第一篇：高校档案信息管理问题及对策
摘要
随着科学技术的发展和信息化时代的到来，高校档案信息化建设势在必行。本文阐述了高校档案管理信息化的重要性，并对高校档案信息化管理发展进程中出现的一系列问题进行了论述。最后，本文结合自己的工作实践针对高校档案信息化管理中存在的问题提出了解决之策。
关键词
高校；档案管理；信息管理；对策
1高校档案管理信息化的重要性
现阶段，伴随着信息化技术的高速发展，高校想要提高自身的核心竞争力，也为了更好地适应时展的要求，就要不断加强信息化管理。现阶段，很多高校开展信息化管理已经取得了较大的成效，有利于高校教学和科研工作的进行。高效的信息管理系统主要是通过信息技术来对各职能部门的业务进行统一和协调。高校管理信息化的重要性主要体现在以下3个方面：第一，高校信息管理可以为其自身发展以及高等教育的深化改革提供强有力的支持；第二，高校信息管理是现有条件下提高我国高校整体管理水平的一个非常重要的途径和手段；第三，高校信息化管理可以大大提高教育资源的使用效率，避免资源浪费。通过信息系统，可以有效地实现档案资源的优化配置，建立起稳定、有序、高效的档案信息服务。
2高校档案信息管理工作的现状分析
1）信息化管理系统分割过多，时常出现一些管理盲区。目前，我国高校的信息化管理平台主要包括网络信息化平台、学校信息平台、多媒体教室、课件资源建设以及远程卫星信息平台等。但是，这些信息广利平台在管理体制方面却存在多元管理的现状。各部分之间根据自己的权限范围在不同的平台上传阅自己的相关文件，缺乏统一的数据管理系统将文档进行分类处理。因此，导致高校信息化管理水平以及工作效率相对比较低下，有些管理部门之间甚至会出现相互推诿的现象。
2）高校档案信息管理建设缺乏统一的规划与标准。高校在建立信息化管理平台之后，相关信息资源的应用，特别是教育资源的应用就成了高校信息管理的关键内容。然而，通过调查发现，很多高校把信息化建设的重心放在信息化平台的搭建上，认为信息化建设就是信息化管理平台的搭建，忽略了之后信息资源的处理和应用，从而导致很多高校的信息化管理平台没有得到充分的利用，只能满足浏览信息、收发电子邮件及聊天这些最基本的功能，导致许多教育信息资源被严重浪费，从而不能满足日常教学中对信息资源使用的需求。
3）信息化管理的不足，档案管理队伍建设的不完善。目前，大多数高校档案管理理念较为陈旧，大多按照档案管理者的经验来开展档案管理工作，信息资源共享的意识较弱，而在软件系统上也没有形成自动化的信息检索系统。除此之外，很多高校的档案管理人员的专业知识和技能不足，并且缺乏对信息技术方面的认识，档案管理队伍建设并不完善。
3新形势下高校档案信息管理应采取的措施
1）建设并完善“校园一卡通系统”，有效整合信息资源。随着高校信息化建设的速度加快，“校园一卡通系统”的建设和完善必然会成为高校信息化管理的重要内容。同时，这也是高校现代化管理的重要内容。“校园一卡通系统”的建设和完善，可以很大程度上提高高校的信息管理效率，使学校的整体管理水平达到一个新的高度。该系统可以使传统管理体系各职能部门各行其是，条块分割的状况得到极大的改善，从而有利于信息资源的优化配置，避免信息管理平台的重复建设，实现高效管理业务的重组和统一，减少各个管理部门之间的“信息孤岛”效应的产生，进而使高校的管理信息资源能够在全校范围内实现纵向和横向上的通常流畅，使不同管理部门的信息能够得到很好的共享。
2）加强档案信息化建设的投入。高校要认识到档案信息化建设的意义和价值，极大对其人、财、物方面的投入和支持。首先，要加强对专业人才的招聘和培养。档案信息化建设需要即懂档案管理，又熟悉信息技术的专业人才，因此高校要一方面积极吸纳符合条件的复合型人才，另一方面要加强内部人才的培训，打造出综合素质较高的专业人才队伍。其次，要加强对软硬件方面的投入。高校要积极引进国内外先进的软、硬件设备，为信息化建设打下坚实的基石。最后，要加强档案的数字化工作，在高校档案网站中设置档案网页。
3）不断深化档案信息化管理进程，提高信息化技术和管理水平。高校必须不断提高各级管理人员的能力，使他们具备一定的研究、建设、运行以及管理能力，能够最大程度满足大部分教师和学生以及高层管理者的信息化需求。在信息管理方面，一方面要满足教学科研的信息管理支持；另一方面可以提供必需的管理决策、质量保障、评估考核等方面的全面信息服务。要积极对档案管理人员进行培训，提高档案管理人员的专业素养。高校档案信息化安全是一项系统工程，要注重信息资源的安全性，在安全性的基础上充分利用和共享信息资源。此外，应当利用查档的机会，加深查档人对档案工作的了解，增强档案意识。同时，高校的信息管理工作还要注意逐步将工作重心从管理调控转向用户服务，这是信息社会发展的必然要求。
4）进一步完善档案信息化管理的评价体系。高校在制定、和实施信息化管理时需要按照相应的规范，并能够采取相应的评价指标体系进行管理，使高校各个分支管理部门在信息化管理当中能够遵循这些规范，达到协同发展、共同促进的管理目的。制定实施相关的高校信息管理的评价指标主要目的就是对信息管理工作能够实现有效的监督和控制。因为，只有实现了教育信息化管理的规范发展，才能真正提升高校的整体教育管理水平，使教育服务质量得到实质性的发展。通常情况下，高校可以采用国际认可的质量保证体系，这能够很好的体现对管理全过程的控制，具有很强的普适性。
5）完善档案信息化管理的组织形式。高校信息化管理是一项涉及面广、内容较为繁复的工作，涉及高校的各个职能部门和不同岗位的人群，是一项重大的变革，时间周期较长，而在初期很少能见到成效，并且很多职能部门的负责人不能了解到信息化建设的价值。因此，若没有一个完善的组织体系，没有校级领导的积极支持和亲自参与，没有校级领导的决心、正确的决策、规划和强有力的措施，没有一个职能部门负责协调、一抓到底，学校档案管理信息系统的建设必将步履维艰、难以取得成绩。所以学校在这项工作上组织形式是否科学、合理是整个系统成功的关键。
作者：刘萍 单位：南阳医学高等专科学校
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第二篇：档案信息管理系统业务规则探析
摘要：
近些年来，档案信息管理工作越来越受关注。在档案信息管理中应用业务规则管理，有助于提高档案信息管理效果。本文结合业务规则管理的相关内容，重点就档案信息管理系统中业务规则管理的应用展开了分析。
关键词：
档案信息管理系统；业务规则管理；应用
作为一个由业务网络所构成的档案业务管理系统，档案信息管理系统需要运用多学科知识及专业的配合，通过各部门的倾力协作，实现配套运行的系统。当前，多数档案信息管理系统的业务处理逻辑，都被写成了各种程序段，并隐含于代码数据库、触发器等之中，一旦需求变化，势必需要对程序代码加以修改，因而导致系统的维护成本大幅提升，也很难实现升级与更新。结合此类问题，我们采用业务规则管理，通过规范档案信息管理系统的业务规则，实现了业务规则存储、集中管理、维护等的灵活设置与有效执行，且实现了档案信息管理系统业务中不确定性业务流程、策略的独立，保障了业务规则能够轻松、灵活、便利地进行管理和修改。
一、业务规则与业务规则管理概述
业务规则的兴起为档案信息管理系统的优化、升级提供了契机，业务规则管理对于构建一个完善、可靠的辅助决策、需求变化响应、有效扩展、生命周期较长的档案信息管理系统而言，无疑提供了十分重要的理论与技术支持。
（一）业务规则
对于业务规则而言，其内涵十分丰富，不仅包括明文所规定的同业务有关的法律、法规、规章制度、操作规范、章程、标准等等，还涵盖了长期业务指导与实践经验、从业者所积累的知识经验与总结、日常操作所积淀的专业知识与技能等等。就信息管理系统视角而言，业务规则被视为约束、定义档案业务活动的语句，负责对业务结构、控制及业务行为影响因素进行描述。就信息系统视角而言，档案业务规则（ABR）即对档案业务中某类定义、限制性的描述，负责对档案业务结构加以维持、控制，就档案业务行为加以影响的一类具有业务定义的术语、事实陈述、约束、推理等描述。ABR多源自于明文所规定的同档案业务有关的法律、法规、规范、规章制度、章程、标准，还包括档案业务工作者需求调研、旧档案信息管理文档等内容。
（二）业务规则管理
所谓的“业务规则管理”，简称BRM，其通过将系统所处理业务逻辑由程序的代码中加以抽取，使其转变为简单的业务规则，并采用结构化业务规则数据，对规则引擎加以驱动，以更好地执行业务行为的过程。BRM参考的是数据库管理思想，较传统业务规则层的引入相比，实现了业务规则与数据程序的分离，并单独存储于规则库中，将业务规则数据信息视为十分重要的资产用以科学管理。业务规则管理采用结构化业务规则加以描述，并对业务行为加以组织，借助于有效的管理平台，业务工作者可借助于类自然语言进行规则编写，并创建业务规则，将修改、维护之权交还给业务人员，业务规则的逻辑关系则由引擎加以处理，实现了业务系统组织真正意义上的面向业务人员。
二、档案信息管理系统中业务规则管理的应用
结合业务规则管理的内涵，其在档案信息管理系统中的应用主要体现在如下方面：
（一）获取档案业务规则
首先，对档案业务规则加以分类，尤其是对档案管理部门所制定的档案管理期限表、归档范围等。重点就文件材料的归档范围、位数档案的保管期限加以描述、规范，并对归档文件的规则加以整理。同时，对档案著录、文件归档整理规范、文件材料是否归档及其范围加以规范。对于各种不同的档案门类也进行相应的规定，例如会计、信贷、科研等档案。结合档案管理经验、专业知识等对各种类型的档案进行分门别类的分析、处理。其次，获取档案业务规则。就档案信息管理而言，其业务规则多源自于档案管理业务有关法规、制度，经验积累等，结合业务规则的来源可能存在大量重复、无关内容和信息，此时必须进行挖掘、筛选、整理，获取有用规则，并对业务规则加以区别、分类，明确业务规则的主体，并对其进行判断、推理、计算、约束，最后将所整理规则进行完整性分析、冗余分析。
（二）面向业务规则管理的档案信息管理系统的开发
对于面向业务规则管理的档案信息管理系统的开发而言，其主要包括如下内容：档案业务规则的集成与开发环境；档案业务面向对象的模型构建；档案业务规则语言；档案业务规则数据库；档案规则引擎；数据、指令接口；组件化结构。由于篇幅限制，下文重点就其中几大重要部分展开介绍：
1.档案业务规则的集成与开发环境。对于面向档案业务规则管理的集成与开发环境而言，主要需要就规则编辑器、编译工具加以集成，以便就档案业务规则加以科学管理、部署。结合图形界面，在进行业务对象模型构建过程中，能够为用户提供更为便利的操作支持。对于编译工具而言，可对业务规则语句加以转换，将其变为不同的规则代码，这样有助于科学地执行规则引擎。
2.档案业务面向对象的模型构建。对于档案业务所面向对象而言，该模型的构建必须建立在档案管理工作科学描述的基础之上，并就档案业务所面向对象的名称、各种不同的约束条件等内容加以记录。对于业务对象模型而言，应当为业务规则语言提供所需的词汇，以便系统分析人员加以开发、设计，而系统开发人员则负责展开相应的执行工作。
3.档案业务规则语言模型。对于面向业务规则管理的档案信息管理系统而言，其所采用的语言模型也为业务工作者、相关技术人员提供了必要的语言，借助于系统的转换，形成相应的程序代码，并通过规则引擎加以执行。但应注意的是，在具体执行过程中，要求业务工作者、分析员掌握足够的计算机编程知识，但事实上，很多工作人员对此了解并不多。为解决该问题，可以将受限的中文业务规则语言，视为相应的表述语言，以便业务工作者相应地采用。而对于技术人员而言，可采用类Java语言法。
4.档案规则数据库。对于档案规则数据库而言，主要提供了数据存储等作用，当用户将规则成功输入系统后，通过编译将其存储在规则数据库中，由规则引擎加以调用、执行。如今，很多公司对档案规则数据库进行了划分，包括存储法律法规等制度文件的外部规则数据库、存储常用文件的内部规则数据库以及存储经验、技术性知识的非正式内部规则数据库等。
5.档案规则引擎。就档案规则引擎而言，使用过程中必须先进行对象创建，再就规则集加以加载、更换，将数据集合提交成功，发出相应的执行命令，实现结果的输出。一言以概之，面向业务规则管理的档案信息管理系统能够极大地提升系统效率，优化系统性能，提高其交互性、可维护性，为档案管理系统用户提供个性化的服务。未来业务规则管理的应用，还需要进一步挖掘业务规则，完善系统业务规则，面向业务规则的全面使用，促进各子系统业务规则之间的有效融合。
作者：周芳 单位：贵州省遵义县乌江电厂机电安装检修工程公司
参考文献：
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第三篇：档案信息管理系统三库分离技术研究
［摘要］
三库分离技术是在档案信息管理系统数据库设计实践中提出的一种实用的数字档案长期保存技术，它将数据库在物理设计上划分为核心库、管理库、利用库。文章分析了三库分离技术的应用背景、定义及相应的数据库设计方法，并提出了其在长期保存、提高数据库效率和保证数据安全性方面的优点和应用原则。
［关键词］
三库分离技术；档案信息管理系统；长期保存技术；核心库；管理库；利用库
21世纪以来信息化发展迅猛，电子文件及电子档案大量涌现，我国全面进入档案信息化发展阶段。随着档案信息化建设的开展和逐步深入，数字档案馆建设成了档案信息化的重点工程。档案数据库建设是数字档案馆建设的核心内容之一，它是提高档案管理效率和服务水平的根本途径。数据库技术是建立数据库及其应用系统的技术，是信息系统开发和建设中的核心技术，具体来说，数据库设计是指对于一个给定的应用环境，构造最优的数据库模式，建立数据库及其应用系统，使之能够有效地存储数据，满足各种用户的信息要求和处理要求，它的设计直接关系到系统执行的效率和系统的安全性及稳定性［1］。
1三库分离技术的提出
1.1现实背景
大数据时代，电子数据指数式增长，电子档案的存储和访问成了数据库设计的瓶颈问题。随着电子档案数量的快速增长以及系统用户访问量的不断扩大，档案信息管理系统出现运行效率降低、用户长时间等待等甚至已经影响到用户正常操作的现象，造成了系统整体性能低下。另外，电子档案还存在着自然灾害和人为破坏的风险，以及系统安全、载体安全、电子档案迁移风险及电子档案真实性等几个方面的问题。针对以上诸多问题，优化数据库设计显得尤其重要。本文要探讨的三库分离技术是在总结档案信息管理系统数据库设计实践基础上提出的一种实用的数字档案长期保存技术，此项技术的应用有助于提高系统的整体性能，保障数字档案的安全性。
1.2OAIS参考模型
OAIS（OpenArchivalInformat-ionSystem，开放档案信息系统）参考模型是空间数据系统咨询委员会（CCSDS）制定的标准，并于2003年作为ISO的标准（ISO14721:2003）颁发。其主要目的是为具有数据长期保存和利用责任的档案机构以及非档案机构提供数字信息长期保存和利用的基本概念、术语、基本信息模型、功能模型和指南。OAIS参考模型提出了数字档案馆等对数字信息长期保存和利用负有责任的机构应该履行的六项基本功能：（1）档案收集：从信息生产者那里接收提交信息包（SIP），并且对内容进行准备，以便所提交信息能够在档案系统中存储和管理。（2）数据管理：对档案信息包的描述信息进行管理，帮助用户查找和检索信息。（3）归档存储：存储档案信息包，为其选择恰当的存储媒体，判断存储级别，按照不同级别采取不同的安全保管措施，并执行错误检测以及灾难恢复。（4）档案利用：将归档信息包加工成分发信息包，并提供给用户利用。（5）行政管理：与信息生产者签订“移交协议”，对数据移交的格式、移交的内容、程序和方式进行规范，把握信息长期保存的源头。（6）保存规划：对技术的变化以及用户群的服务需求变化进行监控，并根据变化制定详细的保存策略和迁移计划［2］。
1.3三库分离技术的提出
OAIS规定了资源存取和长期保存的概念和参考框架。本文以OAIS六个功能模块为基础，按照电子文件从档案生产者传递到档案利用者的过程分析设计出收集管理模块、保存模块、利用模块三大系统功能模型。在对系统功能模型进行分析的基础上，可以利用三库分离技术进一步优化数据库模型，即在数据库物理设计中将数据库分为核心库、管理库和利用库。档案信息管理系统中的管理库、核心库、利用库主要功能如下：（1）管理库：该库主要供档案业务人员进行新增修改删除等操作，实现电子档案数据的收集整理、编目著录、鉴定销毁等日常管理。（2）核心库：该库主要实现电子档案数据的长期保存。（3）利用库：该库主要供利用者借阅利用，实现电子档案数据的检索统计、编研利用、数据分析及数据挖掘。
2基于三库分离技术的数据库设计
2.1三库分离的数据库架构
在概念结构上，因在三库概念结构设计时三库中档案对象具有相同的ER图，因此三库的逻辑结构一致。在物理结构上，三库分离技术实质上是数据库物理结构设计时的一种优化措施。在三库分离数据库架构中，服务器和存储之间使用存储区域网络（StorageAreaNetwork，简称SAN）连接。SAN实际是一种专门为存储建立的独立于TCP/IP网络之外的采用高速数据连接通道（光纤通道FC）的专用网络，目前一般的SAN提供2Gb/S到4Gb/S的传输数率，存取速度很快。由于SAN的基础是一个专用网络，所有的服务器与存储设备均采用中心化管理，因此扩展性很强，不管是在一个SAN系统中增加一定的存储空间还是增加几台使用存储空间的服务器都非常方便，并且可以通过集群方式达到高可用性［3］。
2.2三库的具体设计
管理库是档案信息系统正常运行的核心组件，它提供对档案数据的编辑、修改和删除等操作，支持各类管理流程顺利实现。管理库的核心数据采用按档案类型建表的架构。为保证管理库的灾难恢复和高可用性，我们在三库设计中使用了数据库双机热备技术。将管理库安装成为互为备份的两台服务器，当运行着的服务器出现故障无法启动时，另一台服务器自动启动以减少损失；当原运行着的服务器被修复后，又可以作为新的备用服务器。核心库即档案的长期保存库，该数据库结构遵照相关的元数据标准，采用以全宗建表的架构，基于XML（可扩展标记语言，ExtensibleMarkupLanguage）技术对电子档案元数据进行封装。利用标准的、与软硬件无关的XML语言将电子档案与其元数据按照规范结构封装在一个数据包中，可以维护电子档案与其元数据的完整性，并保障两者之间的可靠联系，实现电子档案的自描述、自包含、自证明［4］。在封装的同时，引入CA技术对封装包做数字签名操作，形成数字签名和锁定签名，确保电子档案的真实性。具体设计是将基础结构元数据作为一个全宗表的通用字段，将各档案类型中非通用字段整合为XML文件保存在名为扩展字段的大字段中，将封装新增的元数据在电子文件封装表中保存。在电子档案进入核心库时，应当对其元数据的完整性和封装包的合法性进行全面检测，严防不合格的电子档案数据进入核心库。利用库主要用于检索统计、编研利用、数据分析等数据挖掘应用。为便于高效地查询利用，利用库的核心数据采用按档案类型建表的架构。
2.3三库同步设计
三库间数据通过数据库同步保持一致。核心库数据由管理库数据同步而来，利用库中数据由核心库数据同步而来。在同步过程中，首先使用数据库连接方法连接需要进行同步的两个数据库，然后建立能实现同步的存储过程，最后在计划任务中运行存储过程完成同步。使用计划任务可设置三库之间的同步工作在每天业务空闲时间段进行，以避免与客户端争抢资源。
3三库分离技术的优点和应用原则
3.1三库分离技术的优点
首先，三库分离技术实现了电子档案的长期保存。电子档案与传统档案相比，有着检索便捷、传输快速、高度开放、信息共享等优点。然而电子档案在长期保存方面却存在着一系列问题，成为电子档案建设和发展的瓶颈。三库分离技术将长期保存数据存放在核心库中，只对核心库进行同步操作，而不进行添加删除更新等操作，有利于实现电子档案的长期保存。其次，三库分离技术提高了数据库的效率。在数据库设计中采用三库分离技术，可使长期保存数据、工作数据、利用数据不再存放于同一个数据库，三库中数据也不会随着业务数据量的累积而急剧增加。在进行三库分离后，系统管理员对电子档案数据进行添加删除更新等操作只在管理库中进行，用户查阅利用数字档案只在利用库中进行，此举可以优化数据库性能，有效提升数据库使用效率。最后，三库分离技术保证了电子档案数据的安全性。管理库中包含许多业务中间过程的临时数据，其有效性需要在审核后才能确认。如果直接在核心库中进行操作，一旦数据库系统的事务遭到破坏，数据的正确性就得不到保障。而在三库分离的情况下，进行添加删除更新等操作时，首先将临时数据进行逐级上报审批，审批通过后保存到管理库中成为正式数据，最后对核心库和利用库中的数据进行同步更新；如果审批未通过，则不需要将数据保存到管理库中。
3.2三库分离技术的应用原则
三库分离技术在数据库设计中具有明显的优越性，但不可否认的是此项技术也增加了系统程序的复杂性。在数据库实际设计中，设计者要根据档案信息管理系统业务子系统的实际情况，对技术有选择地加以应用。三库分离技术的应用可遵循以下原则：（1）核心库与管理库、核心库与利用库必须分离，以此保证核心库的安全，实现电子档案数据的长期保存。（2）管理库和利用库分离与否视业务数据量大小而决定。在业务数据量较大的情况下，为提高数据库使用效率，管理库和利用库可以分离。在业务数据量不大的情况下，管理库和利用库可以不分离。
4结论
三库分离技术是在档案信息管理系统数据库设计实践中提出的一种实用的数字档案长期保存技术，它提高了电子档案数据的访问效率，保障了电子档案数据的安全性，对大数据时代档案信息系统的数据库设计具有一定的实际应用价值以及理论研究意义。
作者：魏红霞 单位：江苏省档案馆
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