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鼠疫防控工作中的档案管理

2018-02-12 09:16 来源:档案管理论文 人参与在线咨询

摘要:为更好地利用鼠疫防控工作中的档案,对今后鼠疫防治和鼠疫流行的预测预报提供方便、快捷、科学而准确的档案材料。本文根据档案内容及结果,以县区为单位建立纸质和电子双重档案,并依托空间信息技术建立青海省鼠疫地理信息系统,对鼠疫监测点档案信息、电子档案实行4级管理。本级可以进行本级的统计分析,上级可以对下级的电子档案实行远程管理和统计分析;鼠疫防治信息库、人间鼠疫疫情信息库、鼠疫科研信息库以科室为单位建立纸质与电子档案,建立的青海省鼠疫防治地理信息系统有效、直观地反映了鼠疫的流行特征和动态趋势,为预防控制鼠疫的传播提供技术支撑。

关键词:青海省;鼠疫防控;档案;管理

青海省是我国鼠疫危害最为严重的地区之一。长期以来,青海各族人民在与鼠疫斗争的过程中积累了大量宝贵的经验和资料。然而,仅仅积累了经验和资料还不能说已经拥有了这种资源,只有将这些资料科学、规范、现代化管理才可能真正成为资源。因此,鼠疫防控工作中的档案管理是预防医学事业发展不可缺少的组成部分,搞好鼠疫防控档案管理将对鼠疫防控的科学研究、基本建设、疾病检测、编史修志等工作起着重要的查考和推动作用[1]。尤其是在科技快速发展的背景下,电子档案的产生对传统疾病预防控制档案管理工作提出了新的要求[2-5]。如何契合时代发展需求,以适宜的档案管理方法为疾病预防控制工作服务,成为当前疾病预防控制中心发展中一项所需着重思考的现实问题[6]。

1档案内容

青海省鼠疫相关的档案资料的收集主要来自每年的鼠疫疫源地调查、鼠疫监测、疫情处置等信息,通过实地考察、座谈、访问知情人、查阅资料等获得,并以工作总结的形式保存下来。

1.1青海省鼠疫防治信息库

鼠疫疫源地基本情况、标准、法规、方案、预案、鼠疫演练、人员培训、宣传资料、卫生学评价、动物疫区处理等信息。

1.2鼠疫监测点档案信息

1.2.1监测点信息

监测点名称、设立的疫情电话、监测地区、年份监测工作开始时间、年份监测工作结束时间、监测点类型(固定监测点、流动监测点、疫源检索点及鼠情调查点)、实际监测时间、监测面积(km2)及万分之一鼠疫监测图(监测图的内容包括地貌、植被、人间疫点、鼠间疫点及道路等要素)等内容[7]。

1.2.2监测人员档案信息

姓名、年龄、学历、职称、工作年限及工作类别(包括流行病、动物或媒介、检验及其他人员)。

1.2.3宿主档案信息

主要包括主要宿主、次要及偶然宿主等。宿主的档案信息包括0.1%样方图、样方编号、捕获时间、捕获地点、生境描述(地貌特征、植被特征)、坡度坡向、海拔高度、经纬度(应用GPS定位)、样方内鼠洞数、捕获鼠数、捕获鼠分类、鼠类的鼠龄及性别和繁殖调查、调查者签名。

1.2.4媒介档案信息

鼠体蚤、洞干蚤、巢穴蚤及室内游离蚤等。包括捕获时间、捕获地点(包括经纬度)、宿主名称、宿主调查数量、染蚤鼠(洞干、巢穴)数量、获蚤只数、染蚤率、蚤指数、获蚤种类及性别等。

1.2.5病原学及血清学档案信息

检验动物数量、种类、阳性动物数量、种类、宿主病变情况、病变部位、媒介蚤类是否有栓塞等情况。

1.3青海省人间鼠疫疫情信息库

时间、地点、人数、病型、疫区处理等。

1.4青海鼠疫科研信息库

科研成果获奖、科研成果鉴定、科研课题立项、鼠疫论著、鼠疫论文等。

2档案的建立与管理方法

2.1以县为单位建立纸质与电子档案

对鼠疫监测点档案信息进行本级管理和审核,对本级档案进行统计和分析。地市级实行2级管理,对县档案进行远程管理和审核,进行所辖县区的档案分别统计或综合统计与分析。省(市、自治区)实行3级远程管理,地市级与县档案进行双重管理和审核,所辖县区及地市级档案分别统计或综合统计与分析。全国鼠布基地对县级、地市级、省(市、自治区)级档案进行4级远程管理与审核,对各级的档案进行统计和分析,并负责系统的维护和升级等工作。

2.2以科室为单位建立纸质与电子档案

建立鼠疫防治信息库、人间鼠疫疫情信息库、鼠疫科研信息库的纸质与电子档案。

2.3青海省鼠疫地理信息系统的建立

青海省地方病预防控制所地理信息系统[8-10]提供标准化录入文件,将鼠疫疫源地不同地区特定的宿主动物(啮齿类动物)、传播媒介(蚤类)、病原(鼠疫菌)以及非生物条件(自然地理条件)等要素所组成的地理生态环境信息资料导入GIS系统中,有效、直观地反映鼠疫流行特征和动态趋势,为预防控制鼠疫的传播提供技术支撑。

3结果与分析

以县为单位建立纸质与电子动物鼠疫监测档案,档案实行4级管理,上级对下级进行管理。县本级与上级可随时共享电子档案,并可随时统计和分析。在电子档案出现故障时可利用纸质档案,遇到突发情况确保了档案的正常使用。做到纸质档案与电子档案互补,并不是有了电子档案就不需要纸质档案,在未来的相当长的一段时间内应该两种档案并存。20世纪70年代,青海省组织专业人员对现有的资料进行了汇总。在保存原有原始记录的基础上印制了一整套30年资料汇编和内部刊物。之后,以10年再出一次资料汇编。进入21世纪后,青海省在国家疾病预防控制中心鼠疫布病基地的组织下对鼠疫档案资料进行了一次较为彻底的整理,建立了多个鼠疫相关资料的数据库,依托空间信息技术建立青海省鼠疫防治地理信息系统,从而使所有的资料得以更加完整保存。其为制订青海省鼠疫防治策略和建立鼠疫自然疫源地生态与空间结构数据库奠定了基础。同时,由于鼠疫自然疫源地明显的区域性特点及鼠疫流行季节性和年际强度变化等特性为现代科学技术手段—空间信息技术应用于鼠疫防治的研究提供了必要的前提条件。鼠疫防控档案管理的基础工作走上规范化、制度化轨道,资料入档齐全,管理有序,为单位升级达标、接受各种业务评审打下了坚实基础,提高了单位的声誉,促进了鼠疫事业的发展,在实验室国家级认证等多项评审过程中一次性通过,其中档案工作资料齐全,发挥了应有的作用。档案资料齐全,详实、系统、考查方便,极大地便利了科室科技人员的科研和论文写作。2010年以来科室人员发表论文100篇以上,相当一部分与利用档案资料有关,如在核心期刊上发表的“青海省2001-2010年鼠疫流行病学分析”等均在查阅大量档案资料基础上写成[11-16]。事实证明档案资料是死的,但其内容十分丰富,利用和发掘档案资料,对目前及今后的工作将产生启发和指导作用[17-20]。由于鼠疫防治是一项专业性很强的工作,使得反映与记录此项工作的业务档案具有极强的专业性。因此,鼠疫防控档案管理工作需要从业务档案入手,由档案管理专业人员和鼠疫防控专业人员协作共同完成。青海省鼠疫防控档案管理工作中所建立的鼠疫相关数据库和鼠疫地理信息系统积累了该省自1954年首次分离到鼠疫菌被判定为鼠疫自然疫源地以来的所有鼠疫相关的数据资料,是该省历代鼠疫防治工作者和档案管理人员集体努力的结晶。相信这个系统的建立一定会为青海省鼠疫防控工作发挥出应有的作用。

作者:万惠 田富彰 何建 金泳 李胜 靳娟 赵小龙 辛有全 单位:青海省地方病预防控制所

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