PDCA理论在医院人事档案管理中运用探究

PDCA理论在医院人事档案管理中运用探究

摘 要:传统医院人事档案管理方法较为落后,严重影响管理效率,因此改革医院人事档案管理势在必行。本文主要论述PDCA理论及在医院人事档案管理中的意义,分析所存在的问题,研究其在医院人事档案中的应用,希望借此能提升医院人事档案管理工作质量。

关键词:PCDA理论;人事档案管理;应用;医院

医院人事档案,是对医院职工的基本信息、学习经历、工作经历、思想素质水平、道德素质水平、工作能力及业绩水平等多种信息进行整理的档案,其能直接反映医院员工的整体水平。但目前传统的医院人事档案管理工作效率低下,工作质量不佳,难以适应当下时代的发展。针对医院人事档案管理,应充分利用PDCA质量理论,优化医院人事管理流程。

一、PDCA理论

(一)PDCA理论概述

对于大多数医疗机构而言,往往不会在人事档案管理方面投入过多资源,导致其人事档案管理效率低下,因此亟需对当前人事档案管理进行改革。而PDCA理论是由美国学者戴明提出,是管理学的重要模型,具体而言是将质量管理分为计划(P)、执行(D)、检查(C)及处理(A)四个阶段,然后从中找出问题的原因,并据此提升相应的改善措施。PDCA理论具有一定的循环性及发展性的特点,能有效提升企业管理效率,因此PDCA理论被应用于多个领域。

(二)PDCA理论的内容

PDCA理论分为计划、执行、检查及处理四个阶段,能够应用于各个领域,具体而言需要管理的目标及思路,再利用此理论部署周密的计划,然后再进行工作部署;接着需要对计划实施的具体情况进行详细的检查,做好工作效果评估,对其中所存在的问题进行确认;最后,对医院人事档案管理中现有的问题做出改进,完成计划修订环节,从而使管理效率得以提升。将其应用在医院人事档案管理中时,要对医院人事档案管理的目标进行首要确定,针对目标制定具体的管理计划,并制定高效的人事档案管理执行制度,最终使得医院人事档案管理效率有所提升。

二、医院人事档案管理中所存在的问题

(一)医院对人事档案管理重要性认识不足  

一些医院认为人事档案管理并不能产生经济效益,不重视人事档案管理,故而出现医院人事档案管理资金不足、信息化水平低、相关制度尚未健全等问题,最终造成人事档案管理杂乱无序,无法有效发挥人事档案的有效作用。同时,因为重视程度不够,导致医院投入资金有限,相关技术培训不到位,设施配置不够健全,这些不仅影响了医院人事管理效率,更对人事档案管理人员自身水平的提升有一定的影响。

(二)医院人事档案管理人员专业素养不高

长期以来,由于医院在人事档案管理上的忽视,使得档案管理人员培训力度不足,导致管理人员自身专业水准不够,不能很好地完成医院人事档案管理工作,不可避免地存在着档案遗漏毁损等现象,影响整体档案管理工作的开展。同时,由于在人事档案上投入资金过少,所用的扫描仪、打印机等设备严重缺失,极少的管理工作人员,却面对着多而冗杂的人事档案管理工作,势必影响整体工作质量。此外,在当前医院人事档案管理中,还存在部分人员责任心缺乏,工作热情不足等情况,这些都造成了医院人事档案管理的效率低下。

(三)医院缺乏较完善的人事档案管理机制 

一些医院并未建立完善的人事档案管理人员培训机制、考核机制、晋升机制等,直接导致负责医院人事档案管理的人员自身能力水平较差。人事档案管理工作涉及医院各个部门,因此与各部门之间的有效沟通交流十分重要,由于人事档案管理制度极不完善,人事档案管理部门与医院其他部门之间的沟通协调不畅,导致在人事档案管理工作中出现各类档案信息流失,影响人事档案的完整性,进而严重制约了人事档案管理效率,为医院人事档案管理工作及医院整体的运行带来诸多的不便。

三、PDCA理论在医院人事档案管理中的应用

(一)计划(P)

PDCA理论的计划环节,具体而言是需要制定完善的医院人事档案计划。而计划的制定,需要遵循5WH原则,即为什么制定此计划,制定为了达成何种目标,想要在哪里执行,具体由谁负责,在什么时间内完成,此计划的达成路径等。因此完善的认识档案管理计划,需要包含人事档案管理计划制定的原因、目标、地点、负责人、时间及达成方法等,从而彰显出所制定的人事管理计划的可行性。在制定医院人事档案管理计划时,第一步要做的,就是对目前医院人事档案管理计划已有的问题仔细剖析,然后就此提出相应的改善措施。比如,发现当前阶段医院人事档案管理存在上级领导重视程度不足、相关人员专业素养缺乏、管理机制不健全等问题,据此提出针对性的方案。就医院人事档案管理重视程度不足的问题,可通过建立人事档案管理工作小组的措施,从而对其所面临的种种问题进行整改;就医院档案相关人员专业素养缺乏问题,可以加大培训力度,完善人事档案管理基础设施,从而有效提升人事档案管理人员的专业素养及职业责任感;就相关机制不健全的问题,可完善人事档案管理的流程,加强医院人事档案管理部门与其他部门的协作力度等。

(二)执行(D)

PDCA理论的执行阶段至关重要,其决定着相关改革能否成功。就医院人事档案管理来说,在计划执行阶段,需建立专职的人事档案管理工作小组,明确人事档案管理流程及制度,使得人事档案管理的工作有序进行。就管理中已存在的问题,可安排专业的负责人去管理,从而保证相关工作的顺利推进。同时,为了更好地解决医院人事档案管理中的问题,必须完善相应的培训制度,大力开展相关培训工作,保证医院人事档案管理人员具备较高的专业素养,保证相关人员能积极按照流程进行人事档案的管理工作。此外,还需要建立完善的归档管理制度,及时发现人事档案管理不规范及材料不全的问题,并进行责任追究,保证人事档案的完整性,保证人事档案管理工作的规范开展。为提高人事档案管理工作人员的积极度,还应建立完善的考核机制,并将考核的结果与薪酬机制、晋升机制以及奖惩机制结合为一体,提升人事档案管理人员的工作热情,保证人事档案管理的相关计划有效落实。

(三)检查(C)

医院人事档案管理制度改革的效果,与其改革过程中的检查环节息息相关,而检查环节是PDCA理论的的重要内容之一。因此应对医院人事档案计划执行效果进行定期的检查,确保计划执行的进度。在检查阶段,如果发现存在着信息不一致及不规范等问题,应做好相关记录,并对其成因进行仔细剖析,制定可行的改进策略。结合医院人事档案管理实践工作,在检查过程中所发现的问题成因主要是档案管理人员工作态度不认真,致使人事档案未能及时入档,人事档案填写错误,人事档案分类不明等。因此在检查阶段,应改善人事档案管理的硬件设备,健全档案管理人员的培训机制,完善人事档案管理的相关制度,对于所存在的问题进行及时的汇总,并督促相关工作人员予以改善。同时应注重改革效果评价,将人事管理档案改革所取得的成果与预定成果进行对比,以此确保相关计划的落实情况。

(四)行动(A)

PDCA理论的行动阶段,其主要的目的是分析检查环节,针对具体情形提出相应的改善措施。因此在结束一个阶段的人事档案管理工作之后,需要对这一阶段的完成目标与既定目标进行对比分析,确认最终执行结果是否完成,确认既定目标是否存在过高的情况,同时确认相关的执行措施是否存在问题。如果存在问题,需要对所存在的各类问题(如信息缺失、信息错误、信息遗漏等)进行有效分析,并探究其原因,制定完善的改善对策,保证医院人事档案管理后续工作的有效进行。根据人事档案管理制度的改革实践来看,所存在问题的解决方案一般与这几个方面息息相关,如建立符合医院运行的人事档案管理制度及工作程序,做好相关档案管理人员分配,确保管理人员工作量与人力配置的相协调,加强人事档案管理人员的培训工作等,因此应从这几个方面循环改进,使人事档案管理问题得到最终解决。现阶段,由于医院对人事档案管理工作的不够重视,使得医院人事档案管理存在着重大问题,如医院缺乏较完善的人事档案管理机制、医院人事档案管理人员专业素养不高等问题的出现,使得医院人事档案管理整体效率不高,以至于不能够满足日渐复杂的医院人事档案管理工作。因而,医院人事档案管理工作亟需得到改善,将PDCA理论应用于医院人事档案管理,从而有助于提升整体档案管理效率,使医院人事档案工作顺利进行。

作者:姚勇 单位:菏泽市立医院