摘要：
对于执法单位来说，文书档案的管理是十分重要的，也是整个执法单位的管理体系中不可或缺的一部分。对执法单位的文书档案进行有效的管理，并且加强管理的效率可以帮助执法单位更好的进行发展，并对执法单位在发展的效果中有重要的意义，因而加强执法单位的文书档案管理，对其进行有效的规范化处理不仅仅能够满足整个执法单位对于整体运行的实际需求，还能够帮助执法单位更好的完善管理体系。本文主要根据目前执法单位在对文书档案管理的过程中所出现的问题进行讨论，并且提出意见，帮助执法单位可以更加有效的进行文书档案的管理。
关键词：
执法单位；文书档案；管理效率
引言
对于执法单位来说，其在进行文书档案的保存工作上，主要保存的是本单位中有关单位的党务、单位的行政执法、以及单位在进行行政管理的过程中的活动的档案等等。在大多数情况之下，存档案、大小会议的会议记录、发文的原件等等相关的文件资料是由办公室这一部门来进行保管的。而所谓的文书档案，则主要指的是在档案进行处理完好以后，其自身还具有保存价值的文件。在执法单位中，办公室这一部门是其在进行管理过程中的关键组成部分，其主要负责的任务有：处理执法单位的日常业务、传达执法单位所要下发和收集的消息、对上下级进行协调和沟通，而这些任务涉及到了执法单位管理水平的高低。由此可见，只有提高执法单位的文书档案管理水平，才能够有效的提高其管理的效率，才能够真正的确保单位的正常运转，促进单位的稳定发展。
1.在执法单位的文书档案管理过程中所存在的问题
新的时代带给我们的不仅仅是新的商机、新的机遇，更是新的挑战和新的要求、新的标准。在新时代的发展中，我们可以明显的看到执法单位在进行文书档案管理的过程中出现了有待解决的问题，这些问题对于执法单位的文书管理造成了明显的影响，并且对于执法单位的发展造成了一定的阻碍，因而我们必须对这些问题加以分析，发现问题的所在并且将问题进行有效的改进，这样才能更好的帮助执法单位进行发展。
1.1执法单位对于文书档案管理的重视程度不够
执法单位发展的主要的目的，不仅仅是为了帮助单位的人员可以获得其所应得的酬劳，更是为了更好的服务于社会。文书档案的管理工作记录了执法单位的各项活动和相关的业务，不能够帮助执法单位产生直接的经济效应，这就直接导致了很多的管理人员对于这份工作的不重视。并且在执法单位的管理过程中，对于文书档案的管理理念也相对于薄弱，重视程度不够强，很多管理人员认为，文书档案管理这项工作没有实际操作的价值，并且不含有任何的技术含量，在他们看来这项没有任何意义的工作可有可无。
1.2管理的制度不够完善
随着经济的不断发展，很多执法单位在管理系统上都开始进行不断的改革，在管理制度和服务水平上都有着一定的提高，但是由于执法单位自身的不重视，在文书档案的管理上一直没有一个准确切完善的管理制度，这一制度的缺失就直接导致了管理的不善，很多管理人员因为没有制度的管理所以玩忽职守。不仅如此，文书档案管理的管理理念也一直没有更新和确定，很多执法单位对于文书档案在管理的过程中没有一套对应的流程。因此，在进行管理的过程中没有办法进行统一的收集和整理，这就让文书管理缺乏明确性，对于文书档案的利用率低，使得文书档案逐渐失去了自己的作用。
1.3执法单位的管理人员素质偏低
很多执法单位都认为文书档案管理工作没有实际的意义和价值，因而在执法单位选择人才的过程中，往往都只重视法律等相关人员的培养，而忽视了对于文书档案人才管理。这就直接导致了，很多文书档案的管理人员素质都普遍偏低，这种素质的偏低不仅仅是思想观念上的，更是业务管理水平和管理能力上的，这些都不在符合现代执法单位的发展要求，更严重的是，很多执法单位在文书档案管理这一职位上所应用的员工都不是专业人员，其自身并不具有文书档案管理的专业知识和专业技能，这些问题都直接造成了执法单位在文书档案管理方面的不规范化。
2.如何提高执法单位在文书管理上的效率
2.1提高执法单位中文书档案管理人员的素质
无论什么单位，其自身的规章制度都是有员工所定制出来的，对于文书档案管理来说也是一样的，整个管理的过程都是由员工来进行的，所以想要从根本上提高文书档案管理的效率，就需要有效去提高文书档案管理人员自身的素养。这种素养主要可以分为两个方面，第一个方面指的是文书档案管理人员的思想认识，也就是专业素养，并且强化他们自身的服务意识；第二个方面则主要指的就是文书档案管理人员自身的责任心，以及其自身是否具有一定的学习能力，这些都是培养一个文书档案管理人员的重要方面。除了以下两个方面，作为执法单位的管理人员还需要对于文书档案的管理人员进行定期的考核，经常检测管理人员的专业素养，只有这样才能保证这些管理人员能够有效的去适应文书档案的管理工作。除此之外，对于执法单位中的文书管理人员，执法单位需要适当的去提高他们的地位，并且帮助其解决在生活和工作中所遇到的问题。
2.2优化文书档案在整理过程中的工作环节
对于执法单位来说，在进行单位文书档案收集整理的过程中，不仅仅是要依靠执法单位人员的实干、苦干就可以取得一定成绩的。如果执法单位的工作人员仅仅是依靠所谓的认真做事来进行工作，那么执法单位的发展就会被逐渐的限制住，而且其工作效率也不会得到一个有效的提高。所以想要真正的解决这一问题，就需要执法单位的文书档案管理工作人员熟悉整个工作流程，并且对于整个工作过程进行有效的了解，梳理一个整理的流程。然而在文书档案管理人员工作的过程中，不仅仅是依靠这些就可以取得成功的，还需要结合各个不同的部门，和各部门之间处理好关系，让各部门在上交文书的时候就进行整理，方便文书档案的整理人员更好的进行收集和整理。作为文书档案的管理人员，需要告知各部门如何对部门中的文书档案进行整理和收纳，需要告诉部门成员他们需要什么，不需要什么，而不是让各部门成员一味的进行整理而忽视了整理的内容，这样不仅仅让整理人员的工作量加大，也给文书档案的管理人员自身带来了一定的麻烦。
2.3加强对于执法单位文书档案的集中管理
由于当前很多的执法单位对于单位中的文书管理工作管理的过于松散，这就直接导致了管理工作的工作效率低下，管理人员玩忽职守，对于需要进行整理的档案整理的不够及时。根据这一问题，需要执法单位在单位的内部建立起专门的档案室来进行档案的管理，并且对所需要管理的文书档案进行定期的整理和归纳，尽可能的保证文书档案在进行寻找的过程中方便快捷，并且要求文书档案管理人员，针对不同用途的文书档案进行分类整理，把重要的资料单独存放。在执法单位中，除了一些特殊的岗位和部门，其他的部门则需要把文书档案全部送到档案室进行保管，这样可以在一定程度上杜绝了一些人在档案上进行二次修改，改变事实，并且绝对不允许管理人员把档案进行自行保存。除了需要对于纸质文件的保存，还需要对各部门开会所用的音频、视频以及电子文档等资料进行分类保存，这样才能让文书档案的管理工作变得更加规范，同时也在一定程度上提高了文书档案管理的效果和工作效率。
2.4应用现代化的设施进行保管
由于现代科技发展的越来越迅速，为了更好的保存文书档案，可以应用电子设备。如：不同的部门使用不同的二维码，在进行文书档案的上交时进行二维码的扫描，这样可以直接确认不同部门的上交情况。不仅如此，应用电子设备也可以帮助文书档案的管理人员在寻找相关的文件时候提高寻找速度。
总结
根据以上分析和讨论可以知道，想要真正的提高执法单位的文书档案管理的工作效率，首先需要改善的就是执法单位自身对于文书档案管理的态度，不能一味的不重视、不采用，并且有效的去提高文书档案管理人员的管理素质和专业素养。并且根据自身单位的实际情况进行分析，进一步的推进文书档案管理的信息现代化的进程，提高文书档案管理的效率。
作者：王明 单位：长春市食品药品监督管理局经开监管所
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