摘要：在新形势下，我国事业单位得到迅速发展，对人事管理工作提出了新的要求，即更加注重人事管理的先进化、制度化、规范化。档案管理作为事业单位人事管理中必不可少的一环，其工作效果的好坏直接关系到人事管理工作的成效。为此，事业单位必须充分认识到做好人事档案管理的必要性，紧跟时代的发展趋势来不断优化和创新人事档案管理工作方法、工作模式，从而提高事业单位人事档案管理的实效性，为事业单位的稳步持续发展奠定良好的基础。
关键词：新形势；事业单位；人事档案；管理策略
引言
在事业单位运营过程中，涉及到众多的部门，职工资料相对较为繁杂，这就给人事档案管理工作带来较大的难度。事业单位人事档案主要是对本单位内部所有职工的基本信息、工作表现、社会经验等信息进行详细记录的资料，该资料也是开展职工选用、培养等工作的重要依据。随着社会的不断进步，以往的人事档案管理方式方法已不能满足事业单位发展的需要，尤其是在信息化时代背景下，传统管理方式方法的操作复杂，工作量较大，不仅增大了工作人员的工作压力，还很可能出现错误。为此，事业单位必须加强对人事档案管理的创新工作，注重先进管理理念与管理技术的有效运用，从而确保人事档案管理功能能够很好地适应新形势发展的需要。
1做好人事档案管理工作的必要性
1.1有利于开展职工绩效考核与工作分配
通常而言，事业单位都具备专属的绩效考核系统与工作分配规范，通过做好人事档案管理工作，可实现对单位内部全体职工档案的统一化管理，更加全面的获取到职工的各种情况与具体工作表现等数据信息，从而为后续职工的绩效考核、工作分配提供一定的依据，确保人事管理工作的公平、公正、高效开展[1]。同时，人事档案管理对事业单位内部职工的个人发展、人力资源规划均具备非常重要的意义，可以协助事业单位在今后的人事管理中均可以获得更加系统、全面的发展规划。
1.2有助于监督且激励职工积极进取
对于事业单位的职工而言，人事档案会伴随其一生，成为其生活和工作中必不可少的一笔，所以事业单位人事管理人员必须对每位职工的档案进行准确无误的记录，可见，人事档案管理工作不仅对事业单位的发展起着重要作用，还对职工的一生具有深远的影响，可以在职工的日常生活和工作中发挥监督和激励作用，促使其始终以一种积极、严谨的态度，自觉监督和约束自己的一言一行，从而督促职工形成正确的三观和思想意识[2]。
1.3有利于促进我国人力资源改革的不断深入
当前，我国社会、经济及科技水平的显著提升，导致我国各企事业单位对人力资源的规划、使用提出了更加严格的要求，在这一新形势下，事业单位必须与时俱进，加强对人事档案管理的创新和改革工作，使之能够更好地贴合当代人力资源规划使用的需求。为此，在实际人事档案管理工作中，事业单位需要切实做好档案的储存、分类、整理及保管工作，以便在后期更加科学的开展人力资源定向培养与规划工作，可以说，只有具备一份真实、完备的参考数据，才能够确保人才资源规划与使用方案的合理性、可行性。
2事业单位人事档案管理工作的现状
2.1缺乏健全的管理机制
就当前事业单位人事管理开展情况而言，很多领导者和管理者都缺乏对人事档案管理工作的准确认识，片面的认为只是一项保管的事务性工作，由于上级的不重视，导致人事档案管理人员的工作态度也比较懈怠，甚至有的事业单位领导者和管理者错误的认为，人事档案管理仅仅是一项辅助性工作，这种思想就导致档案管理人员在日常工作中得不到重视，阻碍其自我价值的实现，久而久之，就会严重影响事业单位人事档案管理工作的质量[3]。
2.2信息化程度较低
现阶段，事业单位人事档案管理工作主要以纸质档案与电子档案为主，然而很多事业单位都缺乏完善的基础设施配置，在实际人事档案管理工作中依然使用陈旧、落后的硬件设备设施，并未及时配置档案管理所需的电子设备，如：扫描仪、计算机等，从而造成人事档案管理的信息化水平较低，不利于事业单位人事档案管理的长远发展。另外，有的事业单位当前依然存在人工文字记录档案的情况，并未实现无纸化办公，这种方式对档案保管的安全性、完整性是非常不利的，且整个工作效率也比较低。
2.3档案管理人员的整体素质有待提升
由于人事档案内容涵盖了职工生活与工作的各个方面，详细地记录着职工的成长信息和发展情况，具备很高的使用价值，且对保密性具备非常高的要求，所以对档案管理人员的整体素质也有着更高的要求，尤其是在信息化时代背景下，要求档案管理人员既要具备传统档案管理能力，还要具备良好的计算机应用能力[4]。然而当前事业单位人事档案管理人员普遍缺乏这些能力，这就难以满足新形势下事业单位人事管理的需要。另外，当前事业单位人事档案管理中的工作人员大多是兼职，这些人员往往很难专心开展工作，日常工作也只会对档案文件进行分类归档，没有进行严谨的处理，这就严重影响到档案管理的质量。
3强化新形势下事业单位人事档案管理的有效策略
3.1健全人事档案管理机制
首先，提高对人事档案管理的重视程度。要想有效提高人事档案管理工作的水平，首先必须正确认识人事档案。所以强化档案管理人员、领导者、管理者及全体职工的档案意识、利用意识显得尤为关键。基于此，在日常人事档案管理工作中，人事部门必须做好人事档案相关知识的宣传工作，及时转变档案管理工作人员的思想观念，使之充分认识到自己的岗位职责与工作性质，利用先进的档案管理理念，不断提升自身的信息化素养、精细化工作能力、管理服务素质，增强其职业认同感，准确认识到人事档案管理工作的实际价值，树立良好的责任感和敬业精神。同时，人事管理人员应积极向广大职工群众宣传档案对其个人成长发展的必要性，由于职工的工作表现、人生经历、政治面貌等均体现在人事档案中，所以职工应积极配合管理人员的工作，确保档案管理工作的顺利开展。另外，事业单位需要确保负责人事档案管理的工作人员的专业性与稳定性，尽量减少兼职人员的比例，保证单位内部职工的各项档案信息得到及时准确地记录、更新及核对，最终确保人事档案管理工作的顺利展开[5]。其次，科学管理人事档案，制定科学的管理制度。事业单位人事档案管理有着很强的综合性，要想获得理想的人事档案管理效果，除了需要人事档案管理部门的努力以外，还需要事业单位内部其他各部门的积极配合，所以事业单位需要结合自身具体情况，制定完善科学的人事档案管理制度，以“金字塔式”的责任层级方式来合理划分人事单位内各部门的职责，通过分工协作的方式来对广大职工群众的档案信息进行收集、分类、整理及记录，以此来有效提高人事档案管理工作的效率，节约成本，实现对人事档案的合理化、系统化管理。最后，强化人事档案管理的制度化建设。在人事档案管理工作中，事业单位必须严格按照党中央提出的“从严管档”的要求，全面建立从严管档长效体系，对国家对于档案工作的各项制度规定进行有效整理，然后立足于自身实际情况，明确档案管理要求、管理考核制度、责任追究制度等，以此来对人事档案管理的收集、整理、调用等各个工作环节进行规范，从而切实提高人事档案管理工作的效率与质量。如：针对人事档案的调阅，需要建立调阅登记备案制度，任何人或是组织调阅人事档案，必须得到档案部门或是档案当事人的书面同意；若人事档案信息被查阅、转递过程中发生错误时，应得到本人同意，再进行相应的修改或是补充。
3.2完善基础设施建设，提高信息化程度
在新形势背景下，事业单位必须积极顺应时展的需求，结合本单位人事档案管理的具体情况，不断完善相关基础设施建设。尤其是针对档案库房的建设，既要合理把控库房的空间大小，还应合理把控库房的温湿度、安全性、通风性、硬件设备设施的质量等；同时，需做好档案库房的隔断处理，以此来有效保护人事档案的安全性与完整。随着信息化技术的广泛应用，人事档案电子化管理已是大势所趋。众所周知，事业单位人事档案储存量非常大，管理工作比较繁杂，对管理人员录入人事档案资料、调阅档案数据信息等有着很高的要求，仅仅依靠人力难以满足工作本身的需求。基于此，在具体工作中，事业单位应加大对人事档案管理资金的投入力度，及时配备先进的档案管理电子设备，包括：电脑、扫描仪等设备设施，并在此基础上，对先进的信息化技术进行有效利用，构建信息化、电子化档案管理系统，实现对事业单位内部全体职工的档案的统一化管理，安排专人对人事档案进行管理，单独储存，分开存阅，以电子化的形式来查找档案，从而实现信息共享，有效减轻档案管理人员的工作压力，实现对人事档案数据信息的准确、迅速收集、整理、查询及调阅[6]。同时，网络时代下必然要面临着计算机病毒，而对于人事电子档案的信息而言，在传输过程中可能面临计算机病毒感染的风险，信息化档案管理系统也可能面临不法分子、病毒等攻击，这就严重威胁到人事电子档案信息的安全性和完整性，出现资源泄漏、丢失等问题。为此，事业单位必须在建设信息化人事档案管理的过程中，加强安全防范工作，具体做到以下几点：①提高档案管理人员的安全保密意识，结合我国档案工作的相关规范和要求，制定科学严格的人事档案管理安全保密制度，以此来有效约束管理人员的操作行为；②制定人事电子档案管理工作的责任制度，明确各岗位人员的工作职责，定期对电子档案进行复查，避免由于一些因素而造成原始样本错误。还需加强对电子档案查询、使用情况的监督，避免出现档案资料泄漏问题的发生；③基于技术性层面来加强对信息化人事档案系统的保护，即通过加密技术、防火墙技术、无线射频技术、芯片智能识别技术等，来提高档案信息的安全。
3.3提高档案管理人员的整体素质
对于任何企事业单位而言，人才都是第一生产力，能够为自身的进步和发展提供源源不断的动力。在事业单位人事档案管理工作中，人才是主要服务对象，还是档案管理工作的主体。要想确保人事档案管理工作的有效性，促进事业单位更加稳步健康的发展，就必须构建一支高素质的优秀档案管理队伍，不断提高人事档案管理人员的专业技能与职业素养，提高这一岗位人员的稳定性和固定性，并加强对档案管理人员的教育培训与考核，促使其不断学习、提升自我，从而更好地满足新形势下事业单位人事管理工作与发展的需要。具体做到以下几点：①加强对人事档案管理人员的教育培训力度，通过定期开展相关专业培训，或是邀请专业档案管理专家或是国际优秀团队到单位内部开展讲座、经验分享，让档案管理人员能够及时掌握更加先进、全面的档案管理理论知识与管理技能，学会更加科学有效的人事档案管理程序与内容，并促使其积极探究新理论、新技术、新方法，以此来推动人事档案管理工作的高质高效开展。同时，在信息化时代背景下，人事档案管理人员应积极学习计算机技术，不断提高自身的综合实力，以便更好地适应新形势人事档案管理工作；②严格把关人才选用环节，事业单位需要积极向社会招聘优秀的档案管理人才，选择专业能力好、政治觉悟高、作风正派、责任心强的人才，并做好上岗培训工作，确保所选人才能够满足本单位档案管理的需要；③制定科学完善的绩效考核与激励制度，将人事管理人员的薪酬待遇、岗位谨慎与绩效考核相挂钩，针对工作表现优秀的人员，给予一定的奖励，以此来调动其工作热情，改变其以往被动的工作态度，全身心的投入到人事档案管理工作之中。
4结语
综上所述，随着社会的不断发展，以往的人事档案管理模式已无法满足事业单位自身发展与职工发展的需要，为此事业单位必须立足于新形势，清晰地认识到人事档案管理工作开展的意义和价值，结合党中央关于档案管理的相关规定，并深入分析自身当前人事档案管理工作存在的不足与问题，提出针对性地解决办法，建立科学完善的人事档案管理制度，加强信息化、现代化的人事档案管理建设，有效提高档案管理人员的业务能力与职业素养，从而促进人事档案管理工作的高质量、高效率开展。
作者：张亚梅 单位：甘肃省天水公路事业发展中心