企业人事档案管理在人力资源中运用

企业人事档案管理在人力资源中运用

企业要想在日益激烈的竞争立于不败之地,应该重视人力资源管理的重要作用,而人事档案属于人力资源管理的重要内容,在企业的日常经营和管理中起着重要的作用。但是,人事档案管理在企业人力资源管理中的重要性往往被忽视,本文首先对人事档案管理对企业人力资源管理的重要作用进行分析,并指出企业人力资源管理中人事档案管理面临的困境,最后提出充分发挥人事档案管理在人力资源管理中作用的对策,希望为企业重视并加强人事档案管理提供一些参考。企业人事档案是指企业组织机构在人力资源管理的过程中形成的,记录和反映企业员工知识、技能、健康、信用等各方面的信息合集,一般以个人为单位集中起来已备查考的特定资料。它大致可以分为:基本信息类(简历、鉴定、考察材料)、教育业绩类(毕业学校、现任职务、学历学位、评定技能的考绩)、信用类(个人征信、信用消费以及刑事信息等)、健康医疗类(心理评估、家族史、既往史等)、其他个人特殊信息。人事档案在企业中的人力资源管理工作中具有重要作用,企业在进行人力资源管理工作时,以科学的角度合理有效地开发和利用人事档案信息,可以促使现代企业在现行的市场经济状态下不断调动各方面的积极因素,企业可以根据人事档案的信息内容进行科学管理和决策,从而激发企业的内在活力和竞争力,保持企业的良性发展。

一、人事档案管理对企业人力资源管理的重要作用

1-有利于实现人才招聘需求预测的科学规范化

人才招聘属于人力资源管理工作的关键内容,其中人事档案管理能够帮助企业预测企业在进行招聘工作时对人才类别以及数量的需求,帮助企业充分发挥人才的作用。现如今,企业在进行人力资源管理工作时通常会深入研究企业目前或之前一段时间的发展过程中人力资源使用情况并制订一套完整的人力资源规划,而深入研究企业人力资源的使用情况、预测人力资源需求,就必须要做好人事档案管理工作,这是保障预测工作顺利进行的前提,人事档案管理工作做不好就无法为企业人力资源管理工作提供充足的数据支持,从而不利于企业人力资源管理的可持续发展,甚至可能导致企业发展受到阻碍。

2-利于实现组织内部人力资源效率最大化

档案组织内部进行人力资源管理工作时产生的有关工作人员信息的重要资料,其中包含员工的关键成长经历,比如曾在哪些学校求学、个人荣誉、个人爱好和特长等。用人企业在进行人才招聘时能够对他们的人事档案进行查看,了解他们的各项基本信息。比如学历、年龄、业绩等,让用人企业可以根据自己的需求以及人力资源的综合情况制定科学且合理的用人标准,特别是在对组织内人才的挖掘时,通过发挥人事档案管理工作的作用,提高岗位与人员的匹配度,能够帮助用人企业充分发挥组织内人力资源的管理能力,做好对内部各项工作的合理安排,充分发挥优秀人才的作用,做到人尽其才。

3-有利于提升组织的人力资源管理水平

人事档案在组织内部的人力资源中占据重要地位,是构成人力资源的关键,能够帮助组织提高人力资源管理工作水平。人事档案的信息组合起来共同构成人力资源管理工作中十分关键的内容。现如今,人力资源管理工作随着社会的发展不断变化,人事档案管理工作也随之不断变化,先进信息技术不断融入其中,例如通过对计算机技术的应用人事档案管理工作能够使用电子设备保存人事档案的各项信息,也能够使用电子媒介直接查询人事档案的信息,信息技术的加入进一步提高了人事档案管理过程中的便捷性,组织能够更加轻松地完成人力资源分配工作,实现对人力资源布局的有效调整,实现对人力资源工作质量和效率的提高,因此,从某种程度上来说,人事档案管理工作能够提升组织的人力资源管理水平。

二、企业人力资源管理中利用人事档案管理面临的困境

1-人事档案管理重视度不足

现如今,一些走在前沿的企业逐渐意识到人事档案管理工作的重要性,但是相当一部分的企业依旧不够重视,认为人事档案管理就是在员工入职前简单的材料收集,企业更强调生产经营环节,普遍轻视档案管理工作,因此大部分企业在人事档案管理方面投入的精力较少。不管是资金的投入,还是人员安排方面,都无法满足目前人事档案管理工作的需求。由于认识方面的缺陷,企业缺少对人事档案管理工作的重视,企业的档案管理大多形式主义较为严重,甚至有许多负责人事档案管理工作的员工都没有专业工作资质,导致社会整体对档案意识逐渐弱化,企业资源遭到严重的浪费。

2-人事档案造假问题日趋严重

近年来,由于社会竞争日益激烈、就业压力不断增大,越来越多的人想要通过档案造假获得好的职位和待遇,加之工作人员的疏忽,越来越多的假档案出现在人才市场。年龄造假、学历造假、证书资质以及工作经验的造假,让企业人事档案管理工作变得更加困难。企业在进行人事档案管理工作的过程中如果无法及时发现其中存在的问题,就会造成管理工作出现不公的问题,使得企业在制定薪资待遇、人员提拔、岗位分配方面难以获得准确的数据,导致企业做出错误决定,从而让企业流失率大量的人才。

3-人事档案管理手段落后

随着社会的发展,人事档案管理工作与之前相比已经有了很大的进步,但是与发达国家相比,我国大部分的企业档案管理的方法和设施仍然比较落后,大多数企业的人事档案管理系统的功能较为单一,在工作中只是简单地记录,数字化管理效率低下。而要实现档案信息在现代企业内共享与合理利用必须依托现代信息技术作为实践基础,在企业内建立专属内部局域网的档案管理。但是通过调查发现,在企业内建立专属内部局域网的档案管理部门还是相对比较少的,特别是一些民营企业,大部分仍然采用传统的人事档案管理,将员工们的档案信息进行简单的整理归档,数字化管理水平不高。

三、充分发挥人事档案管理在人力资源管理中作用的对策

1-提高人事档案管理重要性的认知

现代企业需要具有核心的人力资源档案管理意识。为了解决企业不重视人事档案管理工作的问题,应通过对企业现有的档案法律法规为宏观准则,提高企业管理层对档案工作的重视,充分认识人事档案管理工作在人力资源管理工作中的重要性。人事档案管理工作的实施十分复杂,许多企业都对这项工作产生了错误认识,认为它是简单且静止得一项工作,企业在进行人事档案管理时应该要加强对人力、财力以及各项资源的投入,确保人事档案管理工作的顺利。此外,企业要提高对管理层领导的要求,特别是人事管理部门,要加强对人事档案管理工作的宣传,让更多的人了解这项工作的重要影响,加深对人事档案管理工作的理解,而且要组织相关工作人员参加专业的培训,鼓励他们学习相关内容的知识,进一步提高负责人事档案管理工作人员的专业素养,确保可以满足人事档案管理工作对专业人才的需求。

2-健全人事档案管理制度

我国传统企业管理模式下的企业文化对人事档案管理形成了很大的阻碍,需要通过制度建设引领来推动人事档案管理的改革。首先,根据对目前应用的人事档案管理制度的了解实施改革和完善,完成对管理制度中存在的不合理问题的改进,让目前使用的人事档案管理制度可以满足现如今社会情况的各项需求,并且要对各项制度实施动态管理、及时进行更新,从而发现档案中的不足之处,完成对不足之处的查漏补缺,进一步实现对人事档案的完善,提高档案的实时性特征。其次,要对人事档案管理制度进行创新,为了解决目前常见的一些管理问题,企业要实施社会化的人事档案管理,将现代化信息技术的作用充分发挥出来,让人事档案管理的各种特征能够得到充分体现,例如现代化、透明化和社会化等,确保人力资源管理工作能够顺利进行,进一步提高工作人员的积极性,帮助企业创造更多的经济利益。

3-丰富和完善人事档案

完整的人事档案可以帮助企业顺利实施人力资源管理工作,为企业人力资源管理提供更多科学依据,但是,现如今许多企业的人事档案都有不全的问题。这就要求我们在充分调研和审核的基础上,在员工进入企业的第一时间里丰富和完善人事档案,同时在员工进入企业后也要不断加强对人事档案的动态管理,如果员工有新的学历提升、技能证书的考取以及学习经验等,企业要及时进行补充,充分提升档案的时效性。

4-完善人事档案信息管理系统

 数字信息化的发展,对人事档案管理工作来说既是机遇又是挑战,企业应抓住这一契机,迎难而上,充分建立起人事档案信息化管理系统。具体来说,一是要建立一个企业内部的信息化人事档案数据库,主要是用于存储、分析、整合员工的档案信息;二是利用先进的信息化技术手段,针对人事档案数据库里的信息进行数字化的筛选、甄别和有效处理,从而提高人事档案管理的准确性和时效性,有效的提升档案管理的效率。三是在企业内建立专属内部局域网的档案管理,实现档案信息在现代企业内部的共享。

四、结束语

人事档案管理在企业内部的人力资源管理工作中具有重要影响,同时也为人力资源管理工作的实施提供了重要依据。在进行人事档案管理工作时,管理人员要努力完成对人事档案的有效整合,实施科学有效的方法对档案信息进行科学管理。负责人力资源管理工作的员工要根据档案提供的各项信息进行科学分析,有效完成对人才的甄别,发挥人才的能力,做到人尽其才,从而为企业的发展提供人才保障。

作者:王菲 单位:广西纺织工业学校