摘要:精准扶贫已进入关键期，对扶贫档案的需求也日益突显。扶贫档案在高校扶贫工作中起到了关键性作用，因而高校精准扶贫档案规范化管理研究尤为重要。文章对目前高校扶贫档案规范化管理所取得的成效进行了归纳，从三个方面对精准扶贫高校档案规范化管理存在的问题进行了分析，创新完善学校档案管理保障体系、创新档案服务理念、创新档案管理团队建设三方面提出了创新路径。
关键词:高校;精准扶贫档案;规范化管理
2013年，首次提出“精准扶贫”。2016年国家档案局、国务院扶贫开发领导小组办公室下发了《关于做好精准扶贫工作意见》和《精准扶贫档案管理办法》，明确提出要真实、完整、准确、全面地记录我国精准扶贫工作全过程〔1〕。目前，精准扶贫已进入扶贫关键期，对扶贫档案的需求也日益突显。扶贫档案在做好高校精准扶贫工作中起到了关键性作用，因而，高校精准扶贫档案规范化管理研究尤为重要。
一、高校精准扶贫档案规范化管理的意义
档案规范化管理是维护和保护历史发展的一项关键性工作，不仅为本单位提供档案依据，还要为社会各方提供服务。扶贫档案是做好精准扶贫工作的基础，扶贫档案的质量直接影响到扶贫工作的发展。扶贫档案在高校扶贫工作中发挥着重要作用。一是纪实作用，扶贫档案记录了高校扶贫工作中产生的数据、影像、具体措施、典型事例以及高校扶贫工作阶段性成果;二是指导作用，高校扶贫档案的规范性、准确性对于帮扶工作、脱贫工作是否精准，整体扶贫工作是否更加有效起到了参考与指导作用〔2〕;三是监督作用，高校扶贫工作中产生的票据、凭证以及财务档案都是高校扶贫资金使用的有效监督与保障。
二、精准扶贫高校档案规范化管理的基本方法及存在的问题
(一)基本方法。1．学校重视扶贫档案建设。扶贫初期，高校对精准扶贫档案工作的重视程度不够，存在着重经济轻档案现象，档案工作停留在应对检查上，缺乏整体安排、统筹部署。针对这些不足，部分高校实施了系列举措(以朝阳师范高等专科学校为例)，取得了良好效果。(1)调整档案工作领导小组。校党委书记任组长，分管档案工作的副校长任副组长，成员由系(部)及职能部门负责人担任。要求各部门指定一名档案员，该档案员要同时具备档案与扶贫相关知识。人员一经确定，及时到领导小组办公室备案。(2)扶贫档案相关知识培训。根据扶贫工作需要，学校对扶贫专兼职档案员进行培训。一是开展扶贫档案搜集工作培训。制定收集计划、收集提纲，采取合理的收集方式和方法，提供信息收集成果。比如:由学校组织部提供扶贫档案资料，由学生处提供建档立卡贫困学生资料等。再如:以报告、摘编、图表等形式把信息整理出来，不符合要求的材料要补充收集。二是档案分类工作培训。朝阳师专采用的是问题分类法，具体分类为:帮扶对接建档立卡;贫困学生建档立卡;帮扶措施及成效;扶贫资金管理;典型事例。由专职档案员指导档案分类依据、档案分类方法、档案分类说明等。三是档案管理系统软件操作培训。包括档案管理系统软件基础知识培训，电子档案鉴定、整理、编撰，归档技术培训，网络安全培训。(3)设立扶贫档案考核制。为确保扶贫档案的有效管理，学校设立了扶贫档案考核制，对未达标环节及部门责令整改，直到完全达标。考核内容:一是考核扶贫兼职档案人员备案情况，要求人员及时到位，备案手续齐全;二是考核扶贫档案工作搜集情况，要求按时提交搜集计划，撰写内容;三是考核扶贫档案搜集方式方法，各部门搜集手段均属正常采集方式;四是考核收集扶贫信息成果，考核发现，搜集形成的报告、摘编、图表等都不同程度地存在叙述不完整、图表错误、记录粗糙等现象，要求修改后由档案室负责人审核通过再次提交;五是考核扶贫档案分类是否准确，内容是否详实、工整，档案目录标签是否齐全等;六是对档案人员计算机培训进行考核。由于学校高度重视，扶贫档案工作从搜集、整理到编撰、归档，整个程序科学规范，扶贫档案由单纯纸质档案逐步向数字信息化档案过渡。在扶贫档案规范化管理建设中，朝阳师专档案管理考核机制效果显著，建立考核制使扶贫档案工作目标化、责任化，对扶贫档案管理人员起到了良好的监督作用，大力推动了我校扶贫档案规范化建设的有效进程。2．学校扶贫档案管理能力有所提高一是强化扶贫档案工作政治思想能力。政治坚定是扶贫攻坚同志们的共同理念，也是优秀素养的集中体现〔3〕。档案工作者要在思想上树立一面旗帜，要积极学习扶贫档案管理相关知识，更新档案管理理念，努力成为扶贫档案工作的先锋模范。二是强化扶贫档案工作创新能力。学好档案管理专业基础学科，掌握档案管理专业的辐射学科。开辟扶贫档案搜集新途径，细化扶贫档案分类，利用现代信息技术，使扶贫档案的应用方便快捷。利用数据资源，发挥统计功能，让资源活起来，更好地服务于脱贫攻坚。三是强化扶贫档案工作全面服务能力。开发档案新资源，满足扶贫工作需求。档案人员要熟悉档案数量、内容、结构等，掌握学校扶贫工作对档案信息的新需求，提高档案信息资源利用的准确性、针对性。广泛收集扶贫档案，满足高校执行精准扶贫工作要求。扶贫工作人员必须经过大量筛查，才能准确定位贫困户，为其建档立卡，真正做到扶贫对象精准。严格执行高校扶贫资金管理制度，精准惠及贫困人员。高校各部门对扶贫档案有一定的需求，档案室要做好查阅接待工作，严格履行借阅手续，细心解答档案借阅人员所提出的问题。3．扶贫档案信息化管理能力有所提升高校扶贫档案目前处于混合管理模式，纸质与电子档案混合，人工与计算机档案管理混合〔4〕。为提高扶贫档案使用效率，提高档案人员档案信息化管理整体素质，学校对档案人员进行了计算机培训，培训内容为电子档案的鉴定、整理、编撰、归档等技术，着重强调网络安全。
(二)存在的问题。1．扶贫档案规范化管理水平尚低，档案质量有待提高。扶贫档案规范化管理水平尚低的主要原因是档案管理制度不够完善。据调查，大部分高校处在混合管理模式，还在沿用纸质档案管理制度，没能出台一套适宜新时期新架构的档案规范化管理制度。档案规范化管理制度尚未完善，扶贫档案质量也只滞留于基础水平。2．扶贫档案管理工作缺乏人财物投入，档案设施有待完善。据调查，高校扶贫档案工作一般由驻村人员与学校专兼职档案员承担，没有精通扶贫工作的人员参与档案管理，档案部门也极度缺乏专业人才。由于投入不到位，无法实现办公系统与档案系统对接，不但不方便本校人员查阅档案，也很难为社会提供服务。3．扶贫部门与档案部门缺乏合作，档案工作开展有待顺畅。学校党委组织部在开展各项扶贫工作中，缺乏有意识地为档案部门提供扶贫资料。档案部门对扶贫档案工作的需要也没能与组织部门及时沟通，导致组织部门为档案室提供扶贫资料时全盘上缴，缺乏侧重。高校应加强扶贫部门与档案部门的有效合作，从而打造高质量、高效率的扶贫档案。
三、精准扶贫高校档案规范化管理创新途径
(一)创新完善学校档案管理保障体系。〔5〕1．创新完善高校扶贫档案组织体系。首先是完善高校扶贫档案工作领导体制。实施高校精准扶贫档案规范化管理，首先明确由党委统一领导，分管领导负总责，具体负责部门为校档案室。其次是注重扶贫档案管理人才队伍建设。加强高校专兼职扶贫档案管理人员业务及实用技能培训，多方位提升管理人员业务素质、档案理论水平、管理能力等，能够适应高校现代化扶贫档案管理工作需要。2．创新完善高校扶贫档案制度体系。一是完善扶贫档案工作制度。健全档案管理制度，废弃过时制度，整合修改缺陷制度，制定单独的扶贫档案管理制度，明确扶贫档案业务流程，强调扶贫档案管理核心内容，档案管理制度包括选拔任用、考核监督与激励机制等。二是细化扶贫档案配套制度。明确说明选拔任用条例、培训上岗要求、考核监督与奖惩办法等，如任职条件、工作权限、奖惩程度等，使各岗位、各部门互相配套，共同提高。3．创新完善高校扶贫档案资源体系。一是调整扶贫档案结构。建立扶贫档案资源库，按照“完整、系统、实用”原则打造扶贫档案，多从扶贫档案价值着手，充分体现扶贫档案特色，结构合理，为优化高校档案室提供素材。二是提升扶贫档案质量。兼职档案人员缺乏档案专业知识，致使档案整理质量参差不齐。专职档案人员应在分类标准、保管期限划分等专业性强的方面进行实地操作指导，使扶贫档案符合要求标准，同时提高兼职档案人员专业技术。
(二)创新档案服务理念。1．更新观念，树立正确的信息观。档案信息化归根结底是管理现代化，如果管理人员意识不到位，会直接导致精准扶贫档案信息化落后，要用先进的理念、科技进步手段、过硬的管理设施来打造高校档案室。2．深挖档案信息价值，发挥档案核心作用。档案信息价值主要是档案的参考价值与功能。档案的核心作用就是记录历史，服务社会。扶贫档案记录了扶贫成果，为制定扶贫政策及措施提供了依据，为扶贫工作的发展起到指导监督作用。3．研究利用者需求，最大限度服务各方工作。一是针对高校扶贫措施、制度的制定，为需求者提供服务。扶贫档案可作为第一手资料成为制定高校扶贫措施及制度的有利依据。二是针对高校扶贫典型事例，为需求者提供服务。“第一书记”上讲堂，为教育扶贫贡献力量;“第一书记”为乡村争取联办企业，安置残疾人就业，真正做到产业扶贫。典型事例作为扶贫档案单独一类，记载了大量的做法及良好效果。三是针对高校扶贫宣传工作，为需求者提供服务。学校将扶贫影像等资料以展板的形式向校内外开放，与兄弟院校交流推广，为做好高校扶贫宣传工作提供积极的服务。
(三)培养档案管理人员责任意识，创新档案管理团队建设。〔6〕1．注重文化培养，促进合作精神。高校扶贫团队要注重文化培养，要有共同目标，有高度一致的价值观和行为准则。高校扶贫工作任务艰巨，难出成绩，要有合作精神，互相理解、相互助力，最终实现精准扶贫的目标。2．端正思想态度，强化责任意识。高校扶贫人员及档案管理人员必须切实认清扶贫工作的本质。扶贫与档案工作同样需要杜绝形式主义、弄虚作假，只有扶贫情况实事求是，扶贫档案准确无误，才能有效地为精准扶贫服好务。
作者:陈萍 单位:朝阳师范高等专科学校