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高职院校人事管理信息系统设计

2018-01-05 11:20 来源:人事管理论文 人参与在线咨询

摘要]高职院校人事部门承担的人事工作量日益加大,同时对部门间的协调配合要求也越来越高,需要人事管理信息系统实现高职院校人事工作效率以及内部部门系部之间的信息共享程度,以此提高高校整体工作运转。

关键词]人事管理;高职院校;信息系统

前言:

高职院校人事管理工作有着信息量大、涉及范围广、相关性强、时效性要求高等特点。但由于学校管理方式、从事人事管理人员岗位数量相对较少等客观原因的影响,使得人事部门工作人员往往要花费更多的时间和精力处理人事工作,在人事管理的更新和维护上具有一定的滞后性,从而对各职能部门以及学院领导层的决策产生不良影响。在信息技术日益发达的今天,利用先进的信息技术特点,找到并发现与高职院校人事管理切入点,从而提高人事工作效率,对于提高高职院校的综合管理能力具有一定的研究意义。

一、研究意义

(一)理论意义

一方面,高职院校人事管理信息系统的开发与应用研究有助于丰富传统的人力资源管理理论,从信息技术角度拓宽了人力资源管理的维度和视角;另一方面,该研究不仅仅局限由高职院校人事部门负责人事管理系统的应用与开发,而是由各相关部门根据所赋予权限共同参与,对于高校职能部门管理的有关理论进行进一步补充。

(二)实践意义

1.通过对人事信息的科学整合,能够帮助人事管理人员摆脱复杂而繁琐的日常信息维护工作,从而节约了人事工作的时间成本,从而提高人事管理工作效率;2.实现人事管理信息端口与各职能部门、各系部信息管理端口的无缝对接,只需赋予各自有限制性的管理权限,就可以实现各部门各系部对人事管理的某些功能模块信息进行更新操作,既保证了人事信息的准确性、及时性,又能够促进各职能部门间的信息整合与共享;3.能够将人事部门日常办公中形成的规章制度、办事流程、考察公告等内容通过内部办公系统发布,从而提高人事管理透明度,并对人事部门工作起到监督作用;4.利用信息化工具,针对大量人事信息数据进行准确的处理和分析,能够客观、准确地反映出教职工队伍结构及动态变化,从而为学校领导的科学化战略决策提供重要的依据。

二、高职院校人事管理信息系统设计

(一)开发工具

该系统采用C/S体系结构,即服务器/客户端架构,原因是该架构可以实现丰富的功能操作,由于只有一层交互空间,在服务器有限的情况下,响应速度快,同时,安全性较好。选用PowerBuilder作为开发工具,PowerBuilder是图形化应用程序集成开发环境,其强大的数据窗口对象为后台数据库的访问及各类报表的生成提供了强有力的技术支撑;系统选用MicrosoftSQLServer存储数据,它是一个关系型数据库管理系统,可以方便传递客户端的请求和服务器处理结果。

(二)功能设计

系统的功能主要有用户登录和用户管理、教职工信息查询与维护、编制信息查询、绩效工资管理与数据统计、招聘信息查询、数据备份与恢复等模块。人事信息管理系统总体功能结构如图1所示:

1.用户登录和用户管理

点击系统图标后进入登录界面,输入正确的ID、密码以及用户所属部门,初始ID为教职工中文姓名,密码为教工号,可以登录后自行修改。随后登录成功,进入系统界面,不同用户会根据预先设置的权限而显示不同的功能菜单。系统将用户分为系统管理员、人事处用户、一般用户三大类,系统管理员拥有最高权限,可操作系统所有功能,并享有对其他用户进行添加、删除、禁用等权力,可以进行密码的修改,也可以重新设置用户使用权限以及系统功能模块;人事处用户拥有除了用户管理以外所有权利,方便人事部门人员开展基于系统的相关数据的录入、查询等工作;一般用户根据不同部门人员赋予权限归属,为了保证信息的可控性和准确性,一般用户账户没有修改权,只有查询权利。比如教务处一般人员账户,由于该部门一般只需要人事部门提供教职工信息,故系统只开放教职工信息查询功能供其使用,而财务处可以考虑开放教职工信息查询和绩效工资数据统计功能,方便该部门在进行财务测算和预算以及相关财务报表时使用。

2.教职工信息查询与维护

在人事处工作会经常遇到一种情况,各部门由于没有教职工信息,或者信息不全,又或者由于信息的实效性,一些教职工信息发生了改变,最后都会要反复的求助人事部门提供相关信息。对于人事部门而言,出于信息的保密性,一般需要部门向人事部门领导提出申请或者分管领导请示,再由人事部门根据各部门的要求有针对性的筛选出需要的信息提供给部门,这就影响了工作效率。而人事管理信息系统可以根据开放的权限,让有需要部门自行筛选,得到想要的数据,使得工作效率上得到极大提升。(1)教职工信息维护。系统管理员用于可对职工基本信息进行添加、修改、删除等操作。为了保证数据量大时操作的方面性,可从系统导出Excel模板,在模板中对教职工数据进行操作,保存好以后可以导入系统,一键生成信息,同时,在数据量不大时,也可选择逐一添加。(2)教职工信息查询可分为快速查询和高级查询两种。快速查询主要是输入教职工姓名、部门和教工号的全部或者部分字符,通过模糊查询筛选出符合条件的职工信息,这样可以快速查询到教职工信息;而高级查询则主要针对需要特定字段筛选出若干教职工信息的工作,具体为提供教职工的关键字段进行输入,如:姓名、性别、年龄、学历、职称等;选择范围也不是单一目标,而是带有范围性的查询语言,如:大于等于、小于等于、等于;也可自行增加关键字段进行自定义操作,以达到筛选复杂数据的功能。(3)导出/打印教职工信息。部门查询到相关信息后,即可选择导出查询到的信息,可选择全部或者部分字段的导出,比如:A教师查询到的全部信息,但部门只需要导出姓名、学历、身份证号三项,即可选择在这三项打勾。为便于操作,导出的文件格式仍是Excel文件。也可选择不导出数据,直接根据查询到的数据进行打印,系统可以自动对数据进行排版,仅需点打印功能即可。

3.编制信息查询

由于自治区直属事业单位全部统一使用编制管理系统来完成单位编制申报、增减、数据上报下发等业务,故高职院校人事信息管理系统不开发上述功能,只为了便于校内部门使用,而开放编制信息查询功能,供各部门对校内在编人员信息进行查询。(1)内设机构在编人员查询:系统管理员可根据实际情况实时添加或删除内设机构,或对内设机构名称进行编辑和修改;(2)编制信息查询:开放查询功能的部门可将事业单位在编人员按照部门进行分类查询,也可按照管理岗位级别、专业技术岗位级别、工勤岗位级别进行分类查询,同时显示空缺在编人员数。

4.绩效工资管理与数据统计

此为系统的核心功能,自治区开始统一实行和规范事业单位绩效工资以来,绩效工资管理成为了人事劳资部门工作中的十分重要的环节,学校领导决策以及财务预算以及各种人事、财务报表中,都需要用到绩效工资相关数据,而绩效工资往往数据样本庞大,同时数据提取要求十分严格和精确,此项工作其难度性较大,人事管理信息系统力求通过此功能模块,最大程度减轻人事劳资部门工作负担。需要注意的是,由于自治区机关事业单位在编人员财政工资的信息录入、计算、数据上报、审核、数据下发等工作均已由自治区人力资源和社会保障厅统一要求使用其规定使用的工资管理软件处理,故学校的人事管理信息系统将着重解决有关绩效工资方面的问题。(1)绩效工资数据录入。绩效工资数据同样也可以根据导出的Excel模板录入,由系统管理员根据模板字段将绩效工资数据填好,导入系统,生成数据。数据可开放给制定部门人员进行查看。系统管理员也可根据绩效工资项目进行增减、更改等操作。(2)绩效工资数据统计。系统根据录入的绩效工资数据自动计算教职工月均收入、年均收入,系统管理员根据每年自治区人力资源和社会保障厅下达的人均绩效工资水平控制线设定阈值,并在每次查询中提示实际值与阈值之间差额,提醒人事部门时刻注意绩效工资发放水平;绩效工资数据也设置查询功能,也分快速查询和高级查询两种,方便相关部门直接根据设置条件快速找到需要数据。通过建立在绩效工资数据统计基础上的数据,人事部门可以根据查询的内容,分析出诸如哪些部门绩效工资水平较高,哪些较低、收入最高者与收入最低者的差距、绩效工资各组成项目中各发放项目所占比重多少等问题,这对于学院领导针对绩效工资的相关决策起着重要参考作用。

5.招聘信息查询

由人事部门系统管理员负责在每年学院校内招聘时,将收集到的通过电子邮件等形式的电子简历,按求职者所报部门或岗位进行归类,并导入次模块,同时赋予用人部门查阅权,用人部门可自行搜索投报本部门求职者相关简历,用于部门招聘环节,必要时,也可调用其他部门人员简历进行参考,实现信息交叉共享。

6.数据备份与恢复

系统的数据初始录入过程可能需要在开始阶段花费一定力气,后续的修改过程中,也容易出现因工作疏忽导致数据更新失败的情况,故数据库的信息的备份十分重要,可将SQLServer人事管理信息数据库备份为尾缀为bak类型文件,并根据需要进行数据库恢复。需要注意的是,人事工作其实还包括人事调动、职称管理、社保信息、报表管理等方面,但这些功能先自治区均已经开发出相关软件并要求全区机关事业单位使用,故本人事管理信息系统设计的初衷仅为方便使用本系统的学校内部部门和员工提高工作效率,部门直接信息互相共享和相互沟通使用。

三、高职院校人事管理信息系统未来展望

尽管人事管理信息系统的开发对提高高职院校行政工作效率具有十分重要意义,但在实际运行中,所有基础数据工作以及后续的管理和权限的赋予都必须由系统管理员负责完成,这对于系统管理员来说任务压力十分巨大,高职院校人事部门人员往往配备有限,每个人负责的工作,其工作量都比较大,新增人员专门负责人事管理信息系统显然不切合实际,若指定一个人事部门的人负责,又要兼顾本职工作,不论对于其本职工作和维护系统,都是两难兼顾的局面,这就违背了系统设计的初衷。所以,在今后工作中,有几个未来的设计方向可以展望:

(一)在系统中有选择的开放使用权限,让其他部门也能共同参与到数据建立中来

比如:教职工人员信息,可以让用人部门自己讲本部门人员信息根据模板内容填写导入,再由系统管理员审核或者修改,这就可以省去系统管理员一个人全权负责此项工作的时间。

(二)新增功能模块

为了让系统涉及学院管理工作面更广,可以新增教职工考核功能、教职工测评功能、教职工督导评教功能、教务处负责的科研成果查询功能等,系统管理员可以赋予各个部门相关人员享有开发功能模块权利,可以将本部门负责的基于上述功能的内容导入上传,拓展系统新功能模块。

(三)开发网络交流平台

要将人事管理信息系统的使用变得常态化,让校内所有教职工普及使用,开发基于系统的网络交流平台,各部门之间就能够就某些问题进行讨论或者留言,由人事部门负责研究和解答,有利于系统建设更加完备。

(四)加强系统安全及保密管理

人事管理信息系统是建立在校内局域网中,设计相对简单,但内容开放的系统,有很多信息需要严格保密,比如教职工个人的身份证号、联系方式等,一旦泄漏,对教职工自身和生活会造成不利影响。未来,希望能够借鉴其他专业人士的相关软件安全维护方面的帮助,提高信息安全防护能力。高职院校人事管理信息系统不是一次性就能达到理想的运行效果的,需要使用者在使用过程中不断的发现问题、提出问题、研究问题、解决问题,不断完善和优化相关功能,以期更方便服务高职院校科学管理。

参考文献:

[1]方小勇.高校人事信息管理系统设计[J].图书档案,2016(11).

作者:孙翔 单位:广西建设职业技术学院

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