1.教务管理系统的使用现状分析
1.1提高数据查询统计效率
教务管理系统比之原有的教务工作模式，其重要的优势表现在对数据的整合、查询、分析的高效性。原有教务工作一般会呈现出过于独立的工作范畴，部门与部门之间、工作内容之间联动性较差，从而导致系统的统计效率较低。教务系统通过基础数据的建立和日常信息维护的工作，将数据与信息之间进行关联，采用一定的计算方式，将统计结果呈现给使用者,为学校管理层的决策支持提供详尽的数据分析。
1.2规范教务管理工作
教务管理系统一般是采用将含有信息数据的表格按一定的关系构成的数据库，各种表之间具有紧密的关联和制约，组成了一个涵盖所有教学运行和教学管理的大型数据库系统。这其中每个操作人员都需用自己的所属身份登录系统，按照既定原则进行操作。
1.3强化了院校两级教务管理
传统的高校教务管理是按照校院或者院系二级管理的，各自具有数据信息独立保存的特点。这个特点体现在虽有计算机参与管理及数据储存，但存在数据重复、数据交流错误、功能简单、维护成本高等问题。随着学校规模的不断发展，信息量的逐渐增加，旧有的单机信息数据储存、管理模式已经落后，并严重阻碍着教务工作的发展。教务管理系统采用数据从服务器集中管理和调用的办法，减少了数据过于分散而导致的信息错误，保证了数据的一致性。同时，这种数据管理模式也为院校两级管理提供了平台。
2.教务系统使用存在的问题
2.1教务系统设计与学校体制不符
大多数学校通过购买成品系统的方式建立的教务管理系统，这其中普遍存在系统本地化问题。教务系统既要促进教学管理的现代化、信息化，又要符合学校的自身情况。购买的教务系统的设计是参照一般高校的教学管理模式开发的，而每个学校的教务管理模式又不尽相同，这就产生了使用过程中的矛盾或博弈。伴随着教务系统在教学管理中使用的逐步深入，购买成品系统的高校也存在着系统升级维护和拓宽功能领域的需求，往往这种需求不被学校决策者重视。学校领导只重视系统的建立而忽视系统的维护和再开发工作，资金投入、技术支持都无法得以保障，导致教务系统发展停滞不前，阻碍学校教务管理工作的推进。
2.2技术与业务边界
通常教务系统是由学校技术部门人员参照同类院校的标准和使用情况进行引进，并根据系统模块的设置，结合现有使用者的工作分工加以赋予相关功能或开放有关联权限。一旦系统平台搭建成功，技术部门人员便将系统交由教务处进行管理。教务处会在本部门使用者中设立系统管理员，负责将使用过程中出现的问题反馈给系统管理员或系统研发者，以寻求技术问题解决。系统管理员一般会由学校单纯的技术部门人员，如网络实验中心管理员、计算机教师担任；或者在教学管理部门中选择具有一定业务能力的使用者担任。教务系统的使用面临着对使用者需具有一定的要求，既了解教务工作的基本原理，又能把握高校教学的规律，熟悉教学管理规定，能根据系统设计原理并结合实际需要的提出系统实现要求，由技术人员遵循业务规律，结合数据库设计和网络安全规范，严格控制操作环节来进行技术支持。教务系统本身就是具有技术性和业务性的特点，如何达到业务与技术的平衡点，融合彼此的优势，是目前教务系统使用的重要难题。
2.3使用者工作习惯
教务管理系统的使用者一般为与教学工作相关人员。这些人员中大多不是出自技术性专业或者日常办公中对技术相关内容接触较少。这其中部分使用者往往会根据系统管理员或使用熟练者的操作方法进行继承操作，而缺少对系统功能和实现效果的研究主动性。并且由于长时间固定工作方式的积累，而存在对固有工作方式的依赖，抵触改变工作方式或加入系统工作内容。这种工作方法在学生人数、信息量较少的条件下，由于工作熟练程度较高，反而能体现出一定的工作效率，但随着学生人数的增加和教学管理不断的科学化、制度化、丰富化的背景下，这种脱离或部分脱离系统平台的教学管理工作方法，反而增加工作成本，使得教务事务处理的速度减慢，总体的教务信息筛选，联系和处理问题能力下降。
2.4使用者操作不规范
目前我校系统使用最重要的问题为使用规范化的问题。已应用到我校教学管理系统的部分模块已较为成熟，并给我校教务管理工作带来便利，如选课、成绩管理模块等，系统使用者使用规范问题较为严重。一旦使用者的前期的基础数据存在录入失误，将会给后期数据统计分析带来严重错误及工作漏洞。例如：教学任务的数据错误将引发教师成绩录入、生评教数据准确性、学生成绩统计、补考统计等一系列数据问题。因此，系统使用者在使用过程中的规范性操作，将决定教务系统应用的成败，也决定着工作效率是否能够达到提升。
3.教务系统的管理及建构
3.1完善教务系统管理制度
在日常教务管理中，往往出现教务工作制度健全而系统教务制度缺乏的现象，或者照搬日常工作制度而不考虑教务系统的可操作性，就导致教务系统管理定位模糊，缺乏科学性和实用效果。制度是管理过程的重要环节和实施保障，它将劳动责任和生产效益有机结合。所以教务管理系统的构建与发展，需要学校各部门的共同搭建与维护，其中涉及的相关人员及其操作规范需有明确而健全的教务管理系统的管理制度把控，例如，教务管理系统数据安全制度、教务处及教学秘书操作权限制度、教务系统网上选课制度、网上生评教制度、成绩管理和成绩修改监督制度等，只有制度规范，管理到位、责任明确才能确保教务管理系统有序运行。教务系统的使用者也需提高系统规范使用意识，自行遵守教学管理部门对系统的规范操作要求，增强风险责任意识，减少盲目性操作。
3.2创新和调整固有工作思路
教学管理者是教务管理系统的信息传递媒介，以数据和工作指令维持信息在不同使用者之间流动，从而完成教务工作。随着教务系统的使用不断深入，一些原有工作内容则不再适用和不符合教务系统设计，这就要求教学管理者调整原有工作流程，打破工作部门界线，开发新的管理模式，实现数据与资源的共享。例如，我校改变了原有自上而下通知、自下而上汇总信息的效率的工作模式，利用教务系统开放授权Web端学生信息查询和修改功能，实现了教学管理者、教师和学生的实时信息交流，在学籍、学生档案、火车票优惠卡购买、考试报名等工作中，工作效率、数据的准确率有明显提高。
3.3优化人员配置，提高系统使用者业务水平
高校对教务工作人员配备、结构组成、工作分工要有针对性的进行划分及组合，对技术型人才要有一定的配置，发挥成员优势及特长，搭建合理的教务管理系统人力资源结构。对原有使用者要进行定期系统培训，提高使用者系统业务水平，增强其使用系统进行教务工作的现代化办公意识和独立思考问题能力，逐步改变原有工作方法。采用系统模块培训手段，针对工作中某一问题或者某项任务进行专项培训和操作。多组织高校之间教务系统使用的交流、学习活动，借鉴其他高校成熟的操作方法。
3.4坚持系统维护投入，做好系统二次开发
教务管理系统在使用一定的时间后，会出现系统数据冗余，部分查询操作报错的可能性。这就要求学校需继续坚持对系统稳定性和拓展功能的投入。有研发能力的高校，可对原有系统进行二次开发。目前，无自主研发能力的学校，基本采用购买较为成熟的教务管理系统的模式，但在使用的过程中，无法根据学校自身情况进行使用设计，对自己所提交的个性化需求均需研发公司进行技术支持，这种需求实现过程周期性较长，技术依赖性较大。因此，高校需采用系统引进与二次开发相结合的工作思路，以实现系统使用与自身特点相适应的需要。
3.5总结使用经验，引入知识管理概念
教务管理系统的使用虽有操作手册、系统配置等说明性的技术知识，但在使用过程中，使用者的经验和操作技巧也同样具有重要作用，特别是解决突发性事件（如迎新现场的故障排查），非规范性的操作实现等，这些对解决我们使用系统中出现的暂时性无解问题，通常具有良好的使用效果。这就需要我们引入知识管理概念，建构一个量化与质化的知识系统，让使用者把使用过程中总结出来的有效经验反馈到知识系统内，实现过程分享，形成永不间断的智慧循环。
4.结束语
教务管理系统的出现是在这个时代的教育信息化背景下产生的，是为配合目前打造数字化、网络化校园，减少教育教学工作的劳动成本，及时提供充分、科学的决策依据，达到教学有效管理目的的产物。在教务管理系统的建构和管理中，学校的重视和投入是前提，使用者的业务能力是基础，健全的制度和规范化的管理是保障，如何解决和处理好这之间的关系，是教务管理系统有效运行的关键。
作者：李津泽 单位：天津体育学院运动与文化艺术学院教务处
