谈干部人事档案信息化的困境和出路

2022-09-21 16:43:58 来源:写作指导

[ 摘要 ] 在大数据、人工智能、云计算等技术迅猛发展的时代背景下,干部人事档案信息化建设呈现出繁荣的景象,但守护档案实体的工作重心尚未产生本质性改变。本文回溯人事档案发展历史,找到其中的“变”与“不变”,从服务目的出发,借鉴库克档案范式思想,提出大数据时代首先应该转变工作重心和档案管理员角色,以认同感为突破口,提升数据质量,有效利用技术,探索干部人事档案信息化的智慧出路。

[ 关键词 ] 干部人事档案;人事档案;信息化;档案范式

一、干部人事档案信息化的繁荣景象与现实疑问

近年来,以大数据、人工智能、云计算等为代表的新技术迅猛发展,它们正以不可阻挡的势头变革着社会的每一个角落。在干部人事档案领域,受其影响的典型表现就是信息化建设。我国干部人事档案信息化历史,可追溯到 20 世纪80 年代至九十年代初,当时初步提出了在干部管理中应用技术。为学习他国先进经验,2002 年 9 月,我国举办了“国际档案数字化研究与发展”学术报告会,会议内容给国内档案信息化建设提供了借鉴。2017 年7 月,国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会了由中央组织部会同有关单位制定的《干部人事档案数字化技术规范》,明确了干部人事档案数字化的主要内容、工作环节、工作要求和指标参数,成为开展干部人事档案数字化工作的技术规范和执行标准。2018 年 11 月,了重新修订的《干部人事档案工作条例》,新条例与 1991 年的条例相比,增加了档案信息化建设和信息资源开发要求。随后,各省都将信息化建设当成新时期干部人事档案工作的一项重要任务来抓,纷纷推出相关政策,大力扶持信息化建设。干部人事档案信息化的相关研究逐渐成为人事档案领域热点,信息化建设呈现一片繁荣景象。那么,干部人事档案信息化的战果到底如何,是否符合我们的预期?笔者以高校为调研对象,对某省12 所高校人事档案管理员进行了访谈。访谈中,一位资深、即将退休的“老人事”直言:“我觉得信息化在实际工作中很难坚持下去,因为本来高校人事档案管理人员就少,管理档案数量又多,每年还得大量的归档材料。如果再信息化,每年会额外增加档案数字化的任务,这会让本就压力很大的管理工作雪上加霜。”在人事档案工作岗位上工作了 5 年的一位年轻老师坦言:“高校主要是管理的人事档案相对多一些,实际查询量不是很多,有限的查询量靠人力就够了,不需要花费高昂代价建设信息化来提高信息查询速度,应该把主要精力放到体制建设上,提高这项工作的地位。”此外,调研中还发现一些典型问题:

1. 对工作认识不足,思想观念过于陈旧。认为干部人事档案主要工作就是“守好摊”,保证不丢失,能应付信息查询就行。

2. 职业认同感低,导致工作缺乏内驱力。认为工作性质就是提供资料查询,没有任何难度,对内对外都觉得地位很低,很难产生职业认同感。

3. 档案管理人员专业五花八门,能力水平参差不齐。限于工作性质,管理人员大多从单位内部选择,加上没有明确的选拔标准,每个单位档案管理人员专业也不尽相同。面对机械性的查询工作,部分人员的工作能力逐渐向图书管理员靠近。干部人事档案信息化建设如火如荼,一线管理人员的反馈却给火热的建设泼了一盆冷水。新技术给其他领域带来了极大的变革,对我们干部人事档案领域的影响却只停留在了表面。要走出这一困局,我们必须用第一性原理来思考技术融入干部人事档案管理的过程,回溯人事档案发展的历史,找出变与不变,探索技术应用于干部人事档案管理的适切方案。

二、人事档案的发展史:“变”与“不变”

“以史为鉴,可以知兴替”。历史是最好的教科书,要理清人事档案问题的本质及未来发展规律就必须研究其历史,探究其规律。人事档案是为了选拔人才服务的,其历史与用人制度的发展史水乳交融。回溯我国的用人制度,“可以说有了人类社会就有了人的管理,有了国家就有了行政人事”。“各朝代的用人制度大大促进了人事档案的产生。从原始的‘禅让’推举制度,到夏商周的以宗法血缘关系为特征的世袭制,春秋战国的世卿世禄制,再到秦时军功爵制的建立,在这一过程中,用人制度的逐步建立完善,为人事档案在汉代的正式形成提供了客观条件”。到汉朝,随着统一中央集权国家和较完备的吏治体制的建立,为进一步巩固其统治,国家广泛网罗人才、选拔官吏。在这一过程中,记载个人“行、义、年”、对现职官吏定期考核以及功劳册籍等,均有意识地集中保存起来以供选拔参考,我国最早的人事档案正式形成。之后,到魏晋南北朝时期人事档案逐渐分为簿状和谱牒两类。“谱牒档案在奴隶社会是作为祭祀祖先、定系世、别昭穆的依据,也是维护奴隶主特权的凭证。封建社会里,它是世家大族进行政治活动,维护其特权和宣扬名教的有力工具”。到封建社会晚期的明代,记载官员具体信息的材料叫贴黄,是官员任用和升迁的凭证。由上可见,人事档案从建立之初就是为选拔人才服务的,它需要为人事工作提供个人最直接、最准确、最全面的信息。人才选拔者依据人事档案管理者提供的信息完成对人才的判定,以达到人尽其才,才尽其用的目的。凭证是其最初也是最主要的功能,这种功能从人事档案产生之初一直延续下来。在人事档案凭证功能指引下,人事档案管理工作重点就是保存和保护,业务性质逐渐与图书工作趋同。随着社会的发展,人事档案工作逐渐独立出来,归到组织人事部门作为选拔人才的重要辅助。伴随科技的进步,人事档案的内容日趋丰富,载体也逐渐转向了电子介质。尽管内容丰富程度和载体形式发生了变化,干部人事档案工作者作为档案实体和档案内容“守护者”的角色却一直没有改变。

三、库克档案范式思想对干部人事档案管理的启示

(一)库克档案范式思想

加拿大学者库克在研究档案学科时指出,档案学科发展至今,学者们对本学科的认识大致经历了证据、记忆、认同和社区四个档案范式。这四个范式之间虽然是递进的,但并不是相互取代的关系,而是像滚雪球一样,越发展越全面。第一种档案范式产生和活跃于 20 世纪初,以“证据”为主要特征,其核心是保护证据的价值。涉及主要活动是国家档案人员或者行政人员在固定框架内保存和提供应归档的所有资料。档案管理人员的角色是证据的守护者和提供者。第二种档案范式在 20 世纪 30 年代到 70 年代萌生和发展,以“记忆”为关键词,其背景是文件数量激增且日趋复杂。涉及主要活动是专业人员利用现代工具和方法对无限数量的文件档案进行挑选和鉴定,主观创建文化记忆。这一范式强调了档案人员的主观能动性,其角色应该是集体记忆和社会记忆的主动塑造者。第三个档案范式产生于档案学科快速发展和进步的背景下,以具有多样性和模糊性的社会资源型档案为作用对象,以“认同”为关键词。涉及主要活动是档案管理人员通过吸收其他学科营养,基于身份认同的建立和发展成长为领域的专家。档案专家以广泛服务需求为导向,独立处理档案材料,引领社会加深认同,帮助构建集体记忆,形成多元认同。档案人员的角色是档案专家,拥有对档案处理的绝对权力。第四个档案范式的关键词是“社区”。在这一范式中,档案专家将会摒弃其专家的身份和观念,冲出档案馆范围内的记忆资源,走向实体和虚拟的社区,与社区共建共享档案。

(二)档案范式思想对干部人事档案管理的启发

档案范式思想是库克看待西方档案学的范式,我国虽不可照搬但却可以吸收其营养,服务于我国档案事业的发展。干部人事档案属于档案学的一分子,理应从中受益。参照档案范式思想,干部人事档案的发展经历了并且正在经历“证据”范式,它可以吸收“记忆”和“认同”范式的营养,来为自己未来的发展助力。“记忆”范式不仅关注档案实体,还关注档案本身所蕴含的信息和更深层次的隐性知识,强调了档案管理人员的主观能动性。在此范式下,档案管理人员由提供查询和保管服务的体力劳动者转变为挖掘档案隐性知识并经其头脑使之显性化形成系统知识的脑力劳动者,这是对当前干部人事档案管理工作最大的启发。干部人事档案管理人员应该利用自己的经验和专业技能挖掘人事档案资料背后的隐性知识,做知识加工者而非资料提供者。这种角色的转变会带来工作理念、工作模式、工作重心等全方位的变革,给予干部人事档案管理人员极大鼓舞和信心,激发其主观能动性,迅速提高其社会地位,并为其成为档案专家指明未来专业化发展方向,提高其职业自信心和职业荣誉感。而所有这些都会成为解决当前干部人事档案管理问题的动力源泉。要对干部人事档案资料进行隐性知识挖掘,需要有全面真实的数字化资料和精准的挖掘工具。当前如火如荼的档案信息化建设可给予我们足够的支持,但并不能完成我们知识服务的目标,因为当前作为被挖掘对象的档案资料不够丰富且千篇一律。要想解决这一问题,一方面需要创新对干部考核的形式,积累更多更全面的资料;另一方面也是我们现在最容易做到或者最需要去做到的,即提高当前考核材料的质量。提高当前考核材料的质量,必须要提高干部对考核材料的认识,使其由衷地重视考核材料,真实全面地分析自己、描述自己。“认同”范式思想给我们提供了一种解决方案,即通过提高干部对档案材料的认同感、对组织的归属感来激发其正确对待档案材料的内在驱动力。

四、人事档案管理的智慧出路

(一)转变观念,让管理人员走向专业化

大数据时代,我们需要在做好档案实体管理的基础上,尽快将工作重心由保管档案向知识服务转移。要实现这一目标,档案管理员需要全面、深刻地学习库克档案范式思想,从工作理念上深刻认识档案的证据、记忆、认同、社会四种范式。利用工作经验,驾驭信息化工具,挖掘和揭示干部人事档案里的“隐性知识”并使之显性化,形成基于事实又高于事实的系统性知识并将其提供给决策者,辅助干部选拔任用。

(二)以认同感为突破口,提升数据质量,有效利用技术

大数据时代,我们最不缺的就是技术。要有效利用技术为选拔人才服务,除了转变角色外,基于大数据思想、最重要的就是让技术作用于尽可能多且尽可能全面的数据上。面对当前千篇一律的档案资料,提升数据质量应该成为我们当下努力的重点。借鉴“认同”范式思想,干部人事档案工作者应该创造性地去设计开发一些活动,通过这些活动培养干部的身份认同感、组织归属感、职业历史感和使命感以提高其对档案资料的认识,进而形成全面、真实的档案资料,为技术提供高质量的作用对象。

(三)加强顶层设计,提升信息化领导力

干部人事档案工作要开创新的局面,除了一线工作人员迅速转变角色之外,领导者的顶层设计和思想观念的转变不可或缺。领导者要树立利用技术提高干部人事档案知识服务水平的共同愿景,为学校利用技术创新挖掘人事档案价值、服务干部选拔任用提供必要的支持。具体有以下几点应对策略:1. 明确学校、组织人事部门、档案产生部门、档案管理员等相关者的权责,协调好各方,并设立层次明确、权责清晰的干部人事档案信息化建设实施方案;2. 重视档案管理员专业发展,超越技能培训范畴,多措并举、鼓励档案管理员走专业化发展道路;3. 分层落实方案,在各方的监督之下逐层推进,稳步实施。

(四)多学科融合,加强专业化人才培养

库克档案范式思想给我们现阶段干部人事档案管理工作提供了解决问题的指导思想,也为未来干部人事档案管理人才的培养指明了方向。未来档案管理人员的培养需要吸收相关学科的营养,既要有档案学知识,又要有知识加工理论,同时还需注重培养信息素养和创新精神。未来的档案管理员既要做行业的专家,又要做实践活动的设计者和创新者。信息化为干部人事档案工作的开展提供了新的机遇,在干部人事档案发展变与不变的历史长河中,人事档案工作应随时注意回归其为人才服务的本质,用新的理念、新的技术和新的结果去充实服务。准确理解技术的应用缘由,有效利用技术服务于知识产生,真正做到智慧运用技术解决当前问题,提高人事服务质量。在大数据时展的大浪潮下,我们坚信干部人事档案信息化建设的繁荣并非一厢情愿,但繁荣到开花结果仍需理念的转变与技术在干部人事档案管理工作中的深度融合,这仍需全社会齐心协力地推进。

作者:王娇 闫园园 单位:山东农业大学