摘要：物业公司发展的关键在于公司服务水平的高低，而内控机制的建设对于物业公司的发展水平至关重要。物业公司作为发展前景良好的新兴行业，需要通过提升财务策略、优化审计考核体系、提高职员专业素养等多项措施来建立完善内控机制，保证公司内部管理体系的完整和平稳运行。
关键词：物业管理；内部控制
一、概述
新常态下，随着竞争力度的增大，物业公司作为新兴行业，若要实现绩效稳定增长，关键在于提高服务质量，物业管理实现公司目标的条件在于自身绩效的提高，而公司绩效的提高不仅依赖于外界机会的存在，更需要企业自身的硬实力。物业管理作为新兴行业，如何在激烈的市场竞争中立足，扩大自身的优势，拓宽市场领域，实现公司业务多样性以及规模扩大，需要自身管理能力的加强。因此，物业公司必须完善内控机制，提高自身的竞争力，以自身实力应对外界环境带来的不确定变化，动态获取业主需求，及时有效的分析市场走向，通过制定财务策略、建立信息目标管理系统、营造内控氛围等内控机制的建设，实现内控建设目标，提升物业管理运营的有效性，实现稳定发展。
二、物业公司内控现状分析
（一）公司财务体制单一，内控机制不完善
物业公司因公司性质的问题，在财务管理内部控制方面具有一定的欠缺。1.从机制层面来说，我国物业公司大多为民营性质的中小企业，组织规模相对较小，业务活动相对较为单一，企业中涉及到的资金科目以及资金流相对单调，财务预算、财务控制等存在的意义不大，致使管理人员认为企业不需要复杂的财务内控体系，没有必要消耗大量的时间和精力建立内控体系，因此,企业并没有建立完整的财务管理内控机制，忽略了财务控制的有效性是公司有效运营的基础，基础内控存在问题，运营又怎会顺利。2.从财务人员方面来说，公司财务制度的单调性使得财务人员忽略了财务内控制度的重要性，且财务人员缺乏相关的专业培训，知识与经验不足，财务内部控制相对薄弱。
（二）物业高层对内控意识的把控不足
目前，国内的物业公司多以中小企业为主，物业管理是在房地产产业的基础上发展而来，前期因其业务种类的单一以及业务流程的简单化，物业公司的管理人员并未意识到内部控制对于物业管理的重要性。他们对于物业管理工作的认知停留在较浅层面，认为物业管理和简单的收费工作、清洁管理、安全维修保护以及住宅区的管理等基础工作划等号，相较于内部控制，开拓市场、争取更大的市场空间和利润才是最重要的，内部控制反而会束缚企业发展运营的手脚，使其失去赚取更大利润的机会。因此，物业管理人员并没有意识到公司内部控制的重要性，只是一味的开拓市场，盲目的追求预期收费率以及客户满意度指标，不去深究其他方面，轻视内部控制为企业带来的益处。物业管理公司对于自己的定位往往是模糊不清的，在公司的战略定位上对于房地产企业具有一定的战略依赖性，缺乏自主性和独立性。由公司职员的构成能清楚的看到，物业管理的很多管理职员都或多或少具有在房地产企业工作的职业背景，在管理过程中，或多或少的带有房地产企业的管理经验，这使得在战略定位上对于房地产企业具有一定的依赖性。从管理人员的构成上考虑，物业管理人员对企业内控没有充分的认识和准确定位。
（三）内控运营效率低下，奖惩制度执行不足
物业管理人员认识到了内部控制的重要性，也已根据公司具体的运营情况制定出符合公司发展的内部控制制度，但往往因其执行力度的缺乏导致内控制度流于形式。1.有的物业公司管理人员会认为内部控制制度不符合本部门的操作情况，而财务部门与内控制度具有较大的联系，应该严格执行内控制度，以至于轻视了内控制度的重要性，在内控体制建设和执行过程中，对于职员岗位的安排趋于随意化，具有较大的随意性。2.公司在制定内控制度的过程中，针对各部门所具体执行的内控制度具有相应的不适应性，比如，针对财务部门所制定的财务内控制度，可能会存在因制度过于理论、脱离实际操作的情况，导致内控制度执行力失效。3.物业公司规模不断扩大的形势下，大量的业务数据需要存储处理，依靠传统的管理手段必然会导致管理效率低下，存在内控执行力不足的问题，影响物业公司的长久发展。4.不能有效的落实内控工作，公司员工工作成果及绩效必然得不到有效的衡量，公司对员工不能实施有效的奖惩。
三、物业公司内控的实践措施
（一）完善财务管理策略，完善内控机制
加强财务内控有助于物业公司更好的把控公司运营状况，在对主营业务实现的同时，挖掘更多的增值业务，确保企业健康有序的发展。若要加强财务管理，提升财务管理水平，可以从以下两方面着手。1.从内控机制的设计出发，财务内控机制体系的建设必须切合企业自身的经营需求，理论联系实际，具有可操作性。在建设财务制度的同时，可以依据一些颁发的规章条例完善财务管理制度，如《库房物资管理办法》、《收费管理办法》等。定期对各部门的绩效进行测评考核，进行有效的奖惩。借助于预算，加强企业的事前控制，将企业实际产生的资金往来与预期目标之间进行对比，确定应对措施和方法。对企业各财务数据分类汇总处理，为高层物业管理者制定战略方向提供有效的参考依据。2.针对财务人员，物业企业应该转变传统的管理思想，重新定义物业管理的财务人员，明确定位，通过多方面的培训增强财务人员的专业技能。财务人员在提高自身财务水平的基础上，要更好地了解物业管理有关的基础知识以及物业管理的相关业务，熟悉物业管理业务流程以及实际情况，学会在数据中发现问题，及时的解决问题。同时，公司要注重对财务部门财务权的监督。根据岗位对财务人员设置一定的财务权限，建立相应的监督机制，防止财务人员对财务数据进行违规操作。
（二）优化审计考核职能体系，完善内控机制
除通过提升财务策略来完善内控机制外，还可以通过审计、监督、考核等方式对内控机制进行动态优化。首先，设立审计部门对于物业管理实时查询管理漏洞具有重大的意义。审计可以通过两方面来建立，一者来自内部审计制度的建立，内部审计制度的建立主要用来制衡物业企业内部的权力，审计部门正向监督物业公司其他部门，同时，审计部门也要接受各部门的反向监督，实现各部门权力的相互制衡。比如，审计部门对企业的财务部门、采购部门以及业务部门通过系统对其信息以及业务进程等进行动态的监督，反过来，财务部门同样可以根据审计部门财务数据的处理所反馈出的信息对其进行逆向监督。通过审计监督，在物业公司内部建立起岗位责任制，使职员清楚的意识到各岗位的责任，适时惩处相关的违规人员。最后，可以通过外部审计机构的设立对物业管理企业的采购价格、存货管理、成本管理以及质量成本控制等进行监督审计。针对财务、采购及业务部门，审计部门的内部监督可以防止职员瞒报、虚报账目，过多的利用企业的资金资源，将企业资金私有化，业务数据掺假，成本等数据的真实有效性失去了价值。通过监控考核，对各职员进行奖惩，在提高员工工作积极性的同时，警示违规操作的职员，达到警醒的作用。同时，依托自媒体、公众号等现代化的信息传播手段，健全物业公司内控考核机制，将物业管理的收费标准透明化，合理计费、合理收费，使业主具有知情权，在一定程度上监督公司职员的操作。
（三）营造物业内控氛围，完善内控机制
若要在公司内部建立完善的内控机制，除建立内控制度、提升财务策略、优化监督审核体系以外，为内控制度营造良好的内控环境也是必不可缺的。优化内控环境要从物业管理的基础业务着手，物业管理的业务种类单一、形式单调，物业管理人员要注重基本业务的管理，加强企业部门之间的协调行动，建造基本构架，实现企业整体的优化运营，物业管理高层应加大对内控机制建设的投入，为企业内控机制的有效实施营造一个良好的运营环境。优化内控环境，不仅要从建立业务架构着手，合理的业务流程也是必不可少的。管理者要更新流程程序，建立科学有效的内控机制。对于采购人员亦或业务人员来讲，科学有效的内控环境，有助于采购、业务以及财务各部门之间形成制约机制，权力相互制衡、相互协调、互为监督，减少暗箱操作、克扣企业资金等问题，提升整体的服务质量，为内部控制的有效性提供有力保证。
（四）加强信息动态建设，完善内控机制
在数据化的信息时代，管理信息系统的建设对于物业管理内控机制的完善具有重大意义。当前，微博、微信等自媒体形式的多样性改变了人们获取信息的途径、获取信息的速度等，更新了业主对于物业管理公司收费价格、收费标准等信息的了解度，从更多的层面保障了业主对于各种信息的知情权，在一定程度上杜绝了员工私扣、暗扣、虚报资金账目等问题的发生。同时，对物业公司的管理也提出了更大的挑战。物业企业需要加强目标管理信息系统的建设，根据系统记录的数据及时动态的掌握业主需求以及突发情况，以便及时采取措施帮助业主解决问题，获得业主的信任。因此，信息化的目标管理信息系统的建设对于物业公司内控机制的完善是必要的。
（五）提高人员的专业水平，完善内控机制
人才是一个企业可持续发展的核心条件，物业公司若想要在大市场环境下取得长久的发展，必须注重专业人才的引进。企业的人力资源部门要注重企业人力资源的战略导向，结合公司自身的发展规划，通过招聘、选拔等多项方式引进人才，提高物业管理公司的专业性，不仅注重管理层人员的更新，也要通过培训提高各部门人员的专业素养。财务人员提高财务素养，综合的对业务、行业发展等进行了解，以期能够对公司运营思路更加清晰，对财务数据做出更精准的分析，为管理者做出战略决策提供依据。采购、后勤部门人员加强自身的专业素养，公司加强对员工的奖惩力度，从多方面避免员工与外界供应商或原料供应者相互包庇、暗扣资金。公司对于业务部门人员制定合理的工资绩效，使其业务人员既无后顾之忧，又有为公司、为自身奋力拼搏的动力。注重公司职员专业素养的培养也是物业公司内控机制完善的重要基础。
四、结语
物业管理作为新兴行业，发展前景巨大，但要在信息化的市场下稳健发展，必须要从公司内部做起，建立有效的内控机制，提高自身的竞争力。因此，我们可以通过提升财务策略、优化审计考核体系、加强目标管理信息化建设、提升专业人员素养等措施来完善内控机制，实现物业公司的稳健发展。
参考文献：
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作者:刘宗军 单位:潍坊威姿特经贸有限公司
