制造业企业库存管理的问题和策略

制造业企业库存管理的问题和策略

摘要:企业的库存管理,既是对企业本身管理水平的检验,又是对企业管控物料、资金、流程等运营能力的考验。库存管理作为制造业企业管理中重要的组成部分,其管理的结果直接影响到制造业资源的流动和分配,最终影响到企业整体的运营。文章通过梳理制造业库存管理中常见的问题和弊病,结合制造业的特点,从采购、生产、销售等环节分析问题产生的原因,并提出相应的解决对策,旨在优化企业资源配置,提高资源使用效率,实现企业利润的优质增长。

关键词:制造企业;库存管理;存货控制;问题;对策

制造业作为我国传统行业和支柱产业,虽然在很多领域已达到世界先进水平,但不可否认大多数制造业仍处在中低端区域,传统的管理模式和理念使企业长期处于发展瓶颈。同时,随着制造业全球化浪潮的袭来,新材料、新工艺的迭代也愈发频繁。良好的库存管理是企业做好基础工作的前提,是企业良性运作的有效保障,对于加快利润流入和经营决策意义重大。

一、制造业企业库存管理概述及必要性

(一)制造业企业库存管理概述

制造业库存按照用途可分为:原材料、半成品、产成品库存和辅助生产的工具、零件以及劳保用品库存。库存管理主要是指与库存物料的计划与控制有关的业务,目的是支持生产运作,故库存管理又称库存控制。区别于仓库管理的是,库存管理的对象是库存项目,即企业中的所有物料。库存管理最基础的功能是物料及成品的收发存,而制造业库存的特点是原材料种类、名目繁多,产成品批次、规格多变,再加上每天物料收发、进出频繁,本身工作量、数据量庞大,很容易掩盖收发过程中的失误。虽然事前、事中管理能够对库存管理起到一定的管控作用,但问题的出现往往具有很强的滞后性,事后管理占主导地位。理论上来说,充裕的库存有利于保障生产的连续和稳定,更有利于产品的及时交付。但在制造业的流动资产中,存货所占比重较大,大量的存货所凸显的弊端对企业整体运作构成了一系列影响,所以如何在保障生产和减少存货之间找到平衡点,也是库存管理的重心。

(二)制造业企业库存管理的必要性

1.有利于企业的基础管理和经营分析库存管理是以实物的形式间接反馈采购、生产、销售、物流等多业务板块的协作结果,是企业整体运营的缩影。库存管理中涵盖的大量收发、结存等基础数据本质上是企业经营的轨迹,做好企业的库存管理,即是做好企业的基础工作管理;而通过对库存管理中大量数据的梳理分析,对照企业战略规划和预算执行,可以直观找到经营过程中存在的弊端和不足。2.有利于稳定生产、销售,实现企业健康、良性发展库存管理类似企业的消化系统和免疫系统,良好的库存控制能够保证企业健康的“吞吐”,从现金流、物流、业务流中汲取利润,促进企业茁壮成长;同时利用其自身成熟的“免疫”机制,维持企业各项机能的平衡运行,保持生产持续稳定和销售正常发货,降低资金占用成本、管理成本、仓储成本等,对抗企业运行过程中潜在的风险和误区,从而实现资金、资源的合理配置和企业的良性运作。

二、制造业企业库存管理现状及存在问题

(一)业务网络庞杂导致账实不符

库存管理的主要业务有供应商材料入库、生产发料、生产成品、半成品入库、销售发货,甚至还有供应商退料、生产退料、销售退货等,涉及单据、部门、流程更是数不胜数,多点多线织就了库存管理庞杂的业务网;另外,物料特点特性有时也会对库存管理带来阻力,如数量、重量、颜色、尺寸等,致使物料在收发时很难做到实际清点,很大程度上只能做到主观理论一致。同时各个节点之间存在关联和勾稽关系,某一个节点的失误会导致业务链条的连锁反应,而长期的问题堆叠,很容易导致账实不符。

(二)采购、生产过剩形成呆滞品

严格意义上,材料采购取决于生产任务,生产任务又是根据销售订单分解。而在实际生产过程中,由于受工艺水平或批次材料质量影响,总有一定量的材料损耗或残次品出现,为保障产品交付的质量和数量,一般材料采购总量大于生产耗用总量,实际生产数量大于交付数量,但当订单和生产任务结束后,非通用材料和订单外产品若不能及时转入二次生产或二次订单,就极易形成呆滞库存。另外,如果生产计划不合理,或临时增加、取消、调整订单,导致生产任务的顺序发生改变,都会让存货结构发生紊乱,更大程度上促成呆滞品的形成。

(三)存货总量较大弊端凸显

首先,存货是企业制造过程的起点和终点,企业的生产过程是将材料转化成成品的过程,是现金流的主要表现形式,存货量过大意味着资金固化、流动性降低,直接导致机会收益变小、资金成本增加。其次,对于价值较高或存储条件要求苛刻的存货,如恒温、冷冻、冷藏等,大量存货意味着仓储场地、仓储支出增加;对于更新换代较快或存在保质期的存货,如食品、饮品、快消品等,大量存货意味着需要消化周期,过长的消化周期必然引起存货跌价。另外,为保证存货安全和清点、盘点准确,也导致人力成本、管理成本增加。最后,存货问题容易掩盖企业生产、经营全过程的各种矛盾,不利于企业管理水平的提高。如生产计划制订不合理导致的材料库存较大,生产工艺、水平的不成熟导致的残次品、废品较多等。

(四)库存管理不被重视

在实际生产中,随着企业的存续,往往超龄库存和呆滞库存会越来越多。在企业初创期,因为规模较小,业务单一,库存管理更趋于现场管理;但随着规模扩大,业务量增加,管理者的注意力也被生产和销售转移,但销售、生产、采购环节的沟通不畅,使得无效采购无效生产的情况屡屡发生。此外,库存管理制度的制定,流于形式,不能根据实际业务的变化做出及时调整,在执行过程中也过于呆板,没有切实发挥服务生产的目的,更没有起到库存控制的作用。管理者更缺乏将采购、库存、生产、销售四部分统筹管理的意识,仅仅将库存管理定位在收发准确、账实相符的基础功能上。而作为直接参与仓库管理的仓管员,因为缺乏业务沟通和培训,大部分精力被基础性收发工作占据,缺乏必要的思考和主观能动性。

(五)现场管理、安全管理不到位

库存管理的现场管理,侧面反映了企业整体的管理水平。但实际情况却是很多中小企业,由于库存管理意识不强,以及节约人工成本的考虑,没有专设仓库,仓管人员也由其他岗位兼职;即使专设库存场地,材料和成品混放、不同规格材料混放、不同批次成品混放,都给平时收发和月末盘点工作带来极大的不便,浪费大量人力的同时也容易造成物料短缺、丢失。库存管理的另一个重心是安全管理,包括作业安全管理、物料安全管理两方面。作业安全主要是物料进出仓库装卸、搬运过程中的人身、物品、设备安全,物料安全指仓库物资的防火、防潮、防盗等风险防范。由于现场管理的缺失以及采购和生产的脱节,再加上机械作业、物料的特殊属性等因素,都容易在一定程度上给安全管理带来隐患。

三、制造业库存管理问题的解决对策

(一)加强信息化建设控制库存管理业务节点

首先,加强信息化建设可以将库存管理中的物料属性、收发数据存储化、系统化,将业务流程、业务节点以网络的形式传递,做到有迹可循,最大限度降低纸质书写和人为因素带来的失误;同时,强大的数据汇总和查询功能,也能在第一时间获悉库存动态,有利于成本核算和库存盘点。其次,加强信息化建设还可以将影响库存管理结果的因素,如销售、生产、采购三大模块串联成整体,以库存管理为窗口,实时反馈物料流转环节和结果,将库存管理立体化地展现在管理者面前,让管理者实时获悉存货状态,便于经营决策的制定和实施。

(二)加强生产和采购管理减少无效、呆滞库存

无效存货的产生是由无效采购和无效生产导致。所以解决这一问题的关键是从采购和生产入手。首先,整合订单,多订单同批次采购和生产。企业应结合当前资金情况和材料价格走势,分解订单物料需求,对于通用和常用物料,合并采购数量或大于需求数量采购,对于特殊性质物料或不通用物料,应谨慎对待,按照实际需求数量采购;企业还应根据订单交货时间和数量,合理安排生产计划,不同订单的相同规格产品,合并生产,如此不仅能够降低单次采购的频率和成本,还能降低生产时的单位损耗。库存控制的目的在于保证生产持续稳定的同时,最大可能地降低库存量。本着这一原则,对于常用物料和常规产品,企业可以根据产品特性和生产周期,设置材料和成品安全库存,既能够保证正常生产,又能保证安全交付。其次,加强物料质量和生产流程管理。良好的原料质量是良好产品的前提。企业应根据客户和订单需求,把控材料和产品检验力度,避免不合格材料的流入和不合格产品的流出;同时加强生产过程管理,杜绝人为浪费,提高设备有效运转率,减少过程损耗和废品、次品的产出,改进生产工艺,提高产品合格率。

(三)加强存货管理降低资金占用

加强存货管理的目的是减少存货周转天数,提高存货周转率,加强存货流动性,降低资金占用。从材料转化成产品,再从产品变成应收账款,如何实现存货的从有到无,以及提高从有到无的频率,主要途径有成品发货、转入生产、直接外卖三种。首先,及时发货是有效产出的具体体现和企业经营变现的主要途径。在实际经营过程中,短期内材料市场短缺,批量性质量事故,客户回款不及时或更改、取消订单,以及旺季的生产能力大于物流发货能力等,都会让订单需求、生产执行和物流发货三者之间失衡,导致生产加班赶单或是成品爆仓的极端情况发生。企业应加强订单、生产和发货的事前、事中管理,根据订单交期,结合材料市场环境,合理安排生产计划,做好客户回款管理,既要保证如期发货,又要防止成品积压。其次,转入二次生产、二次订单或直接外卖是减少超库龄库存的有效手段。存货盘点时,发现有新增订单外存货,应根据存货性质给出处理方案,常规或保质期内的材料,可修复的残次品,经简单加工后可重复利用的废品等,符合二次订单材料要求的,尽快投入生产,不符合的安排外卖;订单外成品,或存放时间较长、预计客户延期或取消的订单成品,符合其他客户要求的,可更换包装、及时发货;存在保质期的,应在保质期到期前折价销售,将跌价损失降到最低。最后,从存货资金占用的结构入手降低其资金占用。诚然,降低存货库存是最直接的手段。除此之外,还可通过赊销原材料或设置付款账期等方式延期付款,减少材料的资金占用;通过预收账款或预收保证金等方式,降低成品的发货风险和资金占用。

(四)提高全员对库存管理重视程度

首先,加强库存管理制度的制定。根据公司业务特点、生产模式、物料习性、收发习惯等制定最适合本企业的一套管理制度,包括物料收发流程、成品出入库规定、安全库存管理办法等,并根据实际业务内容的变化,不断调整和修正。其次,加强库存管理人员业务水平和激励机制,包括岗前培训、岗位培训、岗位职责的制定等,实施必要的绩效奖惩制度,绩效工资直接与收发、盘点的准确性挂钩,对能够发现问题、提出方案的给予奖励,对在工作中善于思考、认真负责的重点培养。最后,加强管理层对库存管理的重视。包括加强仓库同采购、生产、销售的沟通,厘定安全库存警戒线,设置库龄最高阈值;加强现场管理,出具盘点报表和库龄库存报表,对盘点过程中发现的短缺或溢余认真对待,找出原因、分析原因,对超库龄库存给出具体解决方案;重视库存管理相关制度的制定,加强仓管人员的培养和培训等。

(五)加强现场管理和安全管理

加强库存管理的现场管理,应从三方面着眼。第一,规划建筑布局根据实际需要单设仓库,每一仓库单设仓管员;仓库内按照作业要求,合理设计布局,划分存放区域和物料仓位,增加必要的仓位标识;为便于管理和保证收发的准确性,可根据实际情况单设收料区、发料区、备货区、临时存放区等;第二,各规格物料设置物料信息标识卡,注明生产单位、批次、入库时间等必要信息,存在多次收发的,应注明每次收发的时间、数量、结存等信息;第三,加强仓库的清扫清洁工作,借鉴6S管理要求,做到仓库物料码放整齐,标识清楚,既能方便平时收发,也能保证盘点工作的顺利进行。加强库存管理的安全管理,第一,加强作业安全管理,在加强现场管理的基础上,规范机械和设备使用,对于特种设备,必须专人持证上岗,仓库内多设置安全标识,经常作业的区域、道路,应设置警示标识,对具有一定操作要求的物料也应设置提醒标语;第二,加强物料安全管理,对于特殊属性的物料,如易燃、易挥发、易受潮霉变等应单独设置仓库存放,并关注其在库时长、在库状态等,保证仓库内通风设施、消防设备良好,做好防火防潮;第三,保证仓库内外监控设施良好,便于查找事故原因及做好防盗工作。

四、结语

文章从库存管理的含义和特点切入,介绍了库存管理的难点和重要性,接着阐述了我国制造企业库存管理在实际操作中存在的问题。针对这些问题,文章提出了相应的解决用对策,并且站在安全生产的角度,对现场管理和安全管理提出了若干建议。然而,不同规模不同类型的制造企业,库存管理所面临的实际问题也千差万别,管理者应根据实际情况区别对待。

作者:柏荣茂 单位:江苏中慧建筑科技有限公司