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干部档案信息化管理初探

2018-01-12 14:54 来源:信息化管理论文 人参与在线咨询

摘要:任何单位中干部档案都具有非常重要的意义。干部档案记录了干部任职以来的所有记录,是单位进行干部任免的重要依据。因此,加强干部档案管理就显得尤为重要。为了探索提升干部档案管理效率的具体策略,笔者从提高干部档案信息管理重要性认识、加强基础设施建设以及提高管理人员素质三个方面进行了具体论述。

关键词:干部档案;档案管理;信息化

信息技术的发展为档案管理提供了全新的途径,干部档案主要记录了干部在任职期间的相关信息,对于其后续的任用具有非常重要的参考价值。将信息技术应用于干部档案管理当中具有非常重要的意义。所谓干部档案信息化管理就是使用信息技术实现干部档案的归档、编排等管理内容,并将信息技术应用于档案服务当中,提高档案的利用效率。现阶段大数据、云计算等信息技术的快速发展为干部档案信息化管理提供了全新的途径。

一、干部档案管理信息化的重要性

(一)干部档案需要干部任职期间重要的事件或者文件记录下来,传统干部档案管理是以纸质资料为管理对象,因此在管理与利用方面存在着一定的不便性。将纸质资料转化为信息化干部档案,不仅便于长久保存,同时对档案资料的进一步利用具有非常重要的意义,能促进人们更加快捷、准确地从全局把握干部的概况。干部人事管理事业朝着信息化、数字化方向发展符合档案管理应多元化的趋势,这样才能促进档案管理事业的进一步提高,也能保护一个公司乃至一个国家的隐形财富。(二)传统档案管理在进行档案归档与编排的过程当中往往是采用人工的方式进行处理,这种处理方式不仅在效率方面存在着较大的局限性,同时也可能会存在着一定的错误,从而导致后期利用存在着一定的问题。信息化干部档案管理在档案归档与编排方面使用的都是最前沿的信息技术,这些技术可以快速提高干部档案归档与编排的效率,同时在精确度方面也存在着极大的优势,因此不仅可以提高干部档案管理的效率,同时也能够提高干部档案管理与服务的效率。(三)档案之所以称之为档案,是由于它所记载内容的重要性所致,部分档案要求安全绝密的保存,这样才不至于档案被心术不正之人了解后造成一系列的损失。随着信息的不断进步,干部档案的信息保密性也受到威胁,必须拿出一套更加安全的档案管理方案,才能保障干部档案的安全性。信息化干部档案管理在档案安全性方面也具有较大的优势,比如单人管理,建立电脑防护墙、多次备份、设置登录密码等,可以根据档案的不同保密程度采取不同的管理方式。

二、干部人事档案信息化管理的现状

(一)信息化管理过程中安全问题突出。任何一项技术的产生都犹如双刃剑一样有利有弊,信息技术也是这样,一方面加快了人们认知世界的步伐,另一方面又会给人们带来新的挑战和新的问题。由于网络互联以及黑客和病毒的存在,如果把档案传上网络,就很难保证档案的绝密性和安全性了。不论是网络黑客还是网络病毒,这两种威胁都是不可控的,而且一旦入侵存储干部档案的电脑,所造成的破坏将是致命性的。(二)干部人事管理信息化程度不够。目前我国干部人事档案管理的信息化程度还相对较低,没有形成一套完善的干部档案管理体系与制度,无法硬性约束档案管理队伍的行为,日常的干部档案管理流程还存在很多问题亟待解决,比如有时候管理人员会直接打印文档,使得档案备份管理的效率极其低下,还有部分管理人员由于太相信信息化的安全性,不注重重要文件的备份工作,导致一旦失误文件将无法找到,造成不必要的损失。(三)干部档案信息化管理的相关人员专业素质不强。档案管理工作毕竟不是单位作为盈利的主要方式,因此大部分单位对干部档案管理重要性的认识存在着明显不足。许多单位的干部档案管理工作都是由其他文职人员兼任,并没有组建专业的档案管理团队,许多档案管理人员对档案信息化管理的认识还存在着一定的误区。同时,大部分单位也不会对干部档案管理人员给予必要的培训,从而导致管理人员的信息化管理能力得不到充分的提升。

三、提高干部档案信息化管理的策略

(一)提高对干部档案信息化管理重要性的认识。干部人事档案管理工作对一个单位的生存与发展具有非常重要的意义。现阶段单位首先要充分认识到干部档案在干部任免方面的重要性,加强对干部档案信息化管理的关注。其次,单位还要认识到信息化技术是提高干部档案管理效率的重要手段,在进行干部档案管理中加强信息技术的使用。(二)加快干部档案管理过程中的信息化建设。信息化管理必须要建立在信息化基础设施之上才能完成。因此,为了保障干部档案信息化管理的进一步发展,当前必须要加大档案信息化管理基础设施建设。首先,要为管理人员配备信息化管理的必要工具,例如,加强计算机、扫描仪、打印机等设备的建设力度。其次,还需要做好相关软件建设工作,购买现代化的档案管理软件,从而提高信息化干部档案管理效率。(三)提高干部档案管理人员的综合素质。干部人事档案管理工作人员作为档案管理的主体,其素质的高低直接影响到档案管理工作的效率,只有重视档案管理工作人员的素质,才能从根本上解决档案管理工作发展的问题。首先,可以请一些专业素质过硬的人员对管理工作者进行技术上的指导培训,单位可以通过定期举办档案管理技术讲座或者定期开展入职后培训的方式为管理人员提供必要的学习机会,从而提高其管理能力。其次,单位在进行档案管理人员招聘时要充分考察其信息管理能力,并将其作为录用的核心指标。最后,应加大对工作人员思想教育,包括敬业精神、奉献精神、自我反思精神等,这些都会直接影响管理工作的优劣,只有排除了人的自身问题,干部人事档案管理工作才有可能长久发展,发挥出其应有的作用。干部人事档案的管理工作一直以来都得不到单位的重视,但是干部档案的重要性不言而喻。本文通过详细的分析,对干部档案管理方面所存在的问题进行了探讨,并给出提高干部档案信息化管理工作的具体策略,旨在促进干部档案信息化管理的进一步发展。

参考文献:

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作者:邢丹露 单位:吉林省公主岭市委组织部干部档案馆

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