完善婚姻档案管理的探讨

完善婚姻档案管理的探讨

摘要:

婚姻档案管理是婚姻登记工作的重要组成部分和基础性工作,与人民的生活息息相关,随着时代的进步和现代信息技术的发展,对婚姻档案管理工作也提出了新的要求。本文分析了在婚姻档案管理过程中存在的问题,结合实际对婚姻档案管理工作的优化提出了相关的意见。

关键词:

完善;婚姻档案;管理

一、档案在婚姻登记管理中的作用

1.婚姻登记档案的定义

婚姻登记档案是婚姻登记机关在办理结婚登记、婚姻撤销、离婚手续、补发婚姻登记证等行为过程中形成的具有凭证作用的各种记录,它是反映婚姻当事人双方有关婚姻状况的原始记录,是经过整理集中保存起来以备日后查考和利用的专门材料。从婚姻登记档案的定义中我们可以明确:(1)婚姻登记档案制作的主体是婚姻登记机关;(2)婚姻登记档案是在办理相关婚姻手续过程中形成的;(3)婚姻登记档案是经过整理形成的;(4)婚姻登记档案的作用是备查。

2.婚姻登记档案的作用

(1)婚姻档案是国家制定机关有关方针政策的可靠依据;(2)婚姻档案是发展民政事业不可缺少的组成部分;(3)婚姻档案是进行法律和道德教育的良好素材。

二、现阶段婚姻档案管理存在的问题

随着社会的发展和时代的进步,现阶段婚姻档案管理也在不断适应社会需求而进行改进,但是有些问题还相对突出,不能满足婚姻登记服务的需求,还有待解决,具体有如下几个方面:

1.档案资料不完善,信息不对称

在婚姻档案管理过程中,相对最突出的问题是档案资料不完善,与其他部门的信息不对称,主要体现在材料的收集上没有齐全,有的年度上出现空白的现象,还有和身份证件没有契合,对婚姻档案的具体立卷归档方面没有规范化,同时,由于在地区及部门经济状况不同的条件下,在进行婚姻档案管理过程中也存在很大的差异性,在管理的统一化标准还没形成,导致在档案利用效率上相对比较低。

2.婚姻档案信息化建设跟不上现代信息技术发展的步伐

社会在进步,技术在发展,婚姻档案管理工作也要跟上信息化的步伐,一方面可以避免资源的浪费,实现资源共享;另一方面可以降低成本,减少档案保存的人力物力。目前,婚姻登记系统已经搭建了全国联网平台,但是还没有从真正意义上进行全国联网,只是实现了省内联网,而且再加上户籍方面的限制,这就给登记过程中户籍不在当地的当事人带来了不便。

3.档案信息没有共享,使用效率不高

在婚姻档案管理过程中,婚姻档案管理系统往往作为独立的系统而游离于民政、户籍、人事档案之外,导致婚姻档案使用面很单一,而档案工作是一项系统的工作,须投入大量的人力物力,在使用价值不高的前提下,很多婚姻登记部门往往忽视档案方面的工作,导致档案资料不完善。

三、完善婚姻档案管理的思考

婚姻登记档案工作是婚姻登记工作的重要组成部分,与人民群众的利益息息相关。为此,要完善婚姻档案的管理工作,拓宽婚姻档案的使用渠道,提高婚姻档案的利用价值。

1.加强婚姻档案工作的人力物力投入

婚姻档案管理有着其自身的特点,在管理过程中,要充分注重档案管理的科学性和针对性。落实专人进行管理,同时由于婚姻档案的数量大,内容复杂,相关管理人员就要在档案管理中加强学习,在管理技术和专业理论方面都要有所提高;同时,要加强档案管理人员的横向交流,吸取同行的先进经验,提高档案管理能力,此外,管理机构要落实专项经费,进行档案管理建设,构建婚姻档案专用网络,实现内部信息资源共享,完善婚姻档案的制作与管理。

2.加强婚姻档案信息化建设

随着时代的发展和现代信息技术的完善,也对婚姻档案管理提出了新的要求,一方面,婚姻档案信息反馈速度要迅捷,另一方面,要确保婚姻档案信息的安全性。新的要求也要求婚姻档案管理必须进行信息化建设,加大投入,配备相应设施,建立和完善档案信息管理系统,加快实现婚姻档案信息化建设,同时,需要逐步完善档案信息安全管理体制,综合利用防火墙技术、电子身份证人系统、数据加密技术等综合技术手段,及时升级完善专用系统,综合利用安全技术检验过滤无关信息。

3.加强婚姻档案管理制度建设

在婚姻档案管理过程中,对于婚姻档案的管理应该在当地民政、户籍、人事管理部门配合下,制定系统、科学的婚姻档案管理规章制度,对于婚姻档案的管理体制、人员配备、绩效考核、档案管理的方式方法、档案利用的流程制度等都需要制订专门的程序和标准。在档案管理中做到有法可依,有章可循。同时,相关的程序和标准的制定要具有可行性,要确切将责任落实到位,让和档案相关人员都能够按照制定的标准和程序进行档案制作、管理和应用。

4.加强婚姻档案信息处理的能力

婚姻档案中信息的收集和整理是档案真实性实用性的有效保证,为此,档案管理从业人员在档案信息收集的过程中,要对档案的内容进行筛选和甄别,对档案的文件进行辨别,对档案涉及的资料进行考证,对档案实体进行分类管理,在源头上保证档案的真实性、可靠性和实用性。综上所述,婚姻档案管理是一个长期的基础性工作,要从理论层面加强婚姻档案的管理研究,政策层面上保障婚姻档案管理工作的实施,基础层面上加强婚姻档案信息的收集和鉴别,制度层面上完善档案管理使用的程序和标准,才能有利于婚姻档案作用的进一步发挥。

参考文献

[1]陈智为.婚姻档案及其用途[J].档案与建设,2012(1)

[2]刘冰.民政档案管理中加强婚姻档案管理工作探讨[J].办公室业务,2016(23)

[3]苏涛.浅论婚姻档案信息化管理存在的问题及建议[J].决策与信息(中旬刊),2014(8)

[4]黎倩汛.科学管理婚姻档案提升婚姻档案价值[J].办公室业务,2012(23)

[5]陆敏.婚姻档案信息化管理的思考[J].黑龙江档案,2013(3)

作者:尤维娜 单位:江苏省无锡市新吴区婚姻登记服务中心