【摘要】随着计算机网络的发展，档案管理电子化应用流程逐渐走向正轨。目前在档案管理工作中广泛应用现代信息技术对档案进行收集整理。将收集好的电子文件档案进行真实性鉴定，然后分别对文本音频和图像电子文件进行分类，依照不同的类别进行档案审核。最后将所有档案电子文件封装在一个档案盒中，以备后期查用调阅。电子文件在记录过程中有着很多的应用性流程，我们必须要全面了解档案管理中电子文件的应用流程。
【关键词】电子文件；应用；电力公司档案管理
前言
电力在我国的城市建设和经济发展过程中扮演着极其重要的角色，我们必须要着重发展电力资源，从而为经济建设提供源源不断的发展动力。因此如何完善对电力公司的档案管理，正确的利用电子文件记录电力公司的应用流程，成为电力行业发展的一个急需解决的问题。电力公司不断的对档案管理中电子文件的应用做出改革，利用现代信息技术和科学网络技术对电力单位档案管理工作实施新的条例。档案管理逐渐转向电子文件应用方面，主要利用数字化和信息化来对档案进行集中管理。下面主要对档案管理中电子文件的应用流程作出分析。
1电子文件收集
我们在创建电力公司的档案管理过程中，要充分利用信息化时代带来的电子文件档案管理应用功能。首先应在平时的管理工作中，对日常的电子文件进行收集积累。每当电力公司完成一项任务或者是企业发展走向一个新的领域时，要及时的将发展过程中的经验保存下来。这种档案管理主要是利用电子文件进行实时收集。在平常的管理工作中大多管理者会使用电脑等信息化设备来对电力公司的日常任务做出规范，对未来的发展方向做出有效引导。而这些信息的发出全部是依靠电子文件进行操作，电子文件成为传播的载体。因此我们在进行档案管理中，首先要及时的对档案的电子文件进行收集。将其他格式的电子文件载体转化为档案管理中的电子化信息元素，确保档案管理中的电子文件不遗漏，不遗失，保障档案管理的安全性。电子文件在整个电力公司档案管理发展过程中的作用不可忽视，我们必须要加强电子文件收集能力。
2电子文件初步鉴定
电力公司的档案都是一些较为精密的电力数据和电力统计，我们在进行电子文件初步鉴定时必须认真鉴定电子文件的真实性和正确性。确保电子文件要符合电力公司的数据信息发展规律。首先要确保电子文件的内容和平时电力公司的基础数据完全吻合，完全是对以前的发展过程中电子文件进行的复制归档。要使电子文件的内容结构和背景信息与原始信息进行初步鉴定，确认与形成的原始状况保持一致。电子文件的真实性得到证明之后，我们要开始鉴订电子文件的完整性。一个不完整的电子文件不能有效的说明电力公司的发展轨迹，无法使电力公司的发展状况用数据表达出来。因此一定要对电子文件的完整性进行鉴定，确保电子文件的可靠性。最后还要鉴定电子文件的有效性。档案管理中一定要存在档案人个人资料，以便确保档案的有效性。档案管理需要的是还原真实的原始材料，建立完善的管理技术系统。我们要致力于电子文件的正确鉴定，使电力公司能在以后的发展中正确调用电子文件档案。
3电子文件存档
电子文件存档是电力公司单位档案工作的重要内容，促使电力公司的档案管理得以健康发展。电子文件存档主要包括文本型电子文件存档，音频型电子文件存档和图像型电子文件存档，这三种方式的电子文件存档是电力公司目前主要的存档方式。下面我们主要对电子文件存档工作作出分析。
3.1文本型电子文件存档
文本型电子文件是电力公司档案存档的主要方式，在档案管理中起着重要作用。随着计算机的迅速发展，越来越多的电力公司开始利用计算机的快捷性原理，编写文本文件来进行档案收集和存档工作。文本型电子文件就是利用数字，文字和符号表达式的综合运用，从而形成一个完整的文本文档，然后文本文档进行分类整理。在电脑网盘上选择一个存放电子文件的系统盘，并将企业重命名为档案的主要标题。然后再在主目录里设置各种分目录，开始将对应的文本型电子文件存放到相应目录中。文本型电子文件存档后，越来越多的应用型数据会被存入到大型数据库当中。文本型电子文件存档是目前档案管理最常用的一种方式，因此我们必须要加强对电力公司电子文件存档的管理。
3.2音频型电子文件存档
音频型电子文件是以声音和视频等方式来记录各种信息的电子文件档案。电力公司在管理和施工活动中，经常会利用各种出声音文件和视频文件对员工进行培训。这种电子文件具有更加直观和真实的感觉，具有极其强大的说服力。音频型电子文件的存档要遵循严格的存档规范，不能将不完整的声音文件和视频文件存档到档案中。因为随着电力公司的发展可能会导致档案管理过程中，一些人会利用职务之便，随意改造个人档案。从而对电力公司的档案管理造成损害。音频型电子文件的存档最后要将不同的电子文件进行分类，同时对每个音频进行编号。按照编号的顺序进行电子档案存档，将整理好的电子文件集中拷贝到U盘或者是电脑盘中，然后将其存档到档案。同时也要对电子档案进行多次保存，确保电力公司不会因为数据丢失而造成巨大损失。音频型电子文件在电力公司档案管理也使用的较为广泛，我们要开始加强音频操作基础知识。
3.3图像型电子文件存档
图像型电子文件的存档和音频型电子文件的存档有着很大的相似度，都是利用特殊的载体来记录各种信息的电子档案。电力公司在平时的管理中，要把平时的图像利用信息化设备储存下来。图像文件能使调用者直观地了解档案中的数据信息，从而迅速完成档案查询。要对图像进行时间顺序编号，在不同的图像下方添加备注，以便后来的调用查阅。随着手机的广泛应用，越来越多电力公司职员开始利用手机进行保存数据。他们在平时往往是往往习惯使用手机对平时的档案进行拍照，然后上传到个人空间像册。这种图像会在他们的个人设备上长久的保存下去。因此这种文件存档方式稳定性也极高。图像对于加强图像电子文件的发展也尤为重要，促进了电力公司的档案管理工作。
4电子文件的档案审核
电子文件存档后，已经形成了一个完整的电子档案。电力公司往往会将档案归纳总结，全部核定封装成为公司的档案手册。在最后的管理工作中，归档单位要严格按照归档的项目类型对其档案进行鉴定与检查。这是档案管理工作中做的最后一次修改，只有在各部门审核合格后才会将档案投入使用。如果各部门发现档案内容和格式中还存在错误，要及时的与相关部门进行沟通。最后审核合格后将档案上交给管理工作的领导。领导再次进行核查，如若无误后，将审核结果填入归纳档案中。这是电子文件投入使用的最后一个步骤，只有在这一过程验收合格后，才能将电子文件转化为电子档案。电子文件的档案审核工作在电子文件的档案管理中起着最后的决定性因素，我们一定要重视电子文件的档案审核工作。
5结束语
电子文件具有极其强大的快捷性和稳定性，电子文件的使用对于档案管理工作的实施起着关键性作用。电力公司可依靠计算机技术对电子文件进行分类总结，从而提取符合电力公司发展的文件。在档案管理过程中，要尤其重视各种电子文件的应用流程，处理好各种电子文件间的关系，确保电力公司能够建立完善的档案管理制度。
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作者:禹晓花 单位:国网宁夏电力公司固原供电公司
