第一篇:高校档案管理现代化建设
［摘要］我国高校档案管理现代化建设进程中遇到各种各样的问题，如高素质的档案管理人员缺失、高校档案管理资金投入不足、档案管理标准缺失等。这些问题的出现，导致高校档案管理现代化进程受阻，必须有针对性地对高校档案管理工作进行改进，加快高校档案管理现代化建设。
［关键词］高校;档案;管理;现代化
高校在日常的管理、科研及教学过程中会产生各种各样的档案，这些档案将对高校的发展发挥巨大的作用，例如高校档案能够给高校建设及管理工作提供参考依据，也能提供一些数据供教学工作评估使用。当今社会是法治社会，高校也必须坚持依法办校，而高校的档案就成为依法治校的依据和参考，高校档案的作用是其他事物无法比拟的。高校在日常的管理过程中所产生的档案是否规范、科学及质量的高低，决定了高校档案管理现代化的进程，如果高校档案的建立不合理、不科学，就无法实现档案管理的重要作用。高质量的高校管理工作能够形成高质量的高校档案管理，而高质量的高校档案管理工作能够促进高校日常的管理工作。
一、高校档案管理工作现状
(一)未充分意识到高校档案管理的重要性
当前高校一些管理者认为档案的管理没太大的作用，未能充分意识到高校档案管理工作的重要性，简单的认为高校档案管理的好坏不能直接影响到学校的日常工作，无法量化。长此以往，就导致了档案管理工作松懈，许多档案材料遗失，很多数据流失。高校档案管理人员认为管理档案是额外的负担，一些档案卷宗长期积压而未能及时整理。还有一些高校连续多年未整理档案，更有甚者将档案室改为杂物间。
(二)档案管理工作效率低
当前计算机技术已在高校中普及，很多高校的档案室已经实现了计算机技术的应用，然而，档案室的计算机技术相对于现代化的技术还是存在很大的滞后性，很多学校是把计算机管理系统运行机制和功能目标确立在对本档案馆内部案卷级和文件级的目录编制上。一些基础性的档案管理如检索和统计，缺乏多媒体数据库与全文数据库。总之，当前的档案管理工作效率低下，无法满足各种用户的实际需求，也无法满足高等教育的发展要求。
(三)高校档案管理人员水平参差不齐
众所周知，高校档案管理工作是一种技术性及专业性很强的工作，不仅仅是一项政策性的工作，这就对高校档案管理工作人员提出了很高的要求，然而当前高校档案管理人员的素质参差不齐，无法满足新时期的高校档案管理要求，很多管理人员之前未受过专业的档案管理培训及学习，同时高校在人员配置上较为随意。很多高校档案管理队伍的年龄结构、职称结构及知识结构不合理，这些情况导致当前高校档案管理现代化进程缓慢，档案管理工作人员工作积极性不高，服务质量低及工作效率下降，未能充分发挥档案管理的作用，造成资源的极大浪费。
二、高校档案管理现代化建设的对策
(一)创新管理模式及制度
首先，各高校要结合自身实际，参照《中华人民共和国档案法实施办法》和《中华人民共和国档案法》，建立健全各种管理制度，同时高校要上下一致重视档案管理工作，这是做好档案管理的保证及基础。同时，要将责任落实到人，配合对应的考核制度及规章制度。其次，必须加强高校档案管理的不断创新。由于高校及社会的不断进步，过去的档案管理方式已经不能适应现代的发展需求，必须采用新的管理模式来替代传统的管理模式，例如针对一些实际的操作手段和档案管理环节的创新，具体有推行部门立卷、缩短立卷归档周期、工作方式改善及立卷创新等。如一些高校采用条形码或二维码替换传统的档案号码，提高了档案使用频率及效率。第三，高校档案管理工作要加强对原始素材的整理收集。要保证收集到的档案的全面性及完整性，只有保证了档案的完整性，才能够保留档案的基本特征，才能给广大利用者提供珍贵的档案材料，所以档案馆与立卷相关负责人要实现责任到人，务必由专人负责专门的档案收集整理，确保档案资料的完整性，同时高校还应当对一些文档进行分类，这样有利于文档的查漏补缺。第四，要进行档案信息资源开发。档案是人类社会精神财富积累的直接体现，也是最能生动形象地描述人类社会史实的信息载体，因此档案具有一定的法律效力及凭证性。这就要求高校档案管理人员对档案信息及意义有充分的理解和认识，同时还要求管理者对档案的信息做到心中有数，档案管理工作必须包括采集、归纳整理及应用三个步骤。采集档案信息是前提，归纳整理是方式，最后才是档案的利用及应用。高校档案管理工作人员要充分开发及利用档案资源，发挥档案最大的功效，例如把档案信息及时传递给教学科研人员，帮助其提高科研水平及教学质量，把经过开发加工的档案信息及时传递给学校领导及有关职能部门，给高校领导者科学决策提供依据。
(二)努力提高档案管理工作人员的专业水平
管理人员的专业水平是高校档案管理绩效的关键影响因素。优秀的高校档案管理专业人员应具备较高的政治素养和觉悟，深知档案管理的重要性，清楚档案管理对于高校文化建设的作用，高校档案管理工作人员需具备社会管理、经济管理、档案管理等专业知识，而且管理人员的素养也直接决定了档案管理工作能否有序进行。懂得现代化管理理论和技术的管理人员，熟悉信息化技术并能熟练应用的工作人员，熟练运用网络档案管理平台并能维护好信息系统的专业人才等复合型人才，都是现代高效档案管理急需的人才。努力提高档案管理工作人员的专业水平，一方面需要在选拔人才的过程中把好关，甄选出具有档案管理文化专业知识、专业技术、专业技能的综合性人才。另一方面，需要对在职的档案管理人员进行继续教育和培训，对管理过程中需要运用到的新的理念、技术和技能进行培训和考核，确保档案管理人才能适应高校档案管理的新要求，了解档案管理的重要性，熟悉档案管理过程中需要使用到的各类技术和技能。当前社会和经济生活都在随着信息化技术的发展而发生巨大的变化，新的行业和领域不断形成，新的机遇和挑战不断出现，档案管理业务也处于快速发展时期，在管理服务规模、形式上都出现了新的要求和挑战，档案管理人员专业技能的好坏直接决定了档案管理工作的质量。档案管理人员应努力学习新的理念和技能，努力拓宽视野，直面档案管理工作中可能出现的新的状况和挑战，运用档案管理的新理论、新技术、新技能来解决问题，利用专业的管理学知识来指导和改进工作，实现档案管理单一型管理模式向复合型管理模式转变，扎实有效地推进档案管理工作。
(三)将现代信息技术融入到高校档案管理工作中
随着现代社会日益迈向信息化、数字化、智能化发展时期，计算机技术和网络信息技术已经遍及社会各领域的日常管理工作中，档案管理工作也不例外。快速、高效的管理要求已迫使高校档案管理工作向现代化、信息化、智能化发展。信息技术可以为档案管理工作的进行和改进提供全方位的技术支持。芯片技术、光纤和数字化技术、网络和数字监控技术等都可以应用于档案管理工作的各个环节，为档案信息的储存、保管、维护、调取等提供最优化管理方案，提高高校档案信息的存储、传输和调取速度和效率。现代化信息技术可以实现档案管理从单一型向一体化转变，从案卷、文件目录等多方面的管理发展到全面的信息化管理，全面提高档案管理工作的经济和社会效益。高校档案管理工作是保存高校精神财富的关键，是维护高校精神文明的重要一环。当今高校档案管理工作中仍然存在管理资金不足、管理人员缺乏、管理制度落后等诸多问题，可通过创新管理模式及制度、努力提高档案管理工作人员的专业水平、将现代信息技术融入到高校档案管理工作中等多项举措，提高高校档案管理水平，促进高校档案管理工作的高效有序进行。
参考文献:
［1］王莉．谈高校档案管理现代化建设［J］．镇江高专学报，2003，16(4):112-113．
［2］谭春霞．浅析高校综合档案管理的现代化建设［J］．教育界(高等教育研究)，2014(10):13．
［3］郑瑾．浅议全面提升高校学生档案管理现代化水平［J］．常州信息职业技术学院学报，2014，13(6):94－96．
［4］付长缨．高等学校档案管理现代化建设的措施探讨［C］．决策论坛———基于公共管理学视角的决策研讨会．2015．
［5］边江，葛晓野．关于高校综合档案管理现代化建设的探析［J］．科技经济导刊，2016(17):145．
［6］朱金花．推进高校档案管理现代化建设的优化措施［J］．现代经济信息，2015(22)．
作者:高伟娜 单位:吉林建筑大学
第二篇:高校毕业生人事档案管理问题及对策
摘要：高校毕业生人事档案是人才基本信息重要的载体。本文在充分分析新形势下毕业大学生的人事档案工作的意义和作用，分析指出管理上存在的几个突出问题，并着重分析了如何才能更好的提升和完善大学生人事档案管理工作，并针对出现的问题提出了相应的管理策略。
关键词：毕业生；存在问题；对策
一、高校毕业生人事档案管理工作的意义和价值
高校毕业生的人事档案就如同每个人的身份证，客观记录了大学毕业生在大学学习期间包括生活在内的真实情况，是考量大学生全面素质发展，与大学生的生活、学习和工作密切相关。从某种意义上讲，毕业大学生的人事档案管理工作是否到位直接关系到毕业生能否更好的就业。
二、高校毕业生人事档案管理工作上存在的突出问题
（一）制度不完善，管理匮乏
通过近几年来对高校毕业生人事档案管理工作的分析和总结来看，管理不到位、制度不完善是普遍存在的两大问题。主要从以下几方面来讲：
1.管理制度缺失
很多高校毕业生档案管理部门长期处于散漫管理状态。管理规定和制度没有明文规定只有模棱两可，人事档案管路工作只是一个形式，没有给予足够的重视。
2.管理混乱
管理程序混乱，管理工作无专人负责，档案混为一谈，无归类，无登记，无案宗。
（二）管理手段落后，效率低下
目前信息化管理模式也被大多高校的毕业生管理工作所采用，但只是单一的通过使用计算机来获取纸质档案的查找工作，离真正实现信息化管理还有一段距离，信息化管理工作无法在毕业生人事档案管理方面发挥其应有的效应。
（三）毕业生人事档案与所有者分离
一般来说，我国人事档案要求与持有者同步转移。但我国目前对公务员以及事业单位等相关人员的录用都是实行考试制度，由于目前我国对人事档案管理较为严格，参加这些工作的毕业生档案需要随迁。与此相较而言，企业在人才录用方面就自由的多，毕业生的学历及社会经历是企业选取毕业生更为注重的方面，而对人事档案并非做出硬性的规定。因此，这一部分毕业生的人事档案大多由人才所在地的人才服务机构实行托管。这就产生了毕业生档案和本人分离的现状，将对在企业工作的毕业生日后工作产生影响。
（四）毕业生本身对人事档案的认知问题误区
改革开放以来，社会不断发展，人事管理制度也逐渐完善起来，人事分配制度的改变是人事管理制度的重大转变，以往的毕业生毕业后国家统一分配工作的人事制度一去不复返，取而代之的是企业和大学生之间双向选择，如此一来，以往用人单位也从被动的接受毕业生变成了自主选择、择优录取，毕业生把精力大多投入到如何找到对口的企业上面，自己的人事档案情况也随之抛之脑后。调查表明，绝大多数毕业生对人事档案的认知聊聊无几。他们都以为毕业证书拿到手就万事大吉了，对于那些有组织关系的毕业生也只是关注自己的组织档案，对人事档案也大多是漠然的态度。对人事档案的重要性认知匮乏，导致人事档案在人力资源发展中无法发挥其应有作用。
三、新形势下改进毕业生人事档案管理工作的对策与措施
（一）加强毕业生提高对人事档案重要性的了解认识教育
加大对毕业生人事档案管理的重要性的宣传力度，结合一些现实案例来讲解人事档案给毕业生未来的发展路程带来的影响，从而达到提高毕业生对人事档案管理重要性的认知程度。更为重要的是，人事档案将直接关联到日后的转正晋升、保险福利等各个方面。以此来提高大学生对高校档案管理工作督促和监督的积极性，更好的推动高校档案管理工作更快的完善。
（二）加强对人事档案管理人员的任职教育和技能培训
加强对从事档案管理的工作人员的相关技能和专业知识的培训力度，并且让他们意识到档案管理工作是一项非常重要的工作，成立一支具备专业技能的档案管理团队更好的服务高校毕业生。
（三）加强毕业生人事档案科学化规范化的管理
首先，制定一项完善的规章制度，实行规范管理。其次，档案分类归档，做到目录清晰。再次，加大对档案信息化使用的力度。
（四）对档案管理的模式进行创新，使档案管理实现现代化
随着社会的发展经济的进步，互联网也如雨后春笋班的发展起来，各行各业随处可见互联网的影子，这一先进的管理模式在高校档案管理工作中也的得到了广泛的应用。我们要充分利用信息技术这一先进手段来更好的对人事档案进行管理，提高优质的管理水平，真正实现高校毕业生人事档案的信息化。如：扫描技术可以对照片进行扫描，完善个人信息；条形码技术、数码技术等都可以应用到人事档案管理工作中。因此，高校毕业生档案管理工作中加大对信息化技术的的使用力度推动了人事档案管理工作进入的信息化时代，实现了网络共享，这将大幅提高档案管理效率及水准。总体来说，档案管理工作实现真正意义上的规范化、科学化不是一朝一夕的事情，需要长期坚持不断的做大量而细致的工作。更需具备百厌不烦，坚持不断的毅力。
四、结语
综上所述，在社会主义这一新形式下，社会对人力资源的重视程度也步入了一个新的发展平台。如何提高高校毕业生档案管理水平是诸多高校面临的问题之一。因此，只有实事求是，自我检查、不断学习，追求创新，科学认知，运用先进科学的管理技术，才能更好的做好高校毕业生档案管理工作，给毕业生提供更优质、更高校的服务。
参考文献
[1]杨公之主编,档案信息化建设实务[M].中国档案出版社,2016
[2]刘家真编著,电子文件管理导论[M].武汉大学出版社,2015
[3]李莹.基于就业探析高校毕业生人事档案管理问题与对策[J].兰台世界.2016(26)
[4]张培玲.大学生人事档案管理存在问题与探讨[J].河南医学高等专科学校学报.2015(05)
作者:唐丽 单位:广西科技师范学院
第三篇:高校人事档案管理机制研究
摘要：高校人事档案管理是一项管理任务，它对高校转型发展具有积极的促进作用。针对高校人事档案管理的现状和存在的主要问题，提出从更新管理理念，优化管理模式，提高管理者业务能力，规范管理标准，以及构建开放式管理平台5个方面进行改革，从而提高高校人事档案信息资源的效能。
关键词：人事档案管理；信息化；信息服务
2006年5月8日中共中央办公厅、国务院印发了《2006～2020年国家信息化发展战略》，对各项工作的信息化管理工作提出了明确要求。信息化管理给传统的高校人事档案管理工作也带来了挑战，高校人事档案管理理念、管理制度、管理技术平台、管理人员都存在这样那样的问题和不足，如何实现高校人事档案管理高效、精准的信息服务是高校人事档案管理工作的重要课题，为此，笔者针对进一步优化高校人事档案管理机制进行探讨，以求解决实际问题之良策。
1高校人事档案管理现状概述
1．1基础设施简陋，软硬件条件不足
如今，人事档案有传统的纸质材料和电子档案两种载体，通常高校人事档案中干部职工的档案材料由档案部门保存，而学生档案则由学工处负责保管，两个部门之间相对独立，各自为政。各个部门使用的档案信息管理软件有一定差别，不能相互联网，从而建档的规模化、通用化的管理软件起不到应有的功效，也很难发挥良好的作用。由于缺乏对高校人事档案信息化建设的重视，档案部门的基础设施都普遍不够完善，电子录用档案的基本设备也不够齐全，如计算机、扫描仪、缩微设备都无法及时更新换代，基础设施陈旧，许多档案材料归档整理仍然停留在手工操作基础之上，管理人员缺乏档案管理专业背景，出现专业素质偏低，专业技能低下的现象，导致人事档案信息化滞后，制约了高校人事档案管理工作现代化建设的发展。
1．2管理标准不一，难以实现档案数据共享
人事档案管理信息化建设的重要内容是有一套规范化、统一化的管理标准。高校人事档案管理由于档案材料归档保存的单位不统一，对干部职工的档案和学生的档案由不同部门保管，各自为政拥有相应的管理制度，并根据部门的工作对象和特点制定档案收集、整理、加工的标准，结果无法达到统一规范的管理目标，也很难实现档案数据的共建共享。
1．3人事档案利用水平不高，管理人员服务意识薄弱
高校人事档案的管理的根本目的就是为人事部门制定相关的人才引进政策，提高高校师资管理水平。由于高校档案管理人员存在着服务理念落后、服务意识淡薄，人事档案管理的工作人员对于人事档案就不太重视，忽视其根本的重要性。人事档案利用率低下，使人事档案成为一个摆设。“用户第一，服务至上”的宗旨徒有虚名，但没有真正付诸实践，成了形式化；服务方式单一、封闭和被动；没有很好的开发和利用档案文献资源。伴随着高校的转型发展，高校档案文献资源也面临着新的挑战，档案资源的整合与利用也需要不断的改进方式方法，高校档案管理人员对档案资源的开发和利用价值认识不足，甚至于错误地理解，势必会影响高校档案管理人员对高校档案管理事业的价值认识，管理人员的心理就容易气馁，甚至对档案管理职业萌发厌烦，档案管理事业的使命感就无法认同。
1．4管理模式落后，管理方法墨守陈规
伴随着信息化时代的到来，档案管理模式也打破了传统的、封闭的方式。高校人事档案管理录入普遍处于手工、半手工操作，尽管实施了计算机管理，将纸质档案变成了电子档案，但还有一部分人事档案的根本信息缺乏系统管理，因此，人事档案管理的整体工作效能还未真正的提高，停留在传统管理模式的档案归类分类方法、整理规则、著录标准等跟不上人事档案数字化建设的要求。
2阻碍高校人事档案信息化管理的主要问题梳理
高校人事档案信息化建设滞后，档案社会利用率偏低，根本原因有以下几个方面。
2．1管理理念墨守陈规，不利于高校教育体制改革发展的需要
受传统观念的影响，高校人事档案管理者停留在过去的管理思想基础上，认为只要恪守保密原则，对档案管理仍坚持重藏轻用，认为只要按时接收，妥善保管，确保档案收藏，需要时能提供凭据就万事大吉了，很少去思考如何进一步挖掘档案信息资源，优化档案管理模式和管理办法，提高档案的利用价值的问题。随着高校教育改革不断深化，办学规模也逐步扩大，以及高校陆续进行的一系列人事制度改革，高校人事档案材料的来源更广、知识含量更高，加上信息公开制度的实施，档案社会利用率也随之呈现。档案信息化建设的优劣也是衡量高校现代化水平的重要标尺［1］。因此，高校人事档案管理工作首先必须转变思想观念，强化管理意识，尤其是消除安于现状，不思进取的保守观念，树立信息档案、服务育人的管理理念。
2．2封闭式的管理模式，不利于信息公开制度下的高校人事档案管理制度的发展
迄今，不少高校人事档案还停留在内部自行管理当中，处于一种锁在深宫无人知的状态。高校人事档案仍处于单位内部的组织、人事档案机关收藏，仅仅是为了应对上级领导或组织的查阅，提供旁证之用。管理制度不够完善，管理机制不够健全，档案管理处于被动接收材料，很少考虑主动开发档案信息资源，变被动为主动服务于高校教育机构的改革当中，与市场经济开放格局当中，开发高校人事档案信息创造更多的社会效益和经济效益不相符，在信息化建设飞速发展的今天，这种管理模式非常不利于高校人事档案信息资源的建设。
2．3档案管理人员专业素质不足，专业技能影响了服务水平
高校人事档案管理的信息化建设关键因素之一在于档案管理人员的队伍建设，档案管理人员有相当部分是兼职，对档案管理工作认识不足，责任意识和专业素质欠缺，收集不及时，整理不到位，保管不严格等原因，导致相当一部分档案材料的散失、破损，甚至因受潮霉变，或被虫噬损坏，忽略防潮、防虫等处理，该修复的不及时修复，该去霉、托裱、补缺的工作也没有做好，以至于破损的档案材料积压越来越大，最终造成信息化资源建设成本加大。另外，用户对高校档案管理利用提出了高标准严要求，如果档案管理人员满足于传统服务方式，很难解决用户的实际需要。因为档案管理人员既是档案信息的管理者，又是档案信息利用的咨询师。因此，高校要注重对档案管理人员的业务培训和进修学习，培养和造就一批具有综合素质好，业务精通的人事档案管理工作者。
2．4技术软硬件设施落后，制约了高校人事档案管理服务
在普遍实行计算机管理的社会，高校人事档案部门也大多采用计算机管理，但是所配备的仪器仍然比较落后，大多仅用于打印办公文字处理，档案管理系统也很少能与时俱进的换代更新，导致档案信息的录入、存储和利用大多处于低水平状态。伴随信息公开制度的实施，社会信息化，技术网络化的发展，用户对档案信息资源的利用需求特点和利用方式都发生了深刻的变化，一方面，如果不加强对人事档案管理的基础建设投入，另一方面，如果不切实有效地改进档案管理数据库系统，高校人事档案信息化建设将处于低层次服务中徘徊。
2．5档案管理不够规范，档案材料整理不够标准，影响了档案信息化建设的进程
档案材料的收集、整理、修复等工作都有科学的标准和工作规范要求。但是，在高校中，由于各种历史原因和环境因素，高校人事档案管理存在着管理不够规范，材料整理不够科学，导致档案材料收集、归纳、整理质量不高。在档案信息化建设的过程中，越来越多的档案宗卷急待进行数字化处理，形成以磁盘、光盘等音频、视频等多媒体的载体，为此，需要一套科学的、标准的业务章程，作为规范传统的档案信息资料的加工和处理依据。
3加快高校人事档案信息化建设的措施
信息时代，高校人事档案的信息化建设是高校科学管理的趋势，高校教育体制的深化改革给高校人事档案管理带来了契机和挑战，信息公开制度下，高校人事档案信息资源的利用价值得以显现。近年为我国高校不断地深化改革，高校人事档案管理工作也在不断的发展，但与档案信息化管理还存在一定的差距，为进一步推进高校人事档案信息化建设，应深入思考管理工作中的一系列实际问题。
3．1更新管理观念，强化信息化建设意识
一直以来，人事档案工作处于封闭保守，坐等用户上门，被动服务的方式束缚了人事档案作用的发挥，由于保密性原则，使人事档案管理人员忽视对动态信息的记录和归档，造成重复归档现象屡见不鲜，归档不齐全、检索效率低等问题时有发生。尽管人事档案的保密性比其他档案更强，但这并不意味着人事档案任何时候都不能公开的。随着信息公开制度的颁布和实施，高校人事档案作为重要的人才信息资源也应视具体情况来定，该保密的不能公开，可以利用的要积极地充分发挥其利用价值。档案管理部门应转变传统观念，变被动服务为主动服务，为人事决策提供参考；为社会人才市场的建立和完善提供指南。例如，社会人才市场出现的下岗、转岗、分流等新兴人事制度，人事制的推行，使不少“单位人”变成“社会人”，人事档案管理也随之朝自由度方向发展。传统的人事档案管理理念已不能适应新时期社会发展的需要，因此，档案管理机构就必须与时俱进转变观念，扩大归档范围，相应建立“人事卡片”、“人才信息库”等目录索引，将各类人才的基本信息、业务考核、业绩成果等材料以数据库的方式，为有关部门提供信息服务。
3．2优化管理模式，提高管理效率
纵观整个信息服务业，无论是人力资源的结构，技术设施和技术力量的资源配置，还是获取信息资源的能力，档案机构都明显处于弱势，在当今信息化的社会中，市场竞争日益激烈，如果档案机构墨守陈规，不改变传统的管理模式，势必会继续在信息服务业的底层徘徊。档案机构拥有与其他信息服务机构不同的资源优势，就在于档案文献信息资源的原始性、真实性和有效性，如果充分挖掘和利用好档案文献信息资源，将会使档案机构在竞争市场处于不可替代的位置，前提就是对档案管理模式进行有效改革。目前，高校人事档案管理有两种模式，即集中管理模式和分散管理模式。集中管理模式就是将全校的档案全部由本校档案馆统一管理；分散管理模式则是将不同的人事档案管理不同职责部门管理，例如干部、职工的档案集中由人事部门管理，学生档案则归学工处或教务处管理。集中管理模式优势在于精简机构和人员，能充分利用档案部门的基础设施和场地，较容易实现人事档案信息和其他档案信息资源共享［2］。收集档案材料中遇到的难题，可从党群、科研等档案中查寻补充，与此同时，也有助于档案管理人员在编研的成果上从横向和纵向两个维度得到强化。在严格遵循人事档案保密准则，完善人事档案的登记审批手续，实现档案资源利用的真正增值。分散管理模式的依据是中共中央组织部、国家档案局联合颁布的《干部档案工作条例》（1991年4月），干部档案要接受行政主管部门的监督和指导，保证党绝对管干部的所有目的，才能纳入分散管理职能部门。这两种管理模式各有利弊，高校应从自身实际情况出发，对人事档案进行科学化、资源化管理。①构建人事管理工作网络，例如成立校一级的档案工作委员会，赋予该委员会相应的职能和职责，对档案管理工作中出现的矛盾和问题进行协调管理；②可公开的档案资料和需要保密的档案资料区别对待，前者可纳入集中管理，后者则由专门的行政部门来管理；③制定相关的制度确保优化高校人事档案的管理，例如，人事档案中的查阅借用制度、转递制度、保管保密制度等，有这些制度的建立和执行，才是促进高校人事档案管理模式优化的重要保障。
3．3提高管理者专业素质，注重管理人员队伍建设
众所周知。人才是推动社会进步的关键因素之一。档案管理事业中人才队伍的建设也是影响档案管理效率和效果的重要基础，高校人事档案资源能否充分、有效地被开发和利用，也依赖于良好的档案管理人才机制的实施。据调查，情绪衰歇也是高校档案管理人员工作倦怠的主要表现之一［3］，可见，有效的情绪管理对缓解管理人员的工作压力，释放或解除不良消极情绪，正确认识档案管理事业的归宿感和成就感，形成良好的人格是至关重要的。档案管理职业道德是从事档案工作的人们在工作中的行为规范的总和。它既为了很好地履行本行业的社会职责而对档案管理从业人员提出的特殊道德要求，也是社会道德通过档案管理工作在个人身上的具体化，突出的是档案管理人员个人的道德义务与责任。高校管理者应充分认识到人事档案管理工作的重要性，加强对档案管理人员队伍建设。①高校档案管理人员来源于不同的文化背景，专业水平参差不齐，人格各异的群体，为了与高校教育管理协同发展，加强高校人事档案管理人员的职业道德修养。通过各种形式的培训和学习，让档案管理人员了解和掌握人事档案工作的特点、业务技能；②建立健全人事档案管理的规章制度，严格按照人事档案管理工作规范要求进行归档、建档；③针对档案管理人员队伍流动性、不稳定性，新人多、兼职多的现状，办求从稳定队伍出发分配专业的档案管理人才进行专业工作，以便更好地找准开展工作的切入点，从而提高人事档案管理工作效率，完善管理机制。
3．4规范管理标准，实现档案数据的共建共享
规范化、统一化的管理标准是目前事业单位人事档案管理信息化建设的关键所在［4］。诚然，人事档案管理工作也是要遵循一定的业务规则的，这样档案管理的质量才有保证。找出档案管理中存在的实际问题，从而有目的、有计划地针对问题进行管理，同时，要注意动态性的人事档案管理过程中随时都有各种各样的问题出现，因此，建立健全人事档案管理制度就十分必要。不同部门之间应相互沟通和交流，达成基本共识，以此避免各自根据自身问题和特点自行管理，缺乏必要的、统一的业务规范和管理标准，既不利于档案信息化建设中档案数据的共建共享，也增加了档案管理成本。
3．5构建开放式的管理平台，加强安全性管理
人事档案信息网络服务平台是基于互联网的信息提供和查询网站［5］。互联网技术的飞速发展，为人事档案信息管理系统网络服务提供了更多的便利，也使远程获取所需信息成为可能。随着高校办学规模的扩大，学科建设急需人才，人事档案信息网络服务平台在人才招聘管理中发挥了积极的作用。人才市场的活跃和各领域对高层次人才的迫切需求，为人事档案信息服务平台的构建和发展提供了广阔的天地。高校人事档案管理和服务平台也显得尤为重要。保密性和安全性是档案管理两个重要问题。高校人事档案管理是人才管理的重要内容，因此，确保人事档案的安全性是很有必要的。①建立人事档案信息化管理的规章制度，以及人事档案信息化的安全管理准则，同时，不断完善相应的信息安全保障体系，规避人事档案信息泄密现象的出现；②建立人事档案数据备份和恢复机制，规范档案借阅管理相关手续，确保档案信息的存储与利用的安全；③加强对人事档案管理人员的安全性、保密性教育，培养他们的安全意识，使他们掌握一定的安全技术和技能；④在信息公开制度下，不违背档案保密条例的原则上，存储、开发和利用档案资源，数字档案和纸质档案分开保存，以防万一丢失或泄密，还有源可寻。总之，现代高校在不断地发展，高校教育体制改革也在不断地深化，为高校人事档案管理带来了挑战，也带来了机遇。信息公开制度下的高校人事档案管理工作出现的许多问题，归根到底在于机制不够完善，因此，健全和完善人事档案管理制度是十分必要的，人事档案管理人员既是档案信息资源的管理者，也是档案信息资源的开发和利用的导航者。高校人事档案管理工作应秉乘国家有关信息化发展战略的指导，加强对人事档案管理的理论和技术学习，不断提高人事档案管理水平，从而将人事档案信息化管理工作推向新境界。
［参考文献］
［1］朱玉媛．现代人事档案管理［M］．北京：中国档案出版社，2002．
［2］纪红卫．高校人事档案管理模式的改革探讨与理性思考［J］．北京档案，2000，（10）：19～21．
［3］刘方方．图书馆员的人格及应对方式对其工作倦怠影响的调查与分析［J］．图书情报工作，2010，（5）：60～63．
［4］郭婷婷．提升事业单位人事档案管理水平的建议［J］．科技与企业，2016，（1）：37～39．
［5］张威虎，陈明选．高校信息系统建设与信息化趋势［J］．电化教育研究，2000，（10）：38～40．
作者:梁伟杰 单位:钦州学院
