具有扎实的专业技术,还要求掌握足够的计算机信息技术和应用技能。但由于学校人事档案管理常年不受重视,大部分学校人事档案管理团队综合素质不足,无法满足人事档案管理信息化建设和发展的需求。

4 学校人事档案信息化管理的有效策略

人事档案管理信息化,是校园信息化管理的重要组成部分。随着信息技术的发展和应用普及,学校也积极开展了信息化管理改革。但在人事档案管理工作中,受技术、人才和资金的限制,大部分学校人事档案管理信息化系统仍然比较落后,为了促进学校人事档案管理信息化建设,可以采取以下策略对学校人事档案管理工作系统进行优化。

4.1 加大档案信息化建设投入力度。人事档案管理的信息化的实现,需要投入大量的人力成本、资金成本和时间成本。人事档案管理的信息化作为学校人事档案管理发展的必然方向,学校管理者一定要加大重视力度,加大成本投入,持续推进档案管理信息化建设。只有确保了硬件设施、人才储备的充足,才能保证人事档案信息化管理逐步实现,并为学校的发展做出贡献。

4.2 规范档案信息数据库的建库标准。档案数据的标准化、完整性、真实性直接关系到档案信息数据库的质量,也是由信息化向网络化共享、联网发展的保障基础。其中,需要重点解决档案信息的标准化问题及安全传输、技术保护等问题,要加强人事档案材料的收集归档工作,规范档案著录。利用计算机扫描、数码照相等手段,加快档案的目录数据库和必要全文数据库建设,加快干部人事档案数字化建设和深度开发进程,规范建库标准,建立科学的检索体系和干部信息适时更新制度,做到“查得快、查得准、查得全”,逐步实现高校人事档案信息化管理的规范化、科学化、系统化。

4.3 加强档案信息化管理伍的建设。学校人事档案管理团队综合素质不足,是制约学校人事档案管理信息化实现的重要因素。为了促进档案管理信息化的建设,提高学校人事档案管理服务质量,必须不断强化档案信息化管理队伍的建设。只有确保档案信息化管理队伍每个人都具备扎实的专业技术和综合素质,才能激发整个团队的工作效率,通过实现学校人事档案管理信息化,提高学校人事档案管理的工作和服务质量。

信息化的人事信息管理模式及人事档案管理现代化建设对实现学校的人事人才信息管理工作的社会化服务有非常突出的现实意义。学校档案管理人员要积极创造条件,尽快实现人事档案管理的信息化,实现学校的档案管理的根本变革。档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分,我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时,又做到主动提供服务。还要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究,找出工作中的不足,以科学的态度,把学校档案工作做得更好,使之发挥出更好的作用。

综上所述,学校人事档案管理信息化,对学校的发展和建设意义重大。为了提高学校人事档案管理工作水平和质量,必须坚持推进人事档案管理信息化建设,并加大档案管理专业人才的培养力度。最终通过学校人事档案管理信息化的实现,提高学校的信息化管理水平,为学校教学管理水平的提高和未来的发展打下基础。

参考文献:

人事信息档案管理范文6

[关键词]干部;人事档案;信息化;管理现状;对策

doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.12.161

[中图分类号]G275.9 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2015)12-0-01

近年来,我国的干部人才流动越来越频繁,干部人事档案关系的流转也随之频繁起来。知识经济时代的来临与信息技术的发展,让干部人事档案信息化管理成为档案管理的必然。建立一个共享性的干部人事档案管理信息化平台,有效地收集与整理人事档案信息,才能促进人事档案的有效利用,从而做好干部人才的配置工作。

1 干部人事档案信息化管理的意义

1.1 有利于干部人事档案管理的高效化

在我国干部队伍不断壮大的今天,人才流动性也有所提高。在这样的社会背景下,档案管理部门传统的手工型人事档案管理方式已经不能满足相关单位的管理需求。信息技术的飞跃式发展,使计算机、互联网与人事档案管理工作的联系逐渐密切。结合科学技术做好干部人事档案信息化改革工作,让人事档案管理系统更加全面,促进干部人事档案相关信息与数据的完善。

1.2 有利于干部人事档案信息的有效保存

在传统的干部人事档案管理工作中,所有人事档案都以纸质形式进行保存。每一次档案的检索与翻阅,都会损害纸质档案的质量。从某种程度上来讲,纸质档案不利于长期保存与使用。在干部人才队伍流动性快速提高的今天,档案的检索与查阅次数明显提高,迁移资料也不断增多,纸质档案很容易在迁移过程中遗失。信息化的干部人事档案管理工作可极大地避免这些问题,将纸制档案转化为数据存储在计算机内,不仅有利于检索与使用,还能长期保存。

2 干部人事档案信息化管理的现状

2.1 人事档案管理理念与方法落后

人事档案管理工作具有较强的专业性,在科学技术不能提供高效的人事档案管理方法之前,档案管理者的工作量很大,不仅要做好档案信息的收集与编制工作,还要定期更新档案。每一份档案都要进行手工书写与装订,极大地考验档案管理者的耐心与业务能力。在科学技术服务于档案管理工作的当今社会,许多单位的管理者没有意识到信息化管理的重要性与便利性,不愿更新工作方法,安于现状,影响人事档案管理工作的信息化。

2.2 档案的利用效率过低

目前,许多单位已实现了互联网的全面覆盖,也引进了足够数量的计算机。但是,有关于档案管理工作的配套设计以及计算机软件仍然没有得到有效应用。一些单位的档案信息化管理工作还停留在初级阶段,也就是目录的存储和检索阶段。没有统一的档案管理标准的约束,部分单位内部的各个部门之间没有建立干部人事档案共享平台,使得档案信息管理工作各自为政,限制了档案信息使用功能的发挥。

3 干部人事档案信息化管理的提升

3.1 加强干部人事档案信息化管理系统的建设

相关单位要更新人事档案管理的硬件设备,开发符合单位干部人事档案管理工作需求的软件,并根据人事档案管理软件建立一个符合单位实际的数据管理系统。健全的人事档案管理系统,应当同时具备信息的接收与传递、存储、利用功能。人事档案信息数据库的建立,是干部人事档案管理工作的关键要素。将每一个部门的人事档案管理数据集合在一起,提升信息的使用效率,确保档案信息可以被反复检索、查阅与使用,推动干部人事档案信息化管理的发展。

3.2 做好部门协调,促进档案资源共享

对于单位来说,干部人事档案信息的收集、整理与核实会涉及到多个部门的人事管理工作。因此,单位管理者要做好部门之间的协调工作,通过各部门间互通有无,实现人事档案资料的规范化。要促进人事档案管理体系的建立,就需要每个部门提供真实的有关人事档案管理对象本身的人力、财力情况,整合多方面的信息做好人事档案管理工作。档案管理者要重视网络的作用,以信息为中心,与信息需求者共享信息,让人事档案管理工作真正实现其价值。

3.3 做好人事档案信息化管理的安全保护措施

在计算机中利用软件存储人事档案信息以及利用网络传递人事档案信息,要确保人事档案信息的安全性。在人事档案的信息化管理工作中,管理者要做好禁止非法用户窃听信息的工作,杜绝人事档案信息外流,加强人事档案信息系统的用户管理工作。例如认证身份和设置密码等措施,都可提高人事档案软件管理的安全性。在人事档案的信息化管理中,也要做好备份与隔离处理,提高信息资源的安全性。一旦发现有用户越权操作或非法操作,要在第一时间用制止。

主要参考文献

[1]卜禹华.加强干部人事档案信息化管理全面促进人事管理创新[J].改革与开放,2011(18):102.

[2]王璇.浅谈事业单位干部人事档案信息化管理[J].山东档案,2011(4):20,48.