基层档案管理人才队伍建设的思考

2022-09-21 16:44:37 来源:写作指导

[摘要]档案记录了社会各方面发展过程中获取的宝贵材料,有效保管好相关档案资料,对于今后社会发展以及人类文明进步都有着至关重要的作用。从某种程度说,档案管理工作并非易事,需要管理人员具备极高的政治思想素养,同时也要兼顾极强的档案管理业务能力,只有做好人才队伍建设工作,才能保证档案事业有序且长效地落实实施。本文通过对现阶段档案管理工作中人才建设产生的问题进行研究,希望提出有效解决方案和策略,提升档案管理工作效率和质量。

[关键词]基层档案管理;人才建设;策略

随着社会不断进步和发展,各种信息更迭速度极快。高新技术的发展是一把双刃剑,一方面能够促进信息有效快速更迭,另一方面也容易导致人们忽略有效信息的运用,造成资源浪费,档案管理工作可对这一问题进行弥补,因此,档案管理人才队伍建设尤为重要。只有做好人才队伍建设,才能有效推动档案管理工作高效有序进行。对档案管理工作者不仅要进行初步能力培养,在入职后也要定期进行继续教育,提升专业技能,提高综合素养,保证档案管理部门工作顺利、高效进行。

一、现阶段基层档案管理人才建设中的问题

由于社会对档案管理人才的偏见,认为这是一项低技术含量的工作,从而导致大量人才流失,造成档案管理人员队伍匮乏的现状。又由于缺乏人才,难以使大量先进科学思想融入这一队伍中,造成社会需要与档案管理部门实际能力之间的偏差,档案部门难以真正满足社会对档案资料管理的需求,从而这也就阻碍了社会的发展进步[1]。没有先前的资料经验作为保障,容易使相关机构决策时缺乏科学性,而仅仅通过对未来的预设进行决策远远难以达到实际效果。要加强对基层档案管理人才建设,能够有效保障各项档案资料能够得到有效利用,从而能够保证从业人员学习效果的提升,进一步促进个人学习能力的提高。与此同时,在档案管理过程中,要加强档案人才建设,注重对档案管理人员的培养,从而能够进一步保证档案管理工作的有效运行,提升档案管理的效率和质量。现阶段档案管理过程中,缺乏相应的档案专业人员,从而导致在档案管理过程中容易出现偏差,档案工作难以有效开展,许多高质量的档案资料容易出现缺失的问题,各种工作难以顺利开展,从而容易导致档案管理人员在管理过程中欠缺相应的档案管理方法,使得档案管理每一环节都容易出现漏洞,从而难以有效提高档案管理的效率。现在许多管理人员并非专业出身,这也就造成了档案管理工作的专业化不强,容易在工作中出现诸多问题。而人才队伍管理结构不合理也是现行档案部门的一大问题所在,影响档案管理工作的效率和整体质量,人才流动较大。在人才结构上,具有大量兼职人员,导致管理工作缺乏长期稳定性,经常性的人员调动,会造成相关档案资料的缺失和遗漏。并且上级门没有做好相关人员的提升空间工作,导致档案管理人员的发展空间狭窄,这也就进一步造成人员结构的缺失。在这样的档案管理过程中,相关档案管理人才队伍不够健全,缺少专业的档案管理人员,导致档案管理过程中缺少完善的制度,各项档案管理工作难以有效落实。

二、如何提升基层档案管理人才队伍建设

(一)健全人才管理制度,提高人才思想认识

没有规矩不成方圆,任何组织机构发展第一步就是要确定适应本部门需要的规章制度,从而保证相关人员能够长期稳定发展[2]。在进行工作人员的考核选拔中,也要有相应的规章制度作为保障,需要人员具备基本的档案管理方面的知识和技能。同时,仅仅依靠前期人员选拔制度远远不能满足档案管理工作对相关管理人员的需求,在后期管理工作中,组织部门也要进行定期的考核或定期的竞赛,调动档案管理人员的积极性,充分使他们认识到管理工作的重要性,提升自身的观念意识和工作能力。上级领导部门要加强对人才管理制度的完善,不断保证人才管理过程中不断落实相关政策,从而才能有效提升人才管理效率和质量。相关制度制定要符合档案管理人员的需要,促进档案管理人员工作效率的提高,这样才能有效保证相关工作的落实,提升档案管理质量。防止出现档案缺失的情况,使得每一份档案都能得到充分利用。例如,在档案管理工作开展的过程中,管理人员必须要保证档案信息的安全,防止信息泄露,这要求管理人员有较为严谨的保密意识。在员工入职前进行相关考核制度,通过考试加面试的方式进行应聘人员的一层筛选,经过初层筛选的人员可以准备相关工作事项,比如入职前的体检工作、思想考核工作、人员家庭背景调查工作,等等,选拔出具有保密意识的管理人员。在工作第一年时,要设置相应的考核制度,如是否能够做好资料的收集、整理、检索工作,是否具有档案保护、档案文献编辑、档案管理等专业知识,通过一年的实践工作考核人员是否能够胜任相关工作。通过这一层的筛选,能够有效帮助档案管理部门选择真正适应该岗位的管理人员,从而做好档案管理工作。也要定期对转正的档案管理工作人员进行教育和培养,帮助档案人员可以提高自己的工作质量,也会有效促进档案人员工作效率的提升。通过综合考核各方面的因素,可以有效提高相关人员的工作积极性,也有助于领导部门及时对表现优秀的员工进行表扬和奖励。通过这种方式可以有效提高档案管理人员的工作积极性,进一步促进相关工作人员工作热情的提高。对于在工作过程中遇到紧急情况并且能够巧妙运用相关专业知识,进行问题解决的个体来说,领导部门也要制定相关奖励政策进行激励,从而也会有效提高工作人员的工作积极性,进一步促进工作效果的提高。

(二)人才结构适应实际需要,提高人才观念意识

现阶段的档案部门人才组成结构有各类人员,更多以兼职档案管理人员为主,且很少有档案管理专业技术人员,这就在一定程度上为管理工作造成了阻碍和困扰。管理人员缺乏专业性知识和概念,难以意识到管理工作的重要性,并且人员流动性较大,使得管理工作不稳定,造成了许多管理问题。倘若管理人员更迭速度快,在人员交接过程中如果没有做好衔接工作,又容易造成个别档案资料的丢失。这就要求基层档案部门要做好人才结构管理工作,提升档案管理人才观念意识,不断进行相关档案管理知识的讲解和教育,培养档案管理人员的责任意识感,保证档案部门人才结构稳定性,减少人员流动[3]。如果遇到难以控制的人员流动情况,也要尽可能地做好人员工作交接,上级部门也要加强对交接工作的审核,防止相关档案资料的遗失。对于不同领域方面的资料来说,需要及时按照相关政策和制度规定进行信息的优化,合理进行分类,加强对于相关信息知识的补充,从而才能有效保证各项工作的运行和开展,才会促进各项工作的落实,从而有效提高档案资料的利用效率,提升档案信息质量。例如,要保证档案管理部门人才结构的稳定性,基层组织部门要做好管理工作人员的福利待遇工作,最大限度地吸引广大优秀人才投入档案管理行业,提高档案管理工作的吸引性。其次,对于档案管理应聘人员要做好基本的了解,保证相关人员能够长期从事档案管理岗位,做好劳动协议签署。最后,任何人员都希望在某一领域能够发光发彩,档案管理领域同样也需要为管理人员提供这样的平台和机会,保证档案管理人员发展空间,为其提供进步空间,提升这一职业的灵活性以及技术性,从而吸引人才投入这一行业。这样才会有效提高工作效率,也会不断提升档案管理工作模式的运用,从而才会保证各项工作的有效开展。相关工作的落实与实施,需要优秀的方案管理部门人才不断涌入管理工作中,从而才会有效提高档案信息管理的质量和效率;同时也要注意档案信息的收集和管理,提高每一个人档案信息资料管理的意识,从而才能保证各项有价值的信息资料得到保存,从而才会进一步提升工作人员档案信息管理的效果。由此看来,要想档案管理部门人才结构适应实际需要,就要不断提高管理人员观念意识,提升相应人员的工作能力,从而不断保证档案管理人才结构的稳定性,促使档案部门不断繁荣发展。同时也要调动集体档案信息资料收集和管理的意识,及时进行有价值信息资料的管理和分类,从而才能有效提升各项管理工作中的问题所在,保证各项工作的平稳落实。只有调动集体的力量,才会不断在档案管理中高效开展各项工作,将工作落实到实处。进一步保证相关工作人员工作素质的提高。

(三)提供继续教育途径,提高人才业务素质

现在社会不断发展,信息更迭速度更是超乎人们想象,相应的档案资料管理不能完全依附于传统的档案管理模式,必须与时俱进,结合现代社会对档案资料的需求,提升档案管理人员知识技能,保证档案部门工作适应社会发展需要[4]。现代化的管理模式大大提升了档案管理部门的工作效率,也对档案管理人员的知识和能力有了更高的要求,在书本上所学习的相关理论知识必须要在实践中进行应用才能够实际掌握。同时,在现代高科技的引入背景下,许多原有的知识概念已不适应现代档案管理工作的发展需求,需要管理人员定期进行知识学习,提升个人的档案管理技能[5],不断吸取各种与时俱进的管理模式和方法,不断注入新鲜血液,丰富档案管理思想,促使管理工作更好进行。领导部门要不断创设各种渠道,从而提高各项工作质量,有效保证各项工作都能得到有效提升。通过线上线下相结合的再教育模式,同时结合线下实践练习,可以有效提高管理人员工作积极性,也会进一步保证各项工作顺利开展和实施。例如,档案部门要为档案管理人员提供多种成长和发展的途径和渠道,要为管理人员继续教育提供相应的平台,学无止境、学海无涯,任何一个领域都需要不断学习才能够保持长期稳定发展,社会在进步,人们当下所经历的今后也都会成为历史[6],因此在发展过程中不仅要总结历史经验和教训,而且还要广泛吸取新鲜的知识和思想,不断为个人工作领域注入新鲜的理论知识和思想观念,从而保证个人工作的有效、高质量地完成。随着现代信息技术发展,上级领导部门可以组织多种学习方式,线上线下继续教育相结合的模式,互相弥补两者的缺点,线上教育可以大大节省员工的时间,减少时间资源浪费,节约成本,也能使管理人员能在短时间内随时随地学习先进的知识和理论。而线下教育则能够更好地面对面与教师进行沟通交流,直接学习相关知识理论,教育者和受教育者之间可以及时进行思维碰撞,相互交流,就某一问题互相发表个人的看法和见解,能够有效直接地解决相关问题。档案管理部门要根据实际情况进行恰当选择,有效融合多种继续教育模式,保证管理人员能够合理有效地运用相关平台和机会,努力增强自身的理论观念意识,提升个人的档案管理技能,这也为管理人员的进一步提升创造了机会。同时,可以定期通过考试考核档案管理人员的工作效率和质量,进一步提高工作积极性,从而能够解决方案管理过程中的各种问题。通过定期考核,可以有效带动相关人员的工作积极性,也会提高他们的竞争意识和能力,从而才会提升工作热情,不断在档案管理工作中做出相应的努力,不断探究各种创新型档案管理模式,也会提高对档案管理工作的积极性。

综上所述,档案管理部门若要提升部门管理工作质量和效率,首先要做好人才建设工作,从多方面解决工作过程中的问题,提升档案管理工作者的综合素养和能力,转变人才观念意识,提高对档案管理工作的认识,不断吸取新的管理方式,与时俱进,提升档案管理人员的工作能力,做好服务和发展工作。总之,档案部门是党和国家重点关注部门,一个民族若想要长期稳定发展,必须要留下先进思想和科学文化,档案部门的首要职责就是保存人类长期发展过程中的科学成果,传承文明,造福人类,只有切实增加档案管理人员的素质,才能真正保证档案部门管理工作有效运行。

作者:马雨来 单位:南充市卫生健康信息中心