摘要：民办高校是国家高等教育的重要组成部分，与公办高校在经费来源上的不同，带来其人事管理制度的不同，同时也使其人事档案和人事档案管理与公办高校有较大差异。本文分析了民办高校与公办高校在人事管理制度上的不同，带来的人事档案管理的差异，在对民办高校人事档案管理存在问题梳理的基础上，提出了民办高校加强人事档案管理的对策建议。
关键词：民办高校；档案管理；人事档案管理；对策
探析民办高校是指企业事业组织、社会团体及其他社会组织和公民个人利用非国家财政性教育经费，面向社会举办的高等学校。民办高校的教职工，是学校发展不可或缺的人力资源，直接影响学校教育教学质量，决定学校未来发展，而记载教职工个人履历、师德师风、年度考核、职称聘任、奖惩等方面的人事档案，是学校人事管理工作的重要组成部分。由于民办高校与公办高校举办方其经费来源不同，从而产生不同的人事管理制度，进而使其人事档案和人事档案管理也不相同，做好民办高校人事档案管理，是民办高校规范化管理的需要，也是民办高校教职工职业发展的需要。
一、民办高校人事档案内涵解读
（一）人事管理制度。公办高校编制内教职工，与学校签订聘用合同，与学校形成人事关系，学校对教职工进行管理适用《事业单位人事管理条例》相关规定。民办高校教职工，与学校签订劳动合同，从而与学校形成劳动关系，学校对教职工进行管理适用《劳动法》《劳动合同法》等相关规定。所以，民办高校人事管理制度从适用法律法规、管理性质等方面与公办高校不同。
（二）公办高校人事档案。中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》适用范围为：“党政领导干部、机关公务员、参照公务员法管理的机关（单位）工作人员（工勤人员除外），国有企事业单位领导人员、管理人员和专业技术人员的人事档案管理工作。”公办高校属国家事业单位，其管理人员和专业技术人员的人事档案管理，适用于本条例。该条例定义干部人事档案为：“各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。”因此，公办高校人事档案包含以上内容，同时，根据该条例，公办高校人事档案由单位保管。
（三）民办高校人事档案。民办高校人事档案，是教职工在学校工作期间形成的反映个人实际的各类材料，在学校工作期形成的档案由学校管理并提供利用，并向人才交流中心定期移交。为什么要向人才交流中心移交呢？因为教职工的人事档案往往由两部分组成，一是教职工在进入学校前的学习档案和工作档案，由于学校不具备保管人事档案的资格，所以该部分档案一般是托管在人才交流中心。二是教职工进入学校工作期间形成的个人档案资料。民办高校人事档案管理相关依据主要有两个，一是《企业职工档案管理工作规定》（劳力字〔1992〕33 号 ），该规定定义企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。二是《流动人员人事档案管理暂行规定》（人发〔1996〕118 号 ），该规定所称流动人员的第一、第二、第五类人员，符合民办高校教职工的情形。由于民办高校既不是国家事业单位，但也不能完全按照企业职工的档案来进行人事档案管理，因此，民办高校人事档案有其特殊性。
二、民办高校人事档案管理存在的问题
（一）管理体制。人事档案管理工作，是民办高校众多管理事务中的一个小项目，不会像教学、学生管理、招生就业等工作那样受到极高重视，加上民办高校发展事务中有很多需要解决的实际问题，因此学校领导层不会投入太多精力，到这项即使做得不好也没有太大影响的人事档案管理工作中来。从学校到部门再到员工，层层忽视，经常出现“四无”的结果：无人事档案管理工作专门机构、无专职工作人员、无人事档案管理制度、无人事档案管理设施设备，很多学校为了应付工作，仅在校办公室或人事处设兼职管理人员，兼职管理人员由于事务多、不专业、没有档案意识，所管理的人事档案资料不全、混乱。而人事档案管理又缺少设施设备的支撑，很难做到规范科学有效管理［1］。
（二）人档分离。由于民办高校不能保管人事档案，所以，教职工的毕业生档案、曾经工作档案等材料，一般都托管在人才交流中心，而由于人才流动性的增加，大多数教职工的这部分人事档案，还放在户籍所在地或是上一工作单位的人才交流中心，如果学校要查阅这些档案，非常困难，即使能通过单位介绍到人才交流中心查阅，但里面的档案资料内容单一，也很难全面反映教职工过往的全面准确情况。教职工在校期间形成的另一部分档案，如各类考核、职称晋升、师德表现材料，按规定，还应在一定时间内存入人才交流中心的个人档案中，这样才能使其人事档案完整，但是，由于人才交流中心没有专门的工作人员催促学校移交在校期间的考核等材料，也使其托管的人事档案内容不全。
（三）人员流动。民办高校教职工相比公办高校，流动较为频繁，流动带来人事档案管理出现较多问题，一是教职工本人对人事档案的重视程度不够，对学校忠诚度和归属感不强，不愿意把本人曾经的人事档案从原来的人才交流中心转到学校所在地人才交流中心，对在学校期间填写的相关表册材料也不重视，没有认识到这是个人人事档案的一部分；二是学校并不想浪费精力为教职工完善人事档案，惯例思维让学校不愿意为可能继续流动的教职工人事档案管理投入人财物；三是人员流动使人事档案管理工作量增大，需要不断地建立新入职教职工档案和管理离职教职工档案，还要为离职教职工出具各类证明等材料。
三、民办高校人事档案管理的对策建议
（一）树立档案意识，加强人事档案管理规范化建设。第一，统一认识，全员树立档案意识。明确人事档案是学校档案事业的一部分，是学校人事管理工作之一，人事档案管理的好坏，直接影响人才工作，人事档案收集准确完整，有利于更好地盘点学校人才队伍情况，为学校师资队伍建设决策提供数据支撑。教职工个人更应关注关心个人人事档案的形成，严格按要求填写相关表册，以使个人人事档案更加完整反映实际情况。第二，加强领导，集中保存。人事档案管理部门可设在人事处（人力资源部）或学校档案室，各部门、教学单位应设兼职档案管理人员，负责收集本部门的人事档案材料，定期向集中保管部门移交档案材料。第三，强化标准，有规可依。建立完善的档案收集整理制度，并保证各项制度能够落实到位，能够定期归档；做好人事档案甄别、审核工作，严格按照《人事档案整理规范》等文件，对人事档案内容进行甄别，对信息失真、内容不全等文件材料，均要落实清楚，按规定对档案提供利用，建立保密制度［2］。第四，加强高校人事档案管理基础设施建设工作，促进人事档案向着规范化、标准化进行，确保档案日常用品、硬件软件设备，都能够满足现代化档案工作需求。
（二）利用信息化手段改进人事档案管理方式。人事档案管理部门，应借助学校信息化建设的大趋势，提升人事档案管理的效率和质量，建设人事档案数字化管理系统，同时强化安全体系，通过安全技术手段，推进档案数字化管理系统建设［3］。在人事档案数字化系统中，实现纸质档案电子化，让纸质档案成为查阅的一种方式而不是唯一方式，用贮存的电子资料，进行数据统计分析和提供利用，让人事档案管理更有效地服务于学校事业建设，也让教职工更加便捷地提交、查阅个人资料。
（三）通过培训，不断提高人事档案管理人员素质。人事档案管理工作琐碎，要求管理人员责任心强、工作细致，又要严守纪律，保守秘密，而即使这项工作做得好也看不出明显成绩，因此，其工作成绩很难得到认可，从而导致管理人员工作积极性会受到影响，从而影响人事档案管理水平。所以，提高管理人员的素质，首先要打通其职业发展通道，管理人员有职务晋升、职称评审的机会，同时在薪酬福利等方面提高其工作积极性；其次是加强人事档案管理人员的培训，参与地方档案管理部门的学习培训，到兄弟学校考察学习，利用网络平台在线学习，让管理人员充分熟悉国家人事档案相关法规政策和人事档案管理相关规程，提高专业知识和能力素养，同时还要在信息化建设的过程中，掌握数字化、电子化系统和设备，为档案管理数字体系建设服务［4］。
（四）联合协作，与人才交流中心紧密融合。学校应加强与人才交流中心的联系，尤其是与学校所在地人才交流中心建立协作机制，由学校出台教职工人事档案管理办法，明确规定教职工人事档案应转入学校所在地人才交流中心，由人才交流中心代管。学校与人才交流中心签订代管协议，约定权利义务关系，明确学校查阅使用教职工人事档案的权利，以全面了解教职工的个人情况，更为重要的是，建立档案移交制度，哪些档案材料应在什么时间移送人才交流中心，存入所保管的人事档案中，而学校为了工作的需要，又留存哪些材料，以备学校存档查阅。对于离职的教职工，在人才交流中心代管的档案如何处理，也需要与人才交流中心紧密沟通，学校人事档案管理部门与当地人才交流中心做到协同一致，最全面地收集、保管人事档案资料，最大限度发挥档案的作用，为学校事业发展和教职工职业发展服务。
四、结语
不论是民办高校还是公办高校，做好教职工人事档案管理，都有利于学校师资队伍建设和员工个人成长发展，虽然民办高校人事档案管理还存在一些问题，但在民办学校全面加强内涵式高质量发展的新阶段，人事档案管理必然出现新的发展机遇，规范化管理、数字化建设，或将成为民办高校人事档案管理的新趋势。
参考文献
［1］ 杨琪．高校人事档案管理现状及问题与对策研究［J］．办公室业务，2019（4）：173-174．
［2］ 黄昆．人才流动环境下高校人事档案管理模式探析——以江苏淮安高校为例［J］．档案与建设，2019（4）：56-58．
［3］ 胡春玲．高校人事档案管理模式改革创新的思路和措施［J］．就业与保障，2020（22）：168-169．
［4］ 李晓哗．人事制度改革下的高校人事档案管理研究［J］．人力资源管理，2016（9）：193-194．
作者：苏烈翠 单位：四川工业科技学院
