一、岗位分析的内涵
组织由若干个岗位组成，岗位是一个组织结构的最小组成单元，每个工作岗位都需要由相应的人员来承担。岗位是动态的又是相对稳定的，当一个职工流动时，他带走的是他的管理风格、解决问题的能力以及绩效表现水平，留下的是他所处岗位的“功能”、“工作的范围”和“应尽的职责”。岗位分析是指了解一个岗位并以一种格式把这种信息描述出来，从而使其他人能了解这个岗位，它所要回答的主要是两个问题:第一，某个职位上的任职者应该做些什么、怎样做、为什么要做;第二，由什么样的人来承担这个岗位上的工作才是最合适的。也就是说，通过岗位分析要获取两类信息:第一类信息被称为岗位作业标准，它是经过岗位分析得到的关于某一特定岗位的职责和工作内容进行的一个记录，阐明了一个岗位的职责范围及其工作内容;第二类信息被称为岗位任职资格要求，它是对合适承担被分析岗位的人的特征所进行的描述，主要阐述适合从事某一岗位的人应当具备的受教育程度、工作经验、应具备的知识和技能等。岗位分析是现代人力资源配置与管理的基础内容，不仅仅关系到高校的长远改革与发展，也与高校所有教职工的切身利益密切相关。
二、当前高校岗位分析和设岗存在的问题
现阶段我国是从高等教育大国向高等教育强国迈进的新的历史阶段，是提升整体实力与核心竞争力的重要机遇期，国家高度关注高校社会化进程，从条例用了一个章节说明岗位设置就可以窥见一斑。目前大部分高校已完成岗位设置和分类工作，但从总体上看，仅有极少数的高校在设岗前进行了专业的岗位分析工作，大多数高校岗位设置结果均流于形式，未能达到设岗真正意义。一是高校还未意识到岗位分析工作的重要性。条例不仅在第二章节强调了岗位设置，在后续公开招聘和竞聘上岗、聘用合同、考核和培训、工资福利和社会保险等四个章节中也体现了岗位分析作为基础工作的重要性，同时岗位分析还可以为完善部门职能、优化工作流程、人事调配、人力资源规划等工作提供信息来源和决策依据，其在高校人力资源战略规划和组织设计中也有着非常广泛的应用。二是在岗位分析时未充分考虑到战略规划的重要性。如在岗位分析之前未确定高校近五至十年的战略规划，在岗位分析工作完成、确定了岗位职责和说明书后，发生战略调整、机构重组、流程再造的情况，就会造成前一阶段岗位分析结果形同虚设。三是在设岗时未引入竞争机制。由于没有明确的岗位文件做支撑，对职工的评价缺乏针对性和可操作性，要么领导说了算，要么大家民主测评，结果往往跟领导“对路”、人缘好的人胜出，公平、竞争的用人机制还只是停留在表面。四是岗位职责描述和任职资格不明确。岗位职责描述过于笼统，未能明确地界定任职者的权利和责任，在实际工作中出现责任推诿现象。现有的任职资格不是建立在对岗位进行科学分析的基础上，而是凭经验或者现任岗位承担者的个人条件量身制定，岗位任职资格会偏低或者偏高，在实际工作中出现“高岗低配”和“低岗高配”的现象。
三、高校岗位分析工作步骤
高校岗位分析工作从准备、调查、分析阶段可大致分为七个步骤:
(一)收集背景资料
收集岗位分析需要得到的岗位相关信息，包括高校战略规划、组织结构图、各部门编制和职责、关键业务流程等。加强机构和人员编制设置的前期研究和论证，合理规划二级机构设置及各类岗位的总量及结构，建立起基本教育规模编制、专职科研编制和附属单位编制相结合的编制管理模式。同时还要规划本单位近三年组织目标和发展方向，为了实现这些战略性规划，需要讨论:哪些组织需要扩大、压缩或巩固，哪些岗位需要新增、合并或删减，绘制由现有组织演变后的组织机构图。
(二)设计岗位分析工作方案
明确岗位分析目的、调查对象和单位，确定信息收集方式，制定访谈问题、调查问卷和填写说明，确定岗位分析工作的时间、地点。对于处于业务调整期的高校部门，岗位分析的目的就是对现有岗位设置是否合理进行评审，科学定编定岗;对于处于稳定期的高校部门，岗位分析的目的就是对组织的关键业务流程、岗位职责等进行分析，建立客观、合理的岗位体系。进一步明晰学校、学院的管理职能和权限划分，按照“宏观有序、微观搞活、学院人财物管理相对独立”的思路，进一步降低管理重心，建立责权利相统一、有利于调动学院积极性、提高执行力的运行机制，最大限度地激发教师和行政人员创造性地开展工作，充分挖掘自身潜能，全面提高育人质量。另外通过岗位分析，高校可尝试性的初步明确两类岗位:一是承载核心职能、由学校设定并纳入事业编制管理、使用人事聘用合同的岗位;二是承担服务性、辅助性工作，可替代性强，可完全交由二级单位自主管理并逐步使用劳动合同用人的岗位。岗位分析中获得岗位信息的方法有很多，如访谈法、问卷法、观察法、工作日志法等。高校是人才密集型机构，管理对象往往有着良好的专业技术素养和文化素养，所以访谈法的方式在高校岗位分析工作中效率较高。在访谈过程中要先制定结构化访谈问题列表，充分调动教职工的主动创造性，体现对知识、人才、创造的尊重。另外，在收集岗位分析数据时可运用多种方法同时进行。例如观察法和访谈法结合使用:首先对职工在一个完整工作周期中所完成的工作进行观察，在累计足够的信息后，再对职工进行访谈;或者在职工工作时，一边观察一边访谈。或可问卷法和访谈法结合使用:首先对工作主管运用问卷收集工作信息，再根据问卷内容对职工进行访谈。
(三)进行思想动员
说明岗位分析工作的意义和目的，建立友好合作关系，确保教职工有良好的心理准备。岗位分析工作通常由高校人事部门主导并具体实施，一些高校也可能会利用高等学校自身优势邀请人力资源教授或专业咨询机构参与相关工作，甚至主导整个工作过程，但无论采取哪种方式，都必须要获取教职工和各阶层管理人员的理解和支持，以提升工作效率和增加工作效果。
(四)制定行动计划
根据岗位分析的任务和程序，分解成若干工作单元和环节，以便逐项完成。职责匹配图是岗位分析一项实用的工具，它通过一份清晰、简明的二维表格将部门的职责分解到部门的岗位上。在职责匹配矩阵图的横轴列举岗位名称，纵轴列举部门各项职责，在对应的某岗位和某职责的单元格内，描述该岗位所承担的具体职责，包括工作完成的动作和负责的工作结果。在实施时首先根据职责匹配图，将一级部门负责人职责分解至二级部门负责人;其次由一级部门负责人和各二级部门负责人共同检查每一行是否存在部门职责没有岗位承担、岗位职责重叠的情况，根据专业化分工的原则整合，以此确定岗位;再次一级部门负责人和各二级部门长共同检查每一列是否存在岗位工作量不饱满的情况，是否需要适当减少岗位编制数量，或与其他岗位合并，而且当一个岗位上有较多任职者，而他们的工作难度和复杂程度有明显差异的，可以参照职称评定分级考虑分成不同层级的岗位。接下来各二级部门负责人根据上述得到职责匹配图，再将其职责分解至三级部门负责人，直至将最小部门负责人职责分解至所有职工，形成最终的职责匹配图。
(五)试点先行
组织有关人员先行一步，学习并掌握岗位分析的内容，熟悉具体实施步骤和方法，先抓一两个重点岗位进行试点，取得经验。在实施岗位分析行动计划时要注意及时反馈，遵循三步走的原则:一是岗位分析工作实施者通过收集得到的工作信息，编写出大致的工作内容描述;二是承担该工作的职工及其上级主管共同审查和修改这些描述性的结论;三是部门负责人与岗位分析工作实施者一起核查是否存部门职责没有岗位承担、岗位间是否存在职责重叠、是否存在岗位工作量不饱和等情况。这三步步骤可重复进行，直到得到准确的岗位信息。
(六)开展全面分析
根据岗位分析方案，对岗位进行认真细致的调查研究。在分析和设定岗位时需要遵循五个原则:一是因事设岗原则。设置岗位既要着眼于现实，又要着眼于发展，按照职责范围划定岗位，不因人设岗，岗位和人的关系是设置和配置的关系。二是精简原则。尽可能精简岗位数量，降低岗位间的沟通成本，既考虑到最大限度的节约人力成本，又要尽可能缩短岗位之间信息传递时间，减少“滤波效应”，提高组织的战斗力和竞争力。三是工作量饱和原则。长期存在的岗位应确保有基本饱和的工作量。四是三项原则。岗位核心职责相同、相似、相近的岗位应统一岗位名称，既能实现岗位在分工基础上有效的综合，又能使岗位职责明确且上下左右之间同步协调，以方便管理和发挥最大的规模效应。五是规范化原则。岗位名称及职责均应规范，尤其是对脑力劳动的岗位工作职责不应过细，应留有创新的余地。
(七)分析总结定稿
对岗位分析结果进行深入分析和全面总结，最终形成组织结构图和岗位说明书。组织机构图应该包含组织层级、部门设置以及各部门之间的关系、部门职能描述、每一个职位的名称，且需要用相互连接的直线明确表明管理者及下属。条例要求“岗位应当具有明确的名称、职责任务、工作标准和任职条件”，即岗位说明书必须存在的四大要素，除了这些，为了方便高校自身管理，可在岗位说明书中增加编号、编制日期、版本、隶属信息、校内外工作网、工时制度等。其中，岗位说明书中的工作标准是一个较新概念，是指完成与岗位工作职责相对应的工作所要达到的梳理和质量的客观要求和标准，而且在设定指标时，一定要遵循SMART原则，即目标必须是具体的、可衡量的、可达到的、有相关性的、有明确的截止日期。另外，条例中仅提及任职资格概念，可拓展为对学历及专业、工作经验年限、专业知识、专业技能等要求。
四、岗位分析工作的延续性
条例落实和扩大高校用人自主权，高校需积极探索新的用人方式，形成灵活的进出机制和竞争择优的使用机制，这就决定了岗位分析工作是人力资源管理的一项常规性工作，而不是件一劳永逸的事，需要随着高校战略的变化做出相应的动态调整，使其责权一致。一方面，高校必须合理利用岗位分析成果，延伸其应用价值。如制定岗位说明书时，规范工作标准的建立、使用、修改和维护的过程;公开招聘选拔时，需按照岗位说明书的任职资格要求严格执行;在岗位评价和薪酬异动时，各项关键要素必须基于岗位说明书规定的岗位职责、工作标准、任职资格、校内外工作网等方面的描述来执行;年度考核或聘期考核时需严格按照岗位说明书中的职责进行考核;对岗位说明书进行统一编号，为人力资源信息化建设奠定基础等。另一方面，高校还必须定期对岗位说明书进行修订。大规模的开展岗位分析是一件比较费时费力的事情，再加上各岗位变动的时机不同步、变动程度不一致，这就要求高校必须能根据发展战略、组织模式与流程的变化调整而适时开展一定范围内的岗位分析，使岗位说明书更具使用价值。
作者：刘洁 单位：湖南大学
