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新时期档案管理工作初探

2018-02-12 09:11 来源:档案管理论文 人参与在线咨询

摘要:档案是政府、企业等单位的重要资源化信息,对查证、考究、科学研究以及利用有重要的现实意义。而当前我国档案管理工作面临一些问题,使其无法满足新时期的要求。为此,本文将从档案管理工作存在的问题入手,并以某地方档案管理细则为例,探究加强档案管理工作的方法,为档案管理工作提供更多的参考资料。

关键词:新时期;档案管理工作;加强策略

档案管理工作主要将对档案、文本等进行整理、分类、编号以及保存等作为工作内容。从而实现对档案或文本的查证及再利用。而新时期下档案管理工作亦包括对档案的采集工作,且当前档案管理工作面临着思想观念陈旧、管理人才匮乏、管理工作不规范、对管理工作不重视等亟待解决的问题。使其无法适应新时期下档案管理工作的需求,为此需要不断改进档案管理工作的水平,创新管理思维,切实提高档案管理工作的现代化水平。

一、新时期下档案管理工作存在的问题

(一)思想观念较为陈旧

我国档案管理工作由于一直受到传统思想的牵制与影响,使其处于一个封闭的环境下,久而久之,部分档案管理工作人员将不够了解当前社会形势的发展与变化,并因此缺乏对新时期的客观认识,思想观念过于滞后。此外,由于思想观念的陈旧,部分工作人员仅将档案保存作为管理工作的重点,而忽视了档案应用的要求,认为只要将档案有效接收与保管,并对内部工作人员开放便可以,但没有进一步对档案资源进行分析,亦不了解其内外价值,导致档案资源没有全面利用,长此以往,档案管理工作的发展将会产生阻滞。

(二)管理人才较为匮乏

档案管理人员是档案管理工作中的实施者,其专业度的高低关系着档案管理工作能否有效实施与进行。但新时期下,大多数档案管理人员的专业度并不高,专业知识的掌握也不过硬。且随着时代的推移,现代化进程的不断深入,政府所关注的事情逐渐增多,对档案管理的需求持续增加,档案管理人员的专业度无法满足工作的需求。

(三)管理工作不够规范

我国档案管理工作存在着不够规范的问题,主要体现在权利与责任分配、组织规划等方面。且部分机构的档案管理工作过程较为混乱,索引、目录等未能进行及时的更新与完善,并且对于档案的分类也十分混乱,对其的编码也较为随意。另有部分机构在对档案进行整理与收集时,未能将其按照类别进行归档,工作不够严谨。最终导致档案查询、整合等工作不够顺利,亦会为工作人员带来不良影响,可能会导致其工作热情衰退,迟到、早退现象比比皆是。此外,新时期下档案管理工作的现代化程度较差。随着信息技术的不断发展,无纸化办公的形式也逐渐趋于成熟,并得到各地区的广泛应用。但档案管理工作并未紧跟时代潮流,现代化管理机制仍为得到有效创新,这便导致档案管理工作位于传统与现代化管理之间,管理过程无法达到其中某个阶段的标准,将会对档案管理工作带来不良影响。工作效率无法提升,查阅工作亦有较多不便。

二、新时期下加强档案管理工作策略

(一)加强档案管理工作重视度

档案管理工作的好坏与各成员对其重视程度的高低有着紧密的联系。但部分工作人员对档案管理工作存在一定的误区,没有深入理解工作重点与工作目标,因此,加强档案管理工作首先要加强工作人员对其的重视程度,尤其要加强领导对档案管理工作的意识。为了加强领导工作,健全工作组织,可成立相关档案管理工作领导班子,形成小组,从而为档案管理工作奠定基础并提供强有力的保障。同时,还需将档案管理工作纳入工作目标管理机制中,明确其责任与权利,并要去其他工作一般进行部署、检查以及考核,使档案管理工作落实。此外,领导人员不仅要从思想上对管理工作进行重视,还需将其落实入行动中,保持人力、物力的实用性。而普通工作人员在工作时不仅要严格遵循领导人员的分配,还需自我形成档案管理责任感,切实提高对管理工作的重视程度,为未来工作提供保障。

(二)提高管理人员综合素质

管理人员是档案管理工作中与档案接触最为密切的部分,其综合素质的高低关系着档案管理工作的是否顺利。因此,加强档案管理工作势必要提高管理人员的综合素质。为此,要加强档案管理人员的培养以及专项教育。并对相关工作人员进行业务培训,面向全职工作人员时要加强管理、档案等知识的培训,而面向兼职人员则需对其业务方面进行培训。使其可尽快进入工作状态,保障档案管理工作的顺利进行。其次,政府、机构等可时常举办学习班,为管理工作人员提供学习的空间,并需根据新时期的要求,从档案管理工作的意义出发,进行现代化管理工作的基本教育,并加强管理人员对信息技术的应用能力。此外,需加强其思想及业务的建设,加强管理人员的横向交流,利用多种形式对其进行鼓励,使其掌握新本领,学习新知识,并扩宽其工作思路,掌握现代化技能。从根本上提高管理人员的综合素质,使档案管理工作趋于规范化、制度化发展。

(三)创新档案管理手段

在档案管理工作中,档案的转接与涉密档案的管理最为重要,因此创新档案管理手段具有十分重要的现实意义。档案管理工作具有延续性特征,主要体现在档案的交接与转接层面。以往的档案管理工作出现了很多不及时转接、不细致转接等问题。为此在档案管理工作中,首先要提高保管条件,将不同类别的档案进行区分,并切实保障档案的安全性。其次,在管理工作中严格遵循规章制度,制定领导人审批机制,做好等级与签字,管理人员对档案亦要即时检查与归档。

三、结语

为了推动档案管理工作的现代化发展,加强档案管理工作进程,需要不断提高档案管理人员的综合素质,并加强各级人员对档案管理工作的重视程度,利用丰富的现代化科技创新管理工作手段,以此完善工作体系,实现档案管理工作的现代化发展。

参考文献:

[1]门伟丽.关于加强新形势下档案管理工作的思考[J].科技创业月刊,2010(08):86-87.

[2]周虹.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].科协论坛下半月,2014(09):159-161.

[3]李利桃.关于加强新形势下档案管理工作的思考[J].才智,2016(06):223-224.

作者:栗业 单位:内蒙古国际蒙医医院

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