谈高校人事档案管理员的职业发展路径

谈高校人事档案管理员的职业发展路径

2021年,中组部部署开展了新一轮干部人事档案专项审核工作,这是继2015年专项审核之后又一次对干部人事档案的大体检。这次干部人事档案审核将范围扩大至中层管理人员及副高级以上专业技术职务人员,对审核标准进行了细化,对档案问题的处理力度进行了进一步提升。这次专项审核是党中央向干部人事档案造假现象的再次“亮剑”,彰显其维护干部人事档案严肃性和公信力的决心和韧性,进一步强调了干部人事档案在干部工作中的基础作用。新一轮干部人事档案专项审核对高校干部人事档案进行了一次深入体检,发现了诸多问题,也让档案管理人员再次进入大众视野并反思其职业发展。大数据时代,在“后保管”理念指导下,高校人事档案管理员应该明确树立知识服务者的目标,找到自己的准确发力点并为之付出全部,开辟未来可期的专业化发展道路。

一、干部人事档案审核中的突出问题

为了解高校干部人事档案专项审核的实际状况,笔者走访了6所高校,侧重于人事档案管理员的职业发展,对高校人事档案管理员进行了深入访谈。访谈中,管理员都畅所欲言,每个人反映出来的问题各不相同。总结起来,既有档案本身固有的问题,又有随着时展出现的新问题,这些问题应该引起我们足够的关注。

(一)“三龄两历”基本信息填写不一致

“三龄”是指年龄、工龄、党龄,“两历”是指学历学位、工作经历。高校干部的“三龄两历”是干部档案的核心,是专项审核中重点关注点和风险点的主要分布区域,其准确性是干部选拔任用的先决条件。汇总专项审核中的问题,发现“三龄两历”记载不一致或有改动是主要问题,占比在百分之九十以上,这其中以年龄填写混乱最为典型。“三龄两历”中其余信息记载不一致的情况较少,仅有的情况表现为:将第一份没有社保的工作时间当做参加工作时间;在职学历填成全日制学历;学习经历起始时间有差异;党龄方面主要问题表现为对入党介绍人记忆不准确,误将辅导员作为介绍人的情况较多。此外,审核中还发现部分干部存在入团年龄不达标问题,如1978年10月份以后规定入团年龄是14周岁,很多教师入团时只有13岁。

(二)部分档案材料不齐全

档案材料的完整性是干部人事档案最起码的要求,是保证审核结果准确全面的先决条件。然而现实中,缺少档案材料的现象却非常普遍,比如现在的多数人事档案都缺少录取名册、学历学位证书彩印件及任免考察材料等。另外,由于历史原因,缺少工资材料的情况也不在少数。所以这些都严重拖慢了审核的进度,甚至部分还影响了审核的质量。

(三)部分高校专项审核进度缓慢

深入这些高校调研发现其有两个共同点:一是人员有限,达不到1人管理1000卷的指标,出现很多1人管理3000卷档案的局面;二是工作方式落后,分析问题依靠纸笔,日常工作消耗品主要是铅笔、橡皮和胶棒,计算机的主要作用就是出表格和目录。有限的人员,用传统的方式来进行专项考核,显然进度会拖慢。

(四)档案新生代管理员难堪重任,应对急难问题需要依靠“老人事”

专项审核过程中,在应对急难险重任务时,工作多年甚至一辈子的“老人事”作用非常突出,档案新生代则处辅助地位的情况较多,因为经验丰富的“老人事”处理问题准确性明显更高。比如,在分析某出生时间差两年的干部档案时,我们会从学习经历上找疑点,当发现初中到高中只用了四年时,以常规的人事档案知识判断,这是重大疑点,调研方向因此会产生变化。但是“老人事”凭借其多年经验和亲身经历却会告诉你,这种情况在某个时期内是可能的。

(五)档案新生代管理员对工作缺乏激情,对职业发展感到迷茫

人永远是管理中最积极、最活跃的因素,在干部人事档案工作中这一点尤其突出。调研中发现,专审进度快的单位必有兢兢业业、对工作充满干劲的“老人事”当带头人;而进度慢的单位,主要力量是档案新生代,新生代对工作能认真负责,但冲劲不足,缺乏工作激情。普遍认为人事档案的这种保管、整理和查询工作,除了因归属于组织人事部门而有工作地位上的优越感外,找不到增加自己成就感的维度,对职业的发展感到迷茫。

二、原因分析

人事档案作为管理的后端,对专项审核中发现的“三龄两历”及材料缺失问题,无法从源头上杜绝,只能在应对措施上加以强化。然而,调研中反映出来的其他问题,尤其是关于人的问题,却是可以从源头上改善,甚至可以达到杜绝其产生。对这类问题,我们应该重点关注,深入分析,以期找到应对之道。

(一)人事档案信息化建设不深入

近年来,以大数据、云计算、人工智能等为代表的新技术迅猛发展,它们正以不可阻挡的势头变革着社会的每一个角落。比如在教育领域,MOOCs、翻转课堂、移动学习、智慧校园等从理论迅速走进了大中小学的课堂,给教育工作者带来思维方式和教学方式的重大变革,有力促进了教育事业的发展。新技术与教育工作相结合,利用技术在提高教学效率和质量的同时,还能充分发挥年轻人的知识体系优势和信息素养,吸引更多年轻人加入教育行业,所以教育行业呈现一片欣欣向荣的繁荣景象。反观干部人事档案领域,虽然也在推进档案信息化建设,但好像没有找到着力点。很多高校档案信息化呈现“有化无用”的状况,另有相当数量的高校没有推进信息化建设。新技术并没有与人事档案工作深入融合,这既影响了工作效率和质量的提升,又因与大数据时代脱节而使人事档案工作失去了对新生代的吸引力,间接影响了新老交替的质量。

(二)隐性知识缺乏,制约新生代管理员实力提升

知识有显性和隐性之分,显性知识最容易被获取,而隐性知识需要被挖掘,很难直接吸收。当前,新生代档案管理员可以凭借精力充沛和学习能力快速吸收档案领域的显性知识(如档案学知识、档案审核鉴定知识及相关技能),但对于存于“老人事”头脑中的经验、判断力、社会阅历等却找不到快速吸收的渠道,只能通过“老人事”日积月累的口耳相传。一旦“老人事”退休,新生代管理员就失去了学习的渠道,只能自己摸着石头过河。隐性知识是判断疑难问题的关键,它的缺乏会影响分析研判的走向,既影响工作效率又可能降低工作质量,严重制约了新生代档案管理员实力的提升。

(三)成就感和社会地位低,降低了职业吸引力

要做好一项工作,必须有强烈的主观能动性,而主观能动性的产生必然要有动机的激发。一个人在工作中能通过努力获得成就感就会强化其做事的动机,促使其对工作产生热情和兴趣。当前以保管为重心的人事档案工作,主要工作业务就是整理和提供查询服务,因此普遍不受到重视,社会地位低。从事这项不受重视的工作,机械性的重复劳动多,技术含量低,对专业要求门槛低,很容易被取代。面对几乎人人都能干又没有技术含量和社会地位的工作,档案新生代很难产生工作成就感和优越感,继而对这份职业失去了兴趣。

三、后保管模式下人事档案管理员的职业发展路径

1996年,在第十三届国际档案大会上,加拿大档案学者特里•库克分析了档案工作的目的与档案工作者的职责,系统阐述了档案领域应该进入“后保管模式”的观点。“后保管模式”强调“档案部门将传统理论对实体保管对象——实态文件的关注,转变成对文件、文件形成者及其形成过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性的关注。”档案人员应该针对用户的需求,通过对显性及隐性知识的挖掘,加工成系统性的知识提供给用户,而不再是仅提供查询和整理的体力劳动者。它是档案工作者寻求自身角色定位的产物,内容涉及档案管理模式、服务理念、档案学理论的调整适应或重新建构等方面。“后保管模式”的提出,给档案工作者一个全新的、受人尊重的角色——知识服务者,提出将其由体力劳动者转变为脑力劳动者的观点,给予档案人员极大的鼓舞和信心,点明了成为档案专家的未来发展方向,提高了档案工作者的社会地位并切实激发其工作热情。这一理论在人事档案领域的应用,将给当下迷茫的人事档案管理人员树立清晰的职业发展目标,指明努力的方向,促其走上一条全新的专业化发展道路,更将给人事档案事业的新发展创造不竭的动力源泉。

(一)善于学习:吸收新理论,重建知识结构

后保管模式下,档案管理人员要能乘大数据时展的东风,走知识服务者的专业化发展道路,必须系统学习这个崭新领域的相关理论知识,如知识管理理论、库克档案范式思想、后保管模式、信息加工理论、大数据及人工智能应用知识等,并在实践中逐渐内化。唯有如此,才能在新的知识体系下,提升自己的素养,看清自己的发展道路,准确找到自己的定位,准确理解技术对于本职工作的作用和恰当方式。

(二)善于内化:理论融于实践,找准新定位

要在大数据时代找到自己的职业发展道路,除了具备足够的理论知识外,还应该将理论和模式引入自己的实际工作,从工作中给自己重新定位并内化理念。不同于后保管模式下大档案的研究对象,人事档案工作面对的是单一的干部档案,服务的是各单位的领导层。要做知识服务者,人事档案管理人员应该摒弃简单查询管理的思维,利用各种技术工具在对人事档案全面分析的基础上,挖掘其背后的隐性知识,形成对干部全面、鲜活的系统性评价,为每一名干部精准画像,以独特性的分析结果辅助领导对干部队伍建设进行决策。

(三)善于策划:设计活动,提高人事数据质量

大数据时代,各种新技术层出不穷,理论上利用大数据技术对人事管理过程中产生的信息进行聚类、数字化定量和关联分析,预测干部队伍的发展趋势并做到人岗精准匹配。然而技术早就成熟,理论上的这种结果却一直未出现。大数据技术的分析,依赖于先进的技术,也离不开足够有效的数据。面对当前千篇一律的人事档案资料(比如展现干部最新发展和成果的考核材料),技术再先进,也无法通过分析低质的数据来提供给我们预想的支持。所以,提升数据质量应该成为我们当下努力的重点。借鉴库克“认同”档案范式思想,干部人事档案工作者应该创造性地去设计开发一些活动,通过这些活动培养干部的身份认同感、组织归属感、职业历史感和使命感,以提高其对档案资料的认识和重视,进而促其真实、全面、鲜活地记录自己和展示自己。如此形成的信息才能真实反映干部的全部,才能给我们有效利用技术提供底层支持。开阔思路、发散思维,创造性地开发相关活动将成为干部人事档案人员职业化发展道路上的重要一环。

四、结语

新一轮干部人事档案专项审核工作,大数据的时代背景和“后保管”理论的指导,为干部人事档案管理人员的发展指出了一条可供努力的职业发展道路。干部人事档案管理人员应该抓住这个机遇,为实现做知识服务者的目标做足准备、克服困难,充分挖掘自身潜力,完成自身角色的华丽转型。当然,干部人事档案管理人员的角色转型和职业发展并不能仅靠管理人员的一厢情愿,由于涉及工作重心、管理模式等一系列问题,还需要干部人事档案的相关领导、主管机构及全社会的共同努力。我们坚信,干部人事档案管理人员必将走上未来可期的专业化发展道路,干部队伍建设必将走上新台阶。

作者:王娇 单位:山东农业大学党委组织部