人事档案安全风险评估探讨

人事档案安全风险评估探讨

摘 要:本文从人事档案全面风险评估、人事档案安全风险控制和形成人事档案风险评估总结材料等三个方面开展对人事档案安全风险评估研究,旨在对人事档案风险进行准确识别和有效控制,确保人事档案和档案信息的安全。

关键词:人事档案;安全性;风险评估  

人事档案及档案信息安全工作,历来受到高度重视。自干部人事档案专项审核工作开展以来,人事档案受到了空前的关注,人事档案安全工作再次成为焦点。2018 年,国家档案局印发《关于进一步筑牢安全防线确保档案安全的通知》,强调了档案安全风险管理工作的重要性。为确保人事档案安全,就必须对人事档案安全风险进行准确的评估,才能有效地开展人事档案风险控制工作。

一、人事档案安全全面风险评估

(一)人事档案安全全面风险评估指标体系设置

人事档案安全全面风险评估的内容包含人事档案的组织领导、人事档案保管和保护、纸质人事档案安全、人事档案信息安全等,结合人事档案工作实际,构建人事档案安全全面风险评估指标体系(见表 1)。

(二)人事档案安全全面风险值计算方法

人事档案全面风险值为四项人事档案风险评估指标的总和(用 H 表示),即 H=ZB1+ZB2+ZB3+ZB4。

(三)人事档案安全全面风险等级设置

人事档案全面风险值 H 在 0-4 分和 5-8 分的为一级低度风险和二级中度风险,全面风险值为 9-12分的是三级高度风险,13-16 分为四级极高风险。人事档案全面风险值为三级或四级的风险评估指标,应进行人事档案专项指标风险评估。

(四)人事档案专项指标风险评估

1. 人事档案安全风险源辨识。成立人事档案安全风险评估小组,一是广泛收集跟该风险评估指标有关的资料,如以往与该指标项目类似的安全风险事故、管理的有关材料等;二是对该指标的人事档案管理过程进行分解,辨识该管理过程可能发生的安全事故,如“纸质档案整理”可分解为接收档案材料、鉴别、入库、分类、打孔、录目录、装订等七个步骤进行风险源的逐一排查;三是结合逐一排查的人事档案安全风险管理情况和掌握的资料,评估小组进行分析和讨论,辨识该评估指标可能会发生的安全事故。

2. 人事档案安全风险分析和估测。人事档案经过风险辨识,明确风险源后,评估小组从其风险形成原因、形成过程、预计造成的后果进行综合分析和估测,对造成危害较大的列为重大风险源,影响程度一般的则列为一般风险源。如人事档案信息备份工作,首先明确信息备份的重要性,分析人事档案信息不备份会造成的影响及影响的程度,列出有关的致险因素,明确信息备份工作的重大风险源和一般风险源,并加以注明。

二、人事档案安全风险控制

(一)人事档案安全风险控制基本原则

1. 安全性原则。确保人事档案安全,是人事档案工作的底线,这也是开展人事档案安全风险评估的意义所在。因此,开展人事档案安全风险控制,首要原则,就是保证人事档案的安全,这是风险控制工作的出发点和落脚点,所有的人事档案管理工作都围绕这个根本原则开展。

2. 系统性原则。人事档案安全风险管理不是单一的、独立存在的,而是全面、系统和相互联系的。因此,在开展人事档案安全风险控制工作时,要遵循系统性原则,全面辨识、分析风险源,结合风险偏好、风险容忍度等方面系统解决各类风险,确保档案安全。

3. 实用性原则。实施人事档案风险控制,就是在确保档案安全的同时,保障人事档案的合理开发和利用。因此,在开展人事档案安全风险的控制过程中,要确保人事档案安全风险辨识、风险分析、风险监控等的可操作性,既要易于操作,又要节省操作时间,保障其实用性。

(二)安全风险控制的流程

1. 保障人事档案安全。开展人事档案全面风险评估后,不管是评估为重大风险源还是一般风险源,一是要确保人事档案的安全,以此为前提开展后续工作;二是分析降低风险的步骤、办法,或者采取相关措施转移风险、避开风险;三是采取措施后,对结果进行再次评估,以确保人事档案安全。

2. 对风险进行有效地安全隔离。结合目前的技术实力和管理实际,对于一些风险,若难以避免或无法控制,则采取隔离的方式进行,降低风险的影响。如人事档案信息的安全管理,就必须实施物理隔离,并实行数据备份,防止联网造成的病毒入侵或电脑故障导致的信息丢失。

3. 协调沟通,对残留风险加以警示。通过保障档案安全和安全隔离两个步骤后,人事档案仍然存在的风险,则要加强与人事档案安全风险相关部门的联系,并有专人负责监测和辨识,及时向评估小组反馈有关信息并适时提出解决策略。

4. 强化风险管理宣传和培训。人事档案安全风险管理,与每一位职工息息相关。因此,加大人事档案安全风险管理宣传工作,通过广播、宣传栏等多渠道、广泛宣传人事档案风险管理知识,使单位职工形成人事档案安全风险防范意识自觉,共同维护人事档案安全。同时,加大对人事档案工作人员的安全风险培训,将常见的人事档案风险情况及应对策略传递给人事档案工作人员,共筑人事档案安全防线。

三、形成人事档案风险评估总结材料并存档

人事档案经过全面风险评估和风险控制后,要形成一个书面的人事档案安全风险评估总结材料。根据整个人事档案安全风险评估的过程,评估总结材料的内容应包含人事档案全面风险评估指标体系、人事档案安全风险等级标准、风险评估结果等。人事档案风险评估总结材料形成后,提交评估小组和单位审核,审核通过后存档备查。

[ 参考文献 ]

[1] 陈纯艳 . 数字化干部人事档案管理的安全风险与对策 [J]. 档案天地 ,2019(07).

[2] 刘丽娟 . 档案信息资源开发面临的障碍及采取的措施 [J]. 黑龙江档案 ,2013(02).

作者:何宗哲 单位:广西交通职业技术学院