［摘要］对于单位的日常管理而言，办公室处在极为重要的位置，属于综合性较强的管理部门。办公室精细化管理对单位的总体形象乃至工作人员的素养都有较大的影响，还会影响到自身管理的质量，对总体管理流程十分关键。所以办公室接待工作应实现精细化管理。
［关键词］精细化管理；办公室；接待工作
0引言
社会细致分工与职业化的全新理念持续对我国企业的发展产生影响，在当前的形势下，企业管理人员只有不断提高自身的管理素养才能更好地管理企业。办公室通过加强精细化管理，不仅有利于改变工作人员的工作态度，还有利于提升总体的工作效率。若想确保工作人员更好地进行工作，企业管理人员应当不断在工作中吸取经验教训，并有效地执行办公室精细化管理。
1办公室工作精细化管理的必要性
办公室的主要职能是为领导决策服务、为机关基层工作服务，地位非常重要，其职能作用发挥得如何，在一定程度上决定和影响着单位工作的顺利开展。办公室的特殊职能决定了办公室工作以下几方面的特点：一是工作任务重、事情杂。办公室不仅承担着大量的文稿起草、综合协调、会议筹备、信息反馈、督促检查和接待安排等日常性的工作任务，同时，还要承担许多临时性、应急性和额外性的任务，经常是“上班先到、下班后走、白天做杂事、晚上做正事”。二是工作难度大、要求高。如在参与政务方面，由于办公室人员需要在事务性工作中花费大量时间，导致无法为领导及时分忧，参谋助手的作用发挥有限。三是工作影响面广、责任大。“办公室工作无小事”。办公室工作地位特殊，工作头绪繁多而又责任重大，一旦把握不好，处理不当，就可能小事变大事，甚至影响机关的正常运转、影响领导的威信、影响单位的形象。办公室工作的上述特点，决定了办公室工作必须走科学化、规范化、精细化的道路，“在被动中求主动、在无序中求有序、在务实中求精细”。
2办公室接待工作中存在的问题
2.1欠缺服务意识与工作热情
这一问题主要源于工作人员在接待工作环节不具备应有的热情，创造性不足，工作比较粗放，很多时候都是应付了事。服务意识在接待工作中极为关键，属于核心部分。判断一名接待人员是否合格，则需要看其是否具有应有的服务意识，而当前很多接待人员并不注重接待工作，服务意识愈发降低，只是忙于解决工作中发生的突发状况。
2.2岗位职责不明确
办公室的岗位类别较多，各类别岗位没有规定具体的职责，有些岗位职责存在相互重叠的问题，而有些岗位则发生职责悬空，这一现象较易令员工相互推卸责任，影响工作效率。此外，由于管理工作欠缺规范性，导致办公室岗位职责划分不明确，使工作沟通受阻，进一步会影响员工的工作积极性。
2.3办公室管理制度不完善
办公室工作具有繁琐和突发性的特征，但诸多单位的办公室没有完善的管理制度，表现出盲目的工作状态。有些办公室领导遇到事情较易慌乱，遇到问题则会手足无措，甚至连下属也会如此，办公室工作毫无章法，这些都是由于办公室管理制度不完善造成的。
3精细化管理在办公室接待工作中的应用策略
3.1加强工作人员的精细化服务意识
3.1.1加强工作人员的责任感
办公室接待工作量庞大，诸多工作十分细致。精细化管理要求工作人员具有较强的责任感，极力做好所有工作，全身心投入到工作中，保证工作质量，将接待工作做好，减少工作失误率，以此不断提高工作质量。
3.1.2加强工作人员的服务理念
服务理念已成为确保办公室接待工作质量的主要一环。在接待中，礼仪必须周全，有利于提升企业的总体形象。所以，接待人员必须了解相应的礼仪知识，透过无声的肢体语言对客户表达企业的敬意，并且还应当具有良好的合作能力与心理素质，以免在接待重要客户时发生紧张或者由于工作量较大而产生烦躁的情绪。这些标准也决定了工作人员应当具备较强的服务意识，只有认真接待所有客户，才能提高接待工作的质量。
3.1.3提高工作人员的创新意识
要想保障接待工作的有效实施，工作人员则应当具有创新意识。在工作当中，工作人员应依照接待对象和接待标准的不同，灵活使用相应的接待方法，从而规避工作过于呆板、缺乏创意；其次，工作人员要及时发现接待工作中的欠缺方面，并使用全新的工作方法进行完善，注重细微工作方面的创新，从而提高服务质量。
3.2明确工作职责，加强沟通
单位一旦未明确所有部门的岗位职责，工作则会紊乱，工作人员相互间会互相推脱，从而影响办公室接待工作的质量与效率。所以，单位应当明确相关人员的工作职责，将接待工作具体落实到部门、个人，令办公室接待工作可以有序进行。办公室人员之间还需勤于交流，人员相互间应当充分理解，相互协作完成上级领导指派的任务。而上级领导也需要做好沟通工作，将详细的接待方案和信息采集落实到位，一旦发现问题，则需及时修改，以便为办公室接待工作打好根基。
3.3完善办公室管理制度
精细化管理不能脱离管理制度的支持，只有具备完善的管理制度，才能保障精细化工作流程有效执行。首先，办公室应简化办公室工作的岗位职责体系，并及时处理岗位职责模糊、分工混乱的状况，真正解决办公室工作死角，确保所有工作能够有效执行；其次，办公室应当落实所有岗位的权责，明确考评制度，通过量化解决工作评估的问题，令考评工作可以达到有理有据；再次，办公室要建立完善的办公室工作制度，依照办公室管理的计划和目标制定办公室的制度，办公室工作人员必须依照规范处理相关问题；最后，在工作当中，办公室要建立完善的员工激励制约制度和绩效审核方法制度，令工作人员具有竞争意识，为工作人员营造一个良好的工作氛围。
3.4完善日常接待工作的精细化流程
办公室接待工作有别于其他管理部门的工作，这份工作不具备固有的模式，服务方式随时会变化，若想有效展现办公室精细化接待工作的作用，办公室应当完善日常接待工作的精细化流程。首先，接待工作人员需依照接待的具体状况随机应变，及时找出问题并修补问题，令办公室接待工作更加精细。例如，在会议管理中，对于会议管理的问题，办公室接待人员需认真依照相关准则放置会议室所需的物品，认真检查会议室的桌椅、灯光、电脑以及导线衔接是否稳固，避免出现问题；对于会议室的卫生环境，接待人员需定期通风，确保会议室的空气流通，为参加会议人员提供一个良好的会议环境。其次，接待人员可按照实际状况，制定接待服务准则，将被接待者的住宿房间、宾馆详情、天气情况、就餐时间、地点和日程编排给予详细记录，有利于被接待者及时了解具体的状况。最后，接待人员在接待时要尽量热情、注意礼节，通过为客户提供餐点、饮品、拥有单位标志的相应物品，获取客户的信任与好感，提高单位的声誉，从而为洽谈工作做好铺垫。
4结语
办公室属于一个小社会，也是一个大舞台。新的形势下，接待人员的工作责任愈发加重，办公室工作人员应当具有责任感和事业心，以此来提升办公室工作的科学化。
主要参考文献
［1］肖慧敏.论精细化管理在办公室接待工作中的应用［J］.商业经济,2013(4).
［2］杨舸,丁军亮,房剑锋.办公室接待工作中精细化管理的应用［J］.办公室业务,2013(7).
作者:向岚 单位:湖南有色金属研究院
