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天然气企业合同管理模式研究

2020-11-20 18:08 来源:天然气论文 人参与在线咨询

摘要:合同是市场主体之间经济往来的主要桥梁,由于企业合同的不确定性和偶然性因素,导致合同管理难度较大。文章以天然气长输管道企业为例,对合同管理中存在的法律风险进行分析,提出了防范应对策略,阐述了适用的合同周期性动态管理模式,以保障企业经济利益。

关键词:长输管道;合同管理;法律风险;动态管理

0引言

随着天然气长输管道规模的不断扩大,天然气长输管道企业迅猛发展,导致企业合同类型繁多,不同的内外界风险因素造成企业合同管理难度较大,而企业经营的成功与合同管理密不可分,探索企业适用的合同管理模式,加强合同的有效管理,是企业经营管理题中应有之义。

1长输天然气管道企业合同管理现状

长输天然气管道距离长,不安全因素较多,作为高风险行业,管道企业主要负责天然气管道运输,管道建设与维护。管道企业对外签订合同量较大,合同相对人异常复杂,合同签订范围广,涉及物资、工程、服务等不同类型合同。只有建立与企业相适应的合同管理模式,才有助于企业的合规经营发展。目前各管道企业根据实际运营情况,依据合同相关法律法规,分别制定了合同管理规章制度及管理流程,规定了合同签订范围。在制度中要求,除无需售后服务、可以即时清结的项目以外,企业均需订立书面合同。各管道企业同时建立了合同管理组织机构,实行归口管理、统一签订、各负其责的合同管理体制。合同主管部门、主办部门、审核会签部门主要负责合同法律风险防范,参与合同管理。合同主管部门对企业合同进行归口管理,合同主办部门具体负责合同签订和履行等相关事项,合同审核会签部门对合同的订立和履行进行审核会签。但管道企业在实际运营中,发现在合同合规、合同条款、合同签订、合同履行等方面,存在合同管理风险,以致造成利润损失及审计风险,甚至陷入纠纷、诉讼风险。

2合同管理法律风险分析

2.1合同程序合规风险。管道企业在生产运行中,主要涉及工程、物资及服务采购业务,企业采用公开招标方式进行采购,在签订合同时易发生合同签订程序不合规,违规订立合同风险。如未按照招标文件及其他法定文件的规定与中标人签订书面合同;未及时与中标人签订合同,如未在中标通知书发出后三十天内签订书面合同;先施工后补签合同;签订合同时对招标文件约定的内容做出实质性修改;签订了背离合同实质性内容的其他补充协议等风险。

2.2合同条款风险。合同文本是按照双方意思表示所做出的约定,是确定合同权利与义务的直接依据[1]。双方因合同条款约定不确定或因合同条款的漏洞,极易在合同履行过程中发生争议纠纷。管道企业在合同管理实践中,主要在违约条款、结算条款、争议解决条款、格式条款等方面存在着法律风险。合同违约条款存在约定的双方权利义务不对等、较为笼统,以致发生违约情况难以执行,部分合同未约定违约条款等情况。合同结算条款在付款方式、付款时间、税率及发票提供等方面的约定,与实际履行还存在矛盾争议问题。合同争议解决条款存在争议解决方式不明确,在解决方式上发生争议风险。合同格式条款存在格式落款的签署情况混乱,因格式落款事宜而发生纠纷风险。

2.3合同履行风险。管道企业在合同履行环节中,可能存在合同变更、解除、转让、争议解决等可能导致法律风险的内容,若合同未全面履行或监控不当,导致企业经济利益受损,甚至诉讼失败风险。如在施工合同中禁止转包和违法分包,承包商未按合同约定将其转包或分包给没有资质的承包商等各类问题。

3合同管理风险应对策略

3.1以预防纠纷和提高经济效益为出发点,建立完善合同管理流程。管道企业要提高合同管理规范化水平,建立完善合同管理流程。企业应从合同订立发起、签订、履行、变更、终结等环节。改进合同系统办理流程,运行过程中需对合同系统的组织机构及用户管理、合同审查审批、合同付款审批流程进行优化配置,严格合同签订程序,努力提高适用性,最大化满足工作实际需要,使合同签订及履行走上规范化轨道。

3.2推行合同标准文本,完善合同条款。根据管道企业常规业务,细化合同分类。管道企业主要涉及工程建设施工(含施工、监理、检测)、承揽、咨询评价、物资、工农补偿合同、租赁等合同类别。企业可推行工程施工、检测、监理、工农补偿、检维修等类型合同标准文本,减少条款漏洞;同时强化非标准合同文本起草的管理力度,完善合同内容及条款,如细化HSSE责任、合同质保金条款等内容,明确合同双方的责任、权利和义务。

3.3加强合同文本审查,提高合同适应性。合同审查要常态化,做到定期梳理,及时整改合同审查中发现的问题。强化合同文本起草的管理力度,严格审查合同文本,加强合同经济、法律、技术“三性”审核。经济审核部门负责审核合同相对人的信用情况以及合同标的价格、数量、付款方式、交付方式等商务内容。技术审核部门负责审核技术、HSSE等内容。法律部门审核时,应出具书面法律意见,明确表达同意、保留或否定的法律意见,杜绝不完善和不合规的合同出现。

3.4加强合同归档,完善合同档案管理。合同档案是记录企业经济活动的凭证材料,也是重要的法律文件。企业应规范合同归档整理制度,实行统一归口管理,指定专门部门及专人负责,归档时梳理检查合同招议标申请、合同谈判记录、授权委托、合同会签、合同盖章、履行结算等资料是否齐全,是否存在漏洞,确保合同归档文件的完整性和系统性。企业应建立完善“合同纸质资料-台账-电子合同档案”日常合同管理模式,在确保纸质档案完整基础上,收存、扫描、录入电子合同档案,提高合同归档工作中的信息化水平,保障合同的第一手资料的完整性,最大程度上减少合同风险。

3.5发挥法律顾问及法务部门的管理职能,为合同管理保驾护航。管道企业应建立法务部门,明确其职责权利,培养高水平、高素质法务人员,筑牢企业合同管理的基础[2],要采取多种形式提高法律人员的专业水平。要聘请专业法律顾问团队,将企业法务工作从事后补救转为事前预防和事中控制。要采取内部法律人员与外部法律顾问相结合的方式,法律顾问可对公司对外签署的所有合同、协议文本进行法律审核,出具合同法律意见书,企业签订重大合同,法律顾问应全程参与,以提高合同审查及风险防范能力。

3.6加强合同管理培训宣传,提高合同风险防范意识。企业相关部门要建立合同风险意识,适时组织开展合同管理培训,利用企业的普法平台及合同专业培训,做好合同法及相关法律法规的宣贯工作,加强专兼职合同管理人员、经办人员的培训学习。培训内容应结合企业合同管理的现状,贴近生产经营工作实际,从合同项目申请到招投标流程、合同起草、合同签订、合同履行环节开展培训,重点对合同文本审查中发现的经常 性、重复性、低水平错误问题开展针对性培训,增强全员合同法律风险防范意识,提高企业合同管理相关人员的能力素质。

3.7加强企业合同内控管理,对合同执行开展有效性评价。管道企业应建立内部控制管理制度,运用内部控制制度加强企业内部的合同管理,根据权责义务,实现企业不同部门间的协调与配合,规范合同的执行过程[3]。企业每季度要开展合同内控测试,主要通过检查相关的文档记录,对合同执行进行有效性判断,可通过抽样测试方法,以样本代表总体,通过检查样本,判断合同控制总体执行情况,发现违背内控制度要求的情况及时整改,减少合同管理风险。

4天然气管道企业适用的合同管理模式

管道企业应建立“一个制度一个机制”周期性动态管理模式。“一个制度”是指合同履约管理重点结合承包商黑名单管理制度。“一个机制”即形成从签订、履行到反馈的合同管理闭环机制。合同签订前要开展尽职调查,加强合同主体资信审查,对合同相对人的主体资格、资信情况、资质及履约能力等情况进行综合审查,必要时由合同主办部门、合同主管部门及法务部门开展尽职调查,杜绝不诚信主体参与企业市场交易,规避企业风险。合同签订后要加强合同履约评价管理,建立承包商黑名单闭环机制,督查合同履约情况反馈,推动承包商信用体系建设。合同履行过程中,企业合同经办部门及主管部门须定期考核合同相对人履行情况,密切关注合同相对人资信情况,发现合同相对人出现不能履行或不能适当履行的情况,要及时采取适当的措施,有效维护企业合法权益。合同进入付款环节时,应判定合同履行进度、合同收付款时间节点是否符合合同相关约定,实现合同系统与财务系统的相关连接,加强闭环管理。推动关于对承包商管理的各项规章制度的落实,建立承包商黑名单管理制度,如将施工合同履约中有无转包、非法分包或擅自超越合同文件载明的范围之外从事承包活动的情况,不合格者可加入企业承包商黑名单。

5结语

随着天然气政策的频繁释放,天然气管道企业要充分认识到合同管理的重要性,在生产运营中应不断细化合同管理,不断优化合同周期性动态管理模式,防控合同风险,切实保障天然气长输管道企业的经济利益。

参考文献:

[1]冯晨.合同管理法律风险识别及防范[J].天津经济,2019(11):43-45.

[2]张建义.公司法务工作中的合同审查和风险防范[J]法治与社会,2014(25):77-78.

[3]林君寿.关于强化企业合同管理中风险意识的探讨[J].现代营销,2020(04).182-183.

作者:徐麦玲 单位:山东省天然气管道有限责任公司

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