国企退休人员人事档案管理社会化思考

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国企退休人员人事档案管理社会化思考

[摘要]国有企业退休人员人事档案管理社会化转型是国有企业转变职能定位、提高市场竞争力的时代要求。本文从国有企业退休人员人事档案移交工作的实践入手,对社会化管理转型升级的方式方法进行了探讨,并对国有企业退休人员人事档案管理日常业务的改革提出一些建议。

国有企业档案是国有企业(简称国企)各项生产经营活动的历史承载者,在营造企业文化、总结管理经验、提升国企运营水平等方面发挥着积极的作用。2019年,国家档案局印发《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》的通知,要求各地国有企业档案管理部门与时俱进,进一步完善体制机制,促进国有企业档案管理工作更好地为企业的发展服务。其中,国企退休人员人事档案作为国企职工参与企业各项经营管理活动的记录,是国企职工为社会主义建设作出的贡献的历史证据,不仅是珍贵的档案信息材料,而且在国有企业改革的时代背景下还迎来了社会化管理转型升级的机遇与挑战。

一、国企退休人员人事档案管理社会化转型的意义

退休人员管理是我国经济发展初期国企办社会职能的表现形式之一,随着市场经济改革的不断深入已经逐渐成为国企转型升级的制约。2019年,中央办公厅、国务院办公厅印发《关于国有企业退休人员社会化管理的指导意见》,在全国范围内推行国企退休人员社会化管理,退休人员人事档案同步移交。

(一)助力国企职能定位转变

我国的国有企业在其发展过程中曾经承担了大量的公共性职能,除了需要完成生产任务、实现盈利目标外,还具有退休人员管理,国企办教育、国企办医疗,职工宿舍物业与水、电、气、消防安全管理等五方面的职能,导致企业负担过重,严重拖累了生产效率。剥离企业办社会职能是国有企业改革的核心。目前,国企职工住宅家属区“三供一业”与教育、医疗职能移交改革已经基本完成,推进国企退休人员社会化管理是深化国有企业改革的重要课题,有助于理顺政府与国企的职责界限,使国企从公共性职能中解放出来,集中精力专注主营业务,提高市场竞争力。

(二)提高档案管理服务水平

国有企业档案管理部门并不是专业化的档案管理机构,由于各企业管辖的自身退休人员人事档案数量较少,聘任专职档案管理员人力成本较高,导致许多企业并不能从“按岗选人”的原则出发,而是选择让不具有档案专业背景的其他岗位人员兼职做档案管理工作,或者将档案管理岗位作为安置年龄较大、因病退居二线人员的“照顾性”岗位,由此造成从业人员业务素质不高,缺乏必要的上岗培训与继续教育,无法适应新时代国企退休人员人事档案管理的要求。此外,由于档案管理工作并非企业的盈利增长点,许多企业高管对档案管理工作的重要性认识不足,缺乏更新档案管理设施设备的动力,一些企业的档案室都未能按要求配备除湿机和防火器材等,造成纸质档案霉变破损,档案的保管存在安全隐患。国企退休人员人事档案实行社会化管理可以有效地改善这种现实情况。政府部门对辖区内的所有国企退休人员人事档案进行集中管理,管理规模与档案总量远超以前单个企业管辖的体量,有助于形成规模效应,还可以利用采购谈判低价采购设备与耗材,有效降低成本。档案管理人员分工协作、各司其职,一方面摊低了每份退休人员人事档案管理的人工成本;另一方面也有助于组织规范化的档案业务培训,优化绩效考核方案,通过交流协作营造工作人员之间比、学、赶、超的良性竞争氛围。

(三)保障企业退休人员利益

由于退休审批需要人事档案材料佐证,职工到达法定退休年龄、办理退休手续的时间节点是企业人事档案的高峰利用期。很多人误以为国企人事档案在人员退休审批结束后就毫无用处了,但实际上退休人员人事档案的利用范围涵盖了政审佐证、继承权确认、社会保障权利证明等方面,对人事档案整理与审核水平有较高的要求。根据有关学者的统计,国企退休人员人事档案的利用机构(人)中,社会保障部门占比最大。换言之,在国企退休人员人事档案社会化转型之后,社会保障部门(退管经办机构)既是档案的管理机构,也是利用档案频率最高的机构,有助于社会保障部门(退管经办机构)从档案用途的角度出发,深入剖析入档材料的必要性与重要性,适时调整档案类目,重塑管理流程,使国企退休人员人事档案管理工作更好地为档案利用服务,从而有效保障国企退休人员的合法权益。

二、国企退休人员人事档案移交可行性

国企退休人员人事档案移交社会化管理工作时间紧、任务重,管理模式变动大,涉及国企退休人员人数众多。在退休人员人事档案移交过程中,国企和人事档案接收机构要以“送出去”“迎进来”的姿态,主动衔接,热情服务,打消国企退休人员的顾虑。

(一)做好政策宣传与咨询服务工作

国企退休人员人事档案移交实施社会化管理离不开国企退休人员的理解和支持。由于国企退休人员人事档案管理的模式运行已久,许多退休人员不理解改革的动因,容易产生档案移交实行社会化管理可能会影响退休人员待遇的担忧。政策宣传与咨询服务可以帮助国企退休人员充分了解实施退休人员人事档案社会化管理的优点,使他们明白退休人员人事档案移交的步骤流程与方式方法,有助于提高退休人员对人事档案移交工作的配合度与接受度。同时,国企退休人员人事档案移交实施社会化管理也是一次促进档案业务“供给侧”与“需求侧”交流融合的改革契机,政策宣传过程中能够收集到大量国企退休人员的意见建议,也可以为档案管理部门改进服务质量提供思路和依据,进而有助于促进由“政府、群众、档案”新型三元互动模式取代传统的“政府、档案”二元互动模式,有效提高行政效率。

(二)制定科学合理的移交方案

在实施国企退休人员人事档案社会化转型之前,由于国企退休人员人事档案是由企业自行管理的,导致人事档案管理的质量参差不齐,档案接收机构对各个国企的档案管理情况的掌握也不够全面。因此,在开展国企退休人员人事档案移交工作之前,档案接收机构需要开展调研和沟通衔接,摸排底数,列出责任清单,明确目标任务。要积极了解掌握各移交企业退休人员人事档案管理的现状,依据移交人事档案的总量、行业类别、社保归属地等进行归纳分类,制定下发具有可操作性的移交方案,按照先易后难、分类分批原则,明确移交所需材料、经办流程、时间安排。还要认真开展政策培训,组织重点国企人事档案管理人员召开政策宣讲会,提高国企档案移交工作人员的业务经办能力。同时按照时间表倒排工作,掌握进度,限时完成,保证国企退休人员人事档案社会化管理改革有条不紊、忙而不乱。

(三)简化档案移交流程

档案接收机构接收到国企退休人员人事档案以后,要将信息同步共享到街道(社区),同时开展人事档案信息化加工。要畅通移交业务流程,在移交过程中,档案直接在国企与档案接收机构之间进行流转,企业退休人员本人不用办理任何手续,只需在接到社区通知后到社区报到并确认相关信息。

(四)加强档案移交中的过程控制

为保质保量完成国企退休人员人事档案移交任务,档案管理部门应及时落实国企退休人员人事档案移交考核的口径、指标、工作要求,实施风险防范预案,对档案移交接收工作认真进行查漏补缺。一是建立通报机制,对考核范围中的重点企业形成移交情况进度报表,定期通报情况;二是建立督查机制,对各档案接收机构按行政区划归属进行工作督查,加强沟通,及时指导。

(五)设置过渡期,确保平稳移交

国有企业涉及的行业范围广泛,由于主管单位不一,往往遵循不同的档案管理规范,实行统一管理难度较大。国企退休人员人事档案管理的社会化转型打通了档案管理的前后端,促使各企业按照统一的标准及时归档、合理组卷、规范装订,并要求涉及档案移交的相关国有企业在过渡期内保持一定力量协助档案接收机构做好企业退休人员人事档案社会化管理服务的协调工作,如有档案材料缺失需按规定进行补充或提供情况说明,以免因“三不管”与相互推诿损害退休人员的利益。

三、国企退休人员人事档案日常业务改革

档案移交只是国企退休人员人事档案社会化转型的第一步。社会保障部门(退管经办机构)成为国企退休人员人事档案的管理部门之后,日常为企业退休人员提供档案整理、查询、调动、出具证明等服务,需以“就近办、简化办、网上办”为要求,推进窗口服务工作标准化、规范化、制度化建设,不断提升企业退休人员的满意度。

(一)流程再造

传统的档案政务服务模式以档案服务机关的职能为中心,档案管理人员具有资源优势与政务权利,容易滋生官本位思想。随着行政体制改革向纵深推进,传统的档案政务服务模式已经无法适应新时代社会经济发展的要求。近年来,“一窗受理”成为政务服务领域的热点名词。由于办事窗口是政府向群众提供面对面服务的场所,可以在很大程度上影响群众的满意度。因此许多政府机构对外办事部门都以方便群众办事为目标,将原本的各分项业务办理窗口统一归并为综合窗口。比如,由具有档案管理职能的业务部门对综合窗口工作人员进行业务培训,使每一个综合窗口都可以经办国企退休人员人事档案业务。另外,安排领导干部轮流到办事大厅值周,负责向前来办事的外来人员提供引导、政策解释、陪跑服务;实行窗口工作人员错时上下班制度,实行中午时段窗口对外办公,最大限度减少办事人员等候的时间等,这些都是提高档案服务质量的有益尝试。当然,“一窗受理”不应仅仅拘泥于字面意义上的归并办事窗口,更应该借“一窗受理”完成档案政务服务的流程再造,使其成为“政府再造”的契机。“政府再造”理论是当下政府改革中广泛使用的政策工具,是指通过对政府行政部门与公共管理组织绩效的根本性变革转型,大幅提升效能、服务能力、创新能力与适应能力。“政府再造”要遵循公共导向,档案管理部门应以便民利民为出发点,最大限度地简化办事环节,最小化行政成本,从而提高档案管理服务效能。

(二)精简相关材料

应从企业、群众的办事需要出发,精简国企退休人员纳入社会化管理服务审核所需材料。比如,社会保障部门(退管经办机构)可以利用信息化手段获取国企退休人员的基础信息,从而取代传统的由退休人员手工填写各类表格的信息采集方式。将功能相近的表格整合为一张表格也能够有效缩短窗口业务的平均办结时间,为“一窗受理”提速增效。

(三)档案数字化

在传统的档案管理模式下,纸质档案要实现在各部门间的流转共享就必须通过“调档”的方式进行,档案材料流动缓慢且利用效率低下。如果业务申办发起地与档案保管地距离较远,经常需要耗费更多时间,无法“即办即走”。因此,要实施改革,就需要信息技术的协助。档案数字化是大数据时代档案管理的发展方向,是指通过使用扫描仪等设备,将纸质档案进行加工使其转变为数字图像存储在电子载体上,并且按照档案材料之间的内在联系,把数字图像和目录数据用关联关系连接起来的处理过程。国企退休人员人事档案移交实行社会化管理以后,可以分批次进行档案数字化。一方面,档案数字化以纸质档案为基础,有助于形成倒逼机制,促使档案管理机构及时做好纸质材料的归档、整理、审核、检查等工作,保证入档材料的准确真实、类目完整;另一方面,档案数字化不仅能够防止档案的腐化霉变、破损遗失,还能够提高档案利用效率,有利于政务信息的公开,实现档案资源的互联互通。

(四)打通档案信息共享壁垒

国企退休人员人事档案是企业退休人员人生经历的记录与证明,是最好的身份信息佐证材料。在国企退休人员人事档案移交实行社会化管理以后,凡是涉及行政业务的事项,如有关高龄、劳模、政治面貌、高级职称等信息的数据采集,都可以在档案移交环节完成,不再需要办事企业与群众自行填写,实现让数据“替群众办事”。在条件允许的情况下,将档案系统网络延伸到社区,在行政审批权限范围内实现信息共享,通过多部门合作使档案异地查询、档案业务异地“一窗受理”成为可能。

四、社会化转型的成效与展望

国企退休人员人事档案管理社会化转型有效提高了企业与退休人员办理档案业务的便捷性,推动了档案数字体系的构建与公共服务理念的转变;同时,也对经办机构的档案管理能力提出了新的要求。开放且充满活力的政府、从群众需求出发的服务理念,以及不断提升的信息化水平是社会化转型改革成功的关键所在。一方面,档案管理部门应巩固现有改革成果,保持与国有企业的良好沟通,集思广益,将好事办得更好;另一方面,还应注意分析国企退休人员人事档案管理中出现的新形势、新问题,不忘初心,与时俱进,努力完善健全档案管理机制,更好地为企业退休人员服务。

作者:阮渊 单位:杭州市企业退休人员管理服务中心办公室