干部人事档案专项审核档案信息化建设

2022-09-21 16:45:28 来源:写作指导

摘要:干部人事档案专项审核工作是对干部人事纸质档案进行全面审核,重点是干部人事纸质档案“三龄二历一身份”等档案信息的审核鉴别登记和材料收集归档。推进档案信息化建设,有助于干部人事档案工作的科学化制度化规范化,确保干部人事档案专项审核成果更好地为组织人事工作服务。

关键词:干部人事档案专项审核;数字档案;信息化建设

党的十八大以来,为深入贯彻落实中央从严管理干部要求,中央组织部在全国集中开展了干部人事档案专项审核工作、干部人事专项审核拓展工作。2018年11月,新修订的《干部人事档案工作条例》(以下简称《条例》)颁布实施。《条例》是新时代干部人事档案工作的基本遵循。《条例》从注重效用发挥方面,增加了干部人事档案信息化建设和信息资源开发的内容。各单位干部人事档案管理部门应结合干部人事档案专项审核工作具体要求和工作成果,加快推进干部人事档案信息系统建设、运行、维护、安全管理、数字化加工及人员管理等工作,建好防范纸质档案涂改造假等问题的“监控器”和“防火墙”,实现业务部门与档案管理部门的数字档案信息共享。工作中应坚持实事求是原则,以业务应用为导向,进一步提升干部人事档案专项审核下档案信息化建设水平,更好地服务于干部人事档案管理利用工作。

1干部人事档案专项审核下档案信息化建设的时代背景与新要求

在信息时代背景下,随着数字化进程加快,干部人事档案信息化建设有较强的现实性和必要性。传统纸质档案存在容易毁损、信息更新不及时、有效档案信息不全、查阅效率不高等问题。数字档案在查询便捷、高效规范、安全保护方面具有优势,如果管理严格,其真实性、完整性、可用性、安全性有保障。在进行干部人事档案专项审核的情况下,有必要推进档案信息化,将纸质档案转化为数字图像和数字文本进行安全保存和有效利用。

1.1干部人事档案管理具有特殊性

一是涉及材料覆盖范围广,收集难度大。干部人事档案涉及干部成长各个阶段的相关材料,包含个人履历、学历学位、专业技术职务、党团材料、政审、考核鉴定、奖惩、工资晋升、聘用合同、任免材料等,涉及的材料覆盖范围广,形成年代时间跨度大[1]。不同历史时期,国家对干部人事档案的管理要求不同,因此档案材料往往会存在着诸多差异,客观上造成了干部人事档案材料收集难度大,一旦在工作过程中因为外部影响因素或档案管理部门工作落实不到位,就可能造成档案材料收集不全,真假难辨等问题。推进干部人事档案信息化建设,能主动在线收集档案材料,保证档案的齐全完整。二是归档的标准不统一,管理难度高。干部人事档案涉及的类别多,是干部成长过程中方方面面的真实记录。但由于历史原因,一些组织人事档案管理部门在档案具体归档方面未形成统一标准,国家关于干部人事档案归档规定更多是从宏观层面进行指导。而各地出台的归档标准、归档范围和管理制度存在较大差异,导致干部人事档案专项审核工作在归档过程中出现了不规范、材料不统一等问题,不仅影响干部人事档案的完整性,也不利于数字图像和数字文本的规范。而随着干部人事档案专项审核工作的推进,对档案材料严格审核,统一归档标准,对实体档案与数字档案同步管理,提高了规范性。三是机密性高,安全要求高。干部人事档案涉及的政审材料、考核材料和个人经历内容都属于个人隐私,在人事档案管理过程中应给予一定的保护,只能在工作需要和特定条件下,由专门单位安排专人对其进行查询和借用。在这一过程中,必须制定档案查(借)阅规定,按照一定的审批流程进行,保障干部人事档案信息安全。可以说,干部人事档案在形成、管理、利用整个环节都具有极高的机密性,这对于干部人事档案管理部门提出了较高的工作要求。正是由于开展干部人事档案专项审核工作,制定和完善了档案查(借)阅规定,才能积极推进干部人事档案管理向更高效、更安全、更科学的方向发展。

1.2干部人事档案信息化建设较滞后

新修订的《中华人民共和国档案法》对档案信息化建设提出了明确要求。这一法律的出台,从法律层面确定了档案信息化建设的重要性和必要性。在干部人事档案管理工作中落实新《档案法》、《条例》,有必要将干部人事档案信息化建设作为重要工作,推动干部人事档案工作科学化、制度化、规范化。但从目前看,我国干部人事档案信息化建设还存在一些亟待解决的问题,在一定程度上弱化了干部人事档案工作效率,也不利于干部人事档案信息资源的整合和深度开发利用。一方面,重视程度不够,部分单位领导认为纸质档案管理就已经能够满足单位日常干部人事档案工作需求,没必要投入大量的人力、物力、财力推进干部人事档案信息化建设。在这种思想观念影响下,干部人事档案管理人员也存在着主观服务性不足,现代信息技术运用不全面、不深入等问题。另一方面,管理模式传统。无论是从思想意识还是技术手段方面看,都落后于时展趋势。传统的干部人事档案管理方法必然会被更为现代化的档案管理方法所取代,如果单位在干部人事档案信息化建设方面重视不足,就会落伍。因此无论对于单位而言,还是对于档案管理工作而言,有必要主动地引进干部人事档案信息系统,加大教育培训力度,推进档案管理信息化,更好地适应新时代干部人事档案管理的发展需要。

1.3干部人事档案信息化建设有新要求

一是形成数字档案,变被动收集为主动收集。新时代,无论是新《档案法》,还是《条例》,均明确了对档案信息化建设的具体要求。各单位在推进干部人事数字档案信息化建设时,应将数字干部人事档案信息收集作为重点工作,投入必要资金设备和人力,构建干部人事档案管理信息系统,通过严格规范档案目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份、安全管理等基本环节,将纸质人事档案转化成为数字人事档案,形成数字干部人事档案信息资源库,对纸质档案和数字档案严格审查对比,确保二者的一致性,保障数字干部人事档案信息的真实性、完整性和安全性。二是加强同步管理,构建统一的干部人事档案管理系统。在干部人事档案管理信息系统构建过程中一定要做到纸质档案与数字档案的同步管理,保持一致。在数字档案归档之前,一定要对相关材料进行严格审查,确保材料真实、完整,确保相关手续符合要求,对于缺少相关信息的应及时补办,严格把好材料入口关,将鉴定真实可靠的档案材料上传到干部人事档案管理系统,并按照十大分类进行管理,实现纸质档案与数字档案的有效融合,实现纸质档案与数字档案的同步管理、动态管理,保持二者一致。应对干部人事档案信息及时进行更新,确保干部人事档案管理系统信息与干部实际工作情况和履职情况相符。三是实施流程化管理,保障干部人事档案信息安全。干部人事档案信息具有一定的机密性,涉及干部工作的严肃性和干部权益。因此,在干部档案信息的查阅利用方面,需要按照一定的流程进行审批。应实施流程化管理,实现从申请、审批、查阅、借阅到归还的全程留痕,干部人事档案管理系统对各个环节进行信息登记,对档案外借和使用进行全流程追溯。还应通过权限设置,为不同层级的管理人员匹配相应的操作权限,非干部人事档案管理人员无法对系统进行操作,防止干部人事档案的信息被篡改、伪造或者外泄。

2干部人事档案信息化建设实践探索

干部人事档案信息既是单位选人用人的重要依据,也是推进新时代档案事业发展的重要数据来源。因此,在干部人事档案专项审核背景下,各级各地组织人事部门应该采取积极有效的措施,推进干部人事档案信息化建设。

2.1构建干部人事档案信息管理系统

干部人事档案信息管理系统是干部人事档案信息化建设的关键环节。在干部人事数字档案管理系统建设过程中应始终贯彻“功能齐全、操作简单”的设计理念[2]。干部人事档案管理部门应与开发单位进行广泛合作,并组成专门的研发团队,既要有专业的技术型人才主导,也要有干部人事档案管理人员参与,这样才能够确保研发出来的干部人事档案信息管理系统符合新时代干部人事档案管理需要,体现现代信息技术优势。干部人事档案管理系统(1)应具备系统登录、档案管理、名册管理、查阅管理、借阅转出、系统管理等六大模块,能够实现档案信息接收、建档管理、业务管理、名册管理、转档管理、目录打印、工作日志、安全管理、上报信息和系统管理等诸多功能,确保数字干部人事档案管理系统能够与本单位的业务系统以及上级部门的干部人事档案管理系统实现无缝对接。在应用查询方面,应结合新时代移动信息查询需要,围绕移动设备用户需求开设相关端口登录系统,有关人员可通过身份验证对相关干部人事档案信息进行读取和操作。同时要对管理系统界面进行优化,既要确保内容和页面设置的一致性,又要符合手机和平板电脑等移动智能终端使用者的习惯。从数据安全保障方面看,应根据不同用户和部门的使用和管理权限,设置不同分组,对所有操作都要在本系统中记录留痕。记录应包含操作人员的单位、姓名、操作时间、操作内容、操作人员的机器IP等,一旦出现问题,可根据相关信息查到具体的人员。可借助区块链技术对关键数据进行加密,确保人事档案信息系统信息安全可靠,防止重要数据遗失或被他人窃取。

2.2提供软硬件设备支持

干部人事档案管理部门应结合数字干部人事档案管理的现实需要提供必要的资金,引进相应的软硬件设备。硬件设备方面,应为干部人事档案信息化管理提供专门的库房,库房要有一定的安保措施,对门窗要进行加固,对库房的温度、湿度进行全程监测,对于内网和外网线路进行物理隔绝,地板要进行静电处理,确保干部人事档案信息安全[3]。同时要购置必要的计算机扫描设备、打印设备,为人事档案数字化转型和档案系统建设提供必要的技术支持。软件方面,应构建干部人事档案管理信息系统,对信息系统进行定期维护和优化,并结合新时代数字干部人事档案管理实际需要,不断地更新和升级相应的软件系统,确保干部人事档案信息化建设真正落实到位。

2.3提供人员组织与技术保障

数字干部人事档案管理工作是一项复杂的系统工程,既需要单位从宏观层面对这项工作进行精准指导,同时也要看到干部人事档案管理的巨大工作量,为其提供必要的组织保障、人员保障和技术保障。组织保障层面,有关领导和部门应充分认识数字干部人事档案管理的必要性和重要性,加大对干部人事档案管理工作及人员的关心和支持,成立专门领导小组对干部人事档案数字化管理遇到的技术难题和其他问题进行研究,制定实施可行方案,增强数字干部人事档案管理的组织保障。人员保障层面,当前从事干部人事档案管理工作的专职人员还相对少,很多人员都属于兼职性质,因此组织人事部门和干部人事档案管理机构应结合新时期数字干部人事档案管理的实际需要,强化人才队伍建设,选好配强从事干部人事档案管理信息化的工作人员,为开展工作提供扎实的人才保障。技术保障层面,应加强与第三方企业合作,结合干部人事档案信息化建设的实际需要,从图像处理、数据储存、数据备份、数据交换、安全管理、数据库建设、数据验收等多个方面入手,对相关技术给予更新和完善,切实保障数字干部人事档案的真实性、完整性、安全性。

2.4对专项审核各环节严格把关

干部人事档案专项审核的质量对数字干部人事档案管理起着至关重要的作用。在干部人事档案信息化管理过程中,为了确保各环节审核工作的质量,有必要结合干部人事档案专项审核工作,保证专项审核工作遗留问题已处理、涉嫌涂改造假档案内容已调查核实,重要信息前后记载不一致已查核认定。应重点对干部“三龄两历一身份”进行专项审核。如在审核过程中发现更改年龄情况,应对当事人档案最早材料进行核实,以最早材料出生日期为准。如果最早材料丢失,则需要派专人到当事人户籍地查阅相关户籍档案,由公安部门出具证明,认定其出生日期,然后再按照相关流程对年龄进行确认和修改。在干部人事档案专项审核背景下,干部人事档案管理信息化建设具有其重要性和必要性。构建干部人事数字档案信息管理系统,推进数字档案管理,可以使干部人事档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变,进一步提升干部人事档案的制度化、规范化、科学化、信息化水平。积极推进干部人事档案信息化建设,不仅能解决传统纸质档案遗失和损毁问题,还能有效地防止干部人事档案信息人为涂改和造假情况,为干部人事档案管理增加一道安全防线。我们应积极运用现代信息技术,推进数字干部人事档案管理,提升档案管理效率,充分发挥数字信息技术在干部人事档案管理工作中的安全保存、高效管理和有效利用功能,更好地为干部人事工作服务。

参考文献:

[1]高凌宇,谢东坤,刘亚.企业干部人事档案管理实践[J].中国档案,2021(11):64—65.

[2]马娥.干部人事档案工作的管理与思考[J].档案管理,2020(04):84—85.

[3]刘岁梅.干部人事电子档案的价值实现与有效利用[J].档案管理,2021(05):90—91.

作者:李宛蓉 单位:贵州大学