高校后勤管理信息化探究

高校后勤管理信息化探究

摘要:文章阐述了高校后勤管理的信息化实施,分析了高校后勤管理中存在的问题,指出了提升高校后勤管理的信息化水平措施,即学习先进的管理观念,运用大数据分析加强采购管理,完善信息化管理机制,加强网络宣传。

关键词:后勤管理;信息化管理;信息传输

近年来,随着高校扩招政策的落实,我国高校的规模逐渐扩大,部分高校甚至采用了多校区制度,高校规模扩大对高校后勤管理工作提出了更高要求。后勤工作是高校开展教学与科研工作的基础保障,缺乏强有力的后勤支援将会使高校各项工作难以开展。因此,我国高校对后勤建设极为重视。近年来,由于高校财政来源转变,多数高校的后勤管理采用了企业化方式,使得高校资金得以节约,工作效率大幅提升。同时,由于信息化技术的发展,多数高校在后勤管理工作中加强了信息化建设。

一、高校后勤管理的信息化实施

(一)信息化建设的必要性

近年来,互联网普及率逐年提高,企业的管理方式也随之发生了重大转变。在高校后勤管理工作中,引入信息化管理将会带来诸多好处。首先,信息化管理会节约大量人力成本,为高校节省了资金支出。其次,在运算、存储及统计等工作中,运用计算机技术将会大幅提升工作效率,并使各环节工作连接更加紧密。再有,信息化工具在执行管理任务的过程中要求更加刚性,打破了传统管理方式中人情因素的影响。同时,信息化工具的数据更加准确,避免了人为失误带来的损失[1]。最后,信息化管理会减少办公用品的支出,不仅为高校节约了资金,也为环保工作提供了支持。

(二)信息化建设的思路

信息化建设的基本思路要体现集约化、制度化及数据化的发展方向。首先,高校应当针对后勤管理工作,建立开放的信息平台。后勤管理部门应统计日常工作中的负责项目,并在信息平台中进行归类,通过表格化管理避免人为失误造成的工作疏漏。之后管理人员应当通过对事物属性的分析及设备说明书的标注,在信息平台中制定规范的管理手册,以明确工作标准。运用信息化平台将管理数据对外公布,可有效引入外界的监管,通过改善管理机制,高校后勤管理水平将会大幅提升。

二、高校后勤管理中存在的问题

(一)管理观念较为陈旧

我国部分高校在引进信息化管理的同时,仍然沿用较为陈旧的管理观念,使得信息化工具的效能难以发挥。首先,部分高校仍然以纸质票据为经费支出依据,这样的方式不仅增加了管理者的工作量,也使高校财务监管存在一定的灰色空间[2]。其次,部分高校的管理人员往往只将信息化系统作为辅助工具使用,将信息化工具的作用局限在数据统计、文件管理等简单工作中,这样的管理理念严重制约了信息化工具的使用,使高校管理工作长期停留在人治模式。

(二)信息化建设不足

我国部分高校的信息化建设仍然不足。首先,部分高校的办公文件仍然采用纸质用品作为主要的文件载体,纸质文件的保存需要较大的存储空间,同时,纸质文件的查阅工作较为烦琐,这样的存储方式降低了高校后勤管理工作效率。其次,部分高校内部的信息传输存在一定障碍,各部门之间的数据格式存在较大差异,以至形成信息孤岛现象。最后,部分高校的信息数据难以得到及时更新,管理人员常常将数据记录在纸质账本中,再通过计算机进行二次录入,这样的方式不仅延缓了信息数据的分享,也使数据安全难以得到保障。

(三)管理机制不完善

我国部分高校的管理机制仍然沿用传统模式,在实践中并未利用信息化工具建立新型的管理机制。首先,部分高校在后勤管理过程中,依靠管理人员的个人经验,在设备维修、绿化管理及环保节能等工作中,个人判断主导了工作方向,但个人判断往往存在一定误差,当误差较大时,会给学校带来一定损失。其次,部分高校管理标准不够明确,在采购、人员调配及运输等工作中,缺乏刚性执行标准,这样的管理漏洞影响了高校财务安全与员工工作热情,使得信息化工具的效能难以全面发挥。

(四)网络宣传不足

我国部分高校后勤工作,仍然保持较为封闭的管理模式,对外界的监督与参与缺乏足够热情。首先,部分高校的后勤部门尚未采用信息公开的方式,在处理福利分配、经费支配等工作过程中,教职员工往往难以了解办理工作的具体流程,以至影响了办公效率。即使有先进的管理理念,后勤工作仍需要广大教职员工与学生共同参与,配合完成,这样的方式可以提升学校管理效率并节约资金成本,但多数高校并未采用这样的管理模式。

三、提升高校后勤管理信息化水平的措施

(一)学习先进的管理观念

我国部分高校在引进信息化管理的同时,并未学习先进的管理理念,这一问题在实际工作中暴露出诸多不足。针对管理理念落后的问题,高校后勤管理人员应当积极转化思维,运用信息化工具建立新型的服务体系。首先,在后勤管理过程中,应当减少纸质票据使用,并建立电子票据管理系统,在系统中高校应多使用电子发票,通过税务部门监管,使高校财政安全得以保证。其次,高校应当拓展信息系统的应用范围,通过信息数据的积累,建立信息储备平台,并依托大数据工具将新旧数据进行对比,对于差异较大的数据进行重点监察,这样的方式可提升高校管理工作效率。

(二)运用大数据分析加强采购管理

网络中蕴藏着大量有价值的信息,如何有效地挖掘出真实、符合自身需要的信息,是大数据分析的关键。在高校后勤管理工作中,合理运用大数据工具可提升采购管理工作效率。高校应当根据自身需要,运用网络对潜在的供应商进行对比分析,从而得出商品价格、质量及售后服务等信息,并确定待选范围。学校也可依据自身的采购数量,要求待选供应商提供最优方案,并以此为依据确定合作企业。

(三)完善信息化管理机制

在部分高校后勤工作中,由于服务信息传播不够准确,使得针对高校师生的服务工作受到影响。在改善过程中,高校应当运用微信等信息化工具,建立权威的信息传播渠道,以减少口头传播带来的误解。同时学校应当对后勤部门的服务工作进行跟踪管理,运用信息化工具的反馈功能,使校内师生对于后勤部门的意见得以体现[3]。通过这样的方式,高校后勤部门的服务属性将得以加强,针对后勤工作的监管体系将更加完善

(四)增强网络宣传

我国多数高校的后勤管理并不重视师生的共同参与,针对这一问题,高校后勤部门应当积极转变角色定位,将后勤管理者转变为师生的服务者,并积极引进全校力量,提升校园管理工作效率。在具体的执行过程中,高校应当运用互联网平台,开展宣传工作,使全校师生可以了解如何做好节约工作,并积极爱护校内设施,使后勤保障成本得以减少。总之,随着高校规模的扩大,信息化管理已经被后勤部门广泛使用,但在使用的过程中仍然存在诸多不足。首先,由于管理观念的局限,信息化系统的效能难以得到全面发挥。其次,部分高校的信息化建设仍然不足,使得信息化管理难以开展。部分高校配套机制不够先进,以至管理过程缺乏科学引导。最后,由于缺乏必要的宣传意识,后勤工作往往无法得到全校师生的合力配合。针对这些问题,后勤管理者应当建立有效的信息管理系统,并学习先进的管理方式,通过网络宣传、信息公开等手段提升后勤管理效率。

参考文献:

[1]王铁.论高校后勤管理的信息化建设[J].黑龙江高教研究,2016(8):74-75.

[2]郑建锋.高校后勤管理信息化的现状、问题及对策研究[J].中国管理信息化,2017,20(12):50-51.

[3]唐艳平,张灿龙.高校后勤信息化建设的意义及对策浅析[J].高校后勤研究,2017(7):61-63.

作者:徐春明 单位:福州职业技术学院后勤处