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图书资料档案信息化管理优势

2018-01-05 11:50 来源:信息化管理论文 人参与在线咨询

摘要:我国目前正处于信息化阶段,信息的快速发展影响着国民经济与社会的发展。随着信息化时代的不断发展,图书资料档案的管理也发生了一定的变化。本文主要就图书资料档案信息化管理的意义与优势进行了简要的阐述,而后针对图书资料档案信息化管理存在的问题进行了深入研究,结合本次研究最终提出了提高馆藏资源的共享性、加强对图书馆的建设、提升图书资料档案工作人员的水平等实施策略,最终希望借助于本次研究,能够为相关的图书资料档案信息化管理的优势,提供一些可供参考的内容。

关键词:图书资料;档案;信息化管理;优势

处于信息化时代的人们必须具备一定的知识储备,学习知识的获取、检索能力。在人们的日常生活之中,知识的来源主要依靠阅读图书与各类资料,图书馆是广大人民群众获取知识的重要场所,肩负着提升人民群众知识水平的重任。在图书馆为人民服务的同时应思考如何为广大人民群众提供更加宽广的阅读平台,利用先进的科学技术建立起信息化的图书资料档案管理制度,为人民群众更好地服务,使人民群众可以更加便捷地阅读资料与图书。为此,建立图书资料档案的信息化成为必然趋势,作为图书管理工作者有必要分析图书资料档案信息化管理存在的问题,并了解其优势。

一、图书资料档案信息化管理存在的问题

(一)管理制度不够规范

目前,图书资料档案管理的制度并不规范,工作人员在进行资料收集时常常会遇到困难。一些部门的工作人员在进行图书资料归档时并没有明确的规划,以至于收集的图书资料范围太过狭窄、内容产生问题较多等现象时有发生。没有健全的图书资料管理规章制度,缺乏对图书资料相关部门的约束,致使图书资料档案出现更多问题,如图书档案材料不齐全、质量较差等。

(二)档案管理意识淡薄

图书资料档案管理对于图书馆来说十分重要,它是图书馆工作的综合性反映,应成为图书馆的重要工作之一,但是目前相关工作人员根本不能意识到图书资料档案管理工作的重要性,相关工作人员在进行图书资料档案管理时应积极、主动。

(三)档案管理观念陈旧

传统的图书资料管理方式缺少创新意识,管理观念陈旧。大多数图书资料档案都是纸质的,时间越久,档案资料也就积累的越多,必须占用大面积的储存空间,相关工作人员还需对其进行保护,以免资料受潮或出现其他问题。这些问题使得档案资料管理的成本不断提高,使用效率却越来越低。

二、图书资料档案信息化管理的意义

图书资料档案是一个繁杂而庞大的信息资源库,里面存储着各种各样的零散信息,只有工作人员对其进行整理分类才能使其发挥作用,实现这些资源的价值。所以,图书资料档案管理十分重要。图书馆工作人员在进行图书资料管理时应坚持将档案信息化管理工作做为一项长期的任务,并形成科学、有效的管理制度,使档案信息化管理可以有效开展。图书资料档案应提高自身的使用率,这需要相关的管理人员进行有效管理。

三、图书资料档案信息化管理的优势

(一)改善了图书资料档案的保存方式

一般情况下,图书馆的工作人员应及时记录图书资料的借阅信息。实施图书资料档案信息化管理后,可以更好地保护图书馆的图书资料原件,减少档案资料原件被使用的次数,以避免档案资料原件被损坏。通过信息化的管理方式,不仅保护了图书资料档地改善了图书资料档案的保存方式。

(二)整合共享图书资源

实施图书资料档案信息化管理后,将所有的图书资料档案信息收录汇总起来,增强了图书资料档案的共享性与有效性,使广大人民群众在借阅图书时更加方便,也扩大了图书资料的使用范围。将图书资料的信息放在网络平台上,可以发挥电子文件的作用,它比起图书资料的原件更易于被查找,可以使使用者快速找到自己需要的信息,这种方式极大地提高了图书资料的使用率,使图书资料可以更高程度被人们应用。工作人员在浏览与存取时也更加方便,有利于进行图书资料档案的整合。

(三)加快图书资料的检索

实施图书资料档案信息化管理后,图书资料的归档更加科学化,采用电子形式进行归档,电子信息查询系统可以使图书资料的使用者快速找到需要的电子目录与电子文档。在搜索自己需要的文档时只需要输入图书资料的关键词,与图书资料相关的信息就呈现在了计算机的屏幕上。广大人民群众与工作人员在借阅时,可以通过电子信息查询系统更加精确地获取相关的图书资料档案信息。

(四)节约人力物力

以往的图书资料归档与管理都是工作人员在重复繁琐的劳动中进行的,实施图书资料档案信息化管理后,可以使图书馆工作人员从劳动中解放出来,利用计算机便捷地进行工作,改善了图书馆工作人员的工作条件。在对某些图书资料档案的信息进行改动时,只需要在电脑上输入相关的指令就可以完成,避免了工作人员在手动操作时易出现的错误,极大地提高了工作人员的工作效率,不仅节约了人力,也节约了物力。

(五)提高服务质量

实施图书资料档案信息化管理后,建立一个供内部工作人员查询信息的档案信息化管理系统,图书馆内部人员可以自行查找所需的信息,以便于及时与客户进行沟通并取得联系,为客户提供更加便捷的服务。通过实施图书资料档案信息化管理,工作人员对各类图书资料档案的了解更加深入,也就可以更好地为客户服务,提高客户的满意程度。

四、图书资料档案信息化管理的措施

(一)提高馆藏资源的共享性

目前,我国大部分图书馆采取的管理模式均为封闭式管理,以至于图书馆被严格划分为各个部分,如高校图书馆、专业图书馆等。这些图书馆的管理模式也是自行管理,图书馆与图书馆之间并不进行交流与联系,导致图书资源的利用程度还不够高,无法满足广大人民群众的阅读需求。所以,国家应采取措施,使各个图书馆之间建立必要的联系,将图书馆的图书资料进行分享,达到资源共享的目标。鼓励各大高校将学校的图书馆对社会开放,为广大人民群众提供更多了解知识的渠道。

(二)加强对图书馆的建设

广大人民群众提高知识水平的主要方式是通过阅读,而图书馆作为广大人民群众阅读的重要场所在提高人民群众知识水平上功不可没。中国人民的知识水平普遍上升对于社会的发展具有一定的促进作用,所以,国家应重视图书馆的建设,为了提升人民的知识素养,应发挥图书馆的自身专业优势。在建设信息化图书馆时,各地政府与教育行政部门应大力支持并提供相应的帮扶,为各大图书馆建立数据库,使社会图书馆与各大高校图书馆联系起来,提高广大人民群众对图书馆的满意程度,并满足广大人民群众的知识需求。

(三)提升图书资料档案工作人员的水平

实施图书资料档案信息化管理,首先应对相关的工作人员进行专业培训以及相关的教育工作,使图书馆工作人员具备现代化的图书资料管理意识。与此同时,图书馆领导也应加强图书馆工作人员的图书资料档案的管理水平,培训工作人员的相关操作技能,使工作人员可以对图书资料档案进行信息化管理,提高图书资料档案的使用效率,以便于提高图书馆的服务效果。

五、结束语

随着信息技术的不断发展,广大人民群众对图书资料的要求也越来越高,这就需要图书资料档案相关工作人员与时代同步,建立完善的图书资源数据库,使图书资源实现高度共享。相关工作人员也应提升自身的知识水平与业务水平,为广大人民群众提供更加优秀的服务。在信息技术与社会形势的不断发展中,加强图书资料档案的服务功能,提供多样的服务手段,对图书资料进行加工与整理,将各个图书馆之间建立必要的联系,实行资源共享,以满足广大人民群众的知识需求,使图书资料档案可以更好地为广大人民群众服务。

参考文献:

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作者:张艳 单位:山西省太原生态工程学校

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